公司控標樣品管理制度一、總則1.目的為加強公司控標樣品管理，規范控標樣品的采購、制作、存儲、使用、歸還及銷毀等流程，確保控標樣品在公司參與各類項目投標過程中能夠準確、及時、有效地發揮作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及控標樣品管理的部門及人員，包括但不限于市場營銷部門、技術研發部門、采購部門、倉庫管理部門等。3.定義控標樣品：指公司為參與項目投標，按照招標文件要求準備的、能夠展示公司產品或服務優勢及特點的實物樣品。控標項目：指公司參與的需要提供控標樣品的各類招標項目。二、職責分工1.市場營銷部門負責收集、整理控標項目的招標文件，明確控標樣品的要求，并及時傳達給相關部門。組織協調控標樣品的制作、包裝、運輸等工作，確保控標樣品按時、按質送達指定地點。跟蹤控標項目的進展情況，及時反饋控標樣品的使用效果及相關信息。2.技術研發部門根據市場營銷部門提供的招標文件要求，負責控標樣品的技術方案制定、樣品制作及技術支持。對控標樣品進行技術評估和質量檢驗，確保樣品符合技術要求和質量標準。協助市場營銷部門解決控標過程中與技術相關的問題。3.采購部門根據控標樣品的制作要求，負責所需原材料、零部件等物資的采購工作，確保采購物資的質量和供應及時性。對采購的物資進行驗收，確保其符合控標樣品制作要求，并辦理入庫手續。4.倉庫管理部門負責控標樣品的存儲管理，建立專門的控標樣品倉庫或存儲區域，確保樣品存儲環境適宜，防止樣品損壞、丟失。對控標樣品進行出入庫登記，詳細記錄樣品的名稱、規格、數量、出入庫時間、領用部門及人員等信息。定期對控標樣品進行盤點，確保賬實相符。5.其他部門各相關部門應按照本制度及市場營銷部門的要求，積極配合做好控標樣品的各項工作，確保控標工作順利進行。三、控標樣品采購管理1.采購計劃制定市場營銷部門在收到控標項目招標文件后，應及時組織相關人員對控標樣品要求進行分析，結合公司實際情況，制定控標樣品采購計劃。采購計劃應明確控標樣品的名稱、規格、數量、技術要求、制作周期、交付時間及地點等詳細信息。2.供應商選擇采購部門根據采購計劃，按照公司供應商管理相關規定，選擇合適的供應商進行控標樣品的采購。在選擇供應商時，應重點考察供應商的生產能力、技術水平、產品質量、信譽及價格等因素，確保供應商能夠滿足控標樣品的制作要求。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括樣品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.采購過程監控采購部門應定期對控標樣品的采購進度進行跟蹤和監控，及時掌握供應商的生產情況，確保樣品按時、按質交付。如發現供應商在生產過程中出現問題或可能影響交貨期的情況，應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施，并及時向市場營銷部門反饋。4.驗收管理控標樣品到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門、技術研發部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同及招標文件要求，對控標樣品的規格、數量、質量、外觀等進行仔細檢查，確保樣品符合要求。驗收合格的控標樣品，由倉庫管理部門辦理入庫手續；驗收不合格的樣品，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商限期整改或重新提供樣品。四、控標樣品制作管理1.制作方案制定技術研發部門根據市場營銷部門提供的招標文件要求和采購部門采購的物資情況，制定控標樣品制作方案。制作方案應包括樣品的設計圖紙、工藝流程、質量控制要點、制作進度安排等詳細內容，并確保方案具有可操作性和合理性。2.制作過程管理技術研發部門按照制作方案組織實施控標樣品的制作工作，嚴格控制制作過程中的各個環節，確保樣品質量符合要求。在制作過程中，應加強對原材料、零部件的使用管理，確保其質量合格，并做好相關記錄。制作過程中如發現問題或需要變更制作方案，應及時與市場營銷部門、采購部門等相關人員溝通協調，經批準后進行調整。3.質量檢驗技術研發部門在控標樣品制作完成后，應首先進行內部質量檢驗，確保樣品符合技術要求和質量標準。質量檢驗應包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等內容，檢驗合格后方可提交市場營銷部門。市場營銷部門可根據需要，組織相關人員對控標樣品進行再次檢驗或委托專業檢測機構進行檢測，確保樣品質量滿足招標文件要求。五、控標樣品存儲管理1.存儲環境要求倉庫管理部門應根據控標樣品的特性，設置專門的控標樣品倉庫或存儲區域，并確保存儲環境適宜。對于有特殊存儲要求的控標樣品，如溫度、濕度、防塵、防潮、防震等，應采取相應的防護措施，確保樣品質量不受影響。2.入庫管理控標樣品到貨并驗收合格后，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，將樣品存放到指定的存儲位置。在入庫時，應詳細記錄樣品的名稱、規格、數量、入庫時間、供應商名稱等信息，并建立控標樣品庫存臺賬。3.存儲保管倉庫管理部門應定期對控標樣品進行檢查和盤點，確保樣品存儲安全，賬實相符。對于易損壞、易變質的控標樣品，應定期進行維護和保養，如發現問題應及時報告并采取相應的處理措施。嚴格限制無關人員進入控標樣品倉庫，確保樣品存儲安全。4.出庫管理市場營銷部門如需領用控標樣品，應填寫控標樣品領用申請表，注明樣品名稱、規格、數量、領用時間、用途等信息，并經相關負責人批準后到倉庫管理部門辦理領用手續。倉庫管理部門根據領用申請表，核實樣品庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續，并在庫存臺賬上記錄出庫時間、領用部門及人員等信息。領用人員應在規定時間內歸還控標樣品，如因特殊原因需要延長使用時間，應提前辦理延期手續。六、控標樣品使用管理1.使用要求市場營銷部門在使用控標樣品時，應嚴格按照招標文件要求和公司相關規定進行操作，確保樣品能夠準確展示公司產品或服務的優勢及特點。在使用過程中，應注意保護控標樣品，避免樣品損壞、丟失或出現其他影響使用效果的情況。2.使用記錄市場營銷部門應建立控標樣品使用記錄，詳細記錄樣品的使用時間、使用項目、使用人員、使用情況等信息。使用記錄應妥善保存，以備后續查詢和追溯。3.歸還管理控標樣品使用完畢后，市場營銷部門應及時將樣品歸還倉庫管理部門，并辦理歸還手續。倉庫管理部門在收到歸還的控標樣品后，應進行檢查驗收，如發現樣品有損壞或丟失情況，應及時通知市場營銷部門查明原因，并按照相關規定進行處理。七、控標樣品銷毀管理1.銷毀原因控標樣品在使用完畢、超過保存期限、已失去使用價值或因其他原因需要銷毀時，應按照本制度進行銷毀處理。2.銷毀流程市場營銷部門或相關部門提出控標樣品銷毀申請，注明樣品名稱、規格、數量、銷毀原因等信息，并經相關負責人批準。倉庫管理部門根據批準的銷毀申請，組織人員對控標樣品進行銷毀。在銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保銷毀工作徹底、安全，防止樣品信息泄露。銷毀完成后，倉庫管理部門應填寫控標樣品銷毀記錄，記錄銷毀時間、銷毀方式、監督人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存。八、監督與考核1.監督檢查公司定期對控標樣品管理工作進行監督檢查，檢查內容包括采購、制作、存儲、使用、歸還及銷毀等各個環節的執行情況。監督檢查可采用現場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，確保控標樣品管理工作規范、有序。2.考核機制建立控標樣品管理工作考核機制，對在控標樣品管理工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對違反本制度規定，導致控標樣品管理出現問題的部