公司部門檔案管理制度總則目的為加強公司部門檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門檔案的管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。檔案管理職責(zé)綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中保管公司重要檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)檔案等，并按規(guī)定提供利用服務(wù)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。部門檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理制度的要求，妥善保管本部門檔案，做好檔案的安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，及時向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.根據(jù)工作需要，為本部門及其他部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.定期對本部門檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。檔案的收集與整理收集范圍1.公司各類文件，包括上級來文、公司發(fā)文、部門之間的往來文件等。2.公司會議文件、會議記錄、紀要等。3.公司工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司各類合同、協(xié)議、招投標文件等。5.公司財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)資料。7.公司業(yè)務(wù)檔案，如項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等。8.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、說明書、維修記錄等。9.公司榮譽檔案，如獲獎證書、牌匾等。10.其他與公司工作相關(guān)的有保存價值的資料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢或工作結(jié)束后，及時將相關(guān)資料整理收集，移交本部門檔案管理人員。3.對于重要文件和資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別由形成部門和綜合管理部保存。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況應(yīng)及時修復(fù)或補充。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴展性原則。3.裝訂：將零散的文件資料按照一定順序進行排列，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速檢索和查閱。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計劃、總結(jié)、重要會議記錄等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范措施，防止檔案被盜、被破壞。保管措施1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。檔案的利用查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。3.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案信息公開1.公司應(yīng)根據(jù)工作需要，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，適時公開部分檔案信息。檔案信息公開應(yīng)遵循保密原則，確保不泄露公司機密。2.檔案信息公開的內(nèi)容、范圍、方式等應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定程序進行操作。3.檔案信息公開后，應(yīng)及時收集反饋意見，對涉及公司機密或不宜公開的信息應(yīng)及時進行調(diào)整。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)安排監(jiān)銷人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，為公司各項工作提供有力支持。信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化管理的數(shù)據(jù)安全保護，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應(yīng)定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密制度