醫院采購合同管理制度一、總則1.目的為加強醫院采購合同管理，規范采購行為，維護醫院合法權益，防范采購風險，確保采購工作的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于醫院內部各科室、部門涉及的各類物資、設備、服務等采購合同的管理。3.基本原則合法性原則：采購合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規和醫院的相關規定。公平公正原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂合同，明確雙方的權利和義務。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。效益原則：采購合同的簽訂和履行應注重經濟效益和社會效益，確保采購物資、設備、服務的質量和性價比。二、合同簽訂管理1.采購申請與審批各科室、部門根據工作需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資、設備、服務的名稱、規格、型號、數量、預算等內容，并提交相關證明材料。采購申請表經科室負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導應根據醫院實際情況和預算安排，對采購申請進行審批，并簽署意見。采購申請獲得批準后，方可進入采購程序。2.供應商選擇與評估采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商應具備合法經營資格、良好的商業信譽、較強的供貨能力和售后服務能力。采購部門根據采購申請的要求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的供應商，并邀請其參與報價。采購部門組織相關人員對供應商的報價、產品質量、售后服務等進行綜合評估，選擇最優供應商。評估過程應形成記錄，作為選擇供應商的依據。3.合同談判與起草采購部門與選定的供應商進行合同談判，明確雙方的權利和義務、采購物資、設備、服務的規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同談判應形成記錄，參與談判的人員應簽字確認。根據合同談判結果，采購部門起草采購合同文本。合同文本應使用規范的格式和語言，明確雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義性條款。4.合同審核與簽訂采購合同文本起草完成后，應提交醫院法務部門或法律顧問進行審核。法務部門或法律顧問應從法律角度對合同文本進行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。采購合同經法務部門或法律顧問審核通過后，報醫院分管領導審批。分管領導應認真審查合同條款，簽署審批意見。采購合同經分管領導審批通過后，由醫院法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。簽訂合同應使用醫院統一的合同專用章，并嚴格按照合同簽訂流程進行操作。三、合同履行管理1.合同交底采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關科室、部門，組織合同交底會議，向相關人員詳細介紹合同的主要內容和要求。合同交底會議應形成記錄，參與會議的人員應簽字確認。2.供應商履約跟蹤采購部門應建立供應商履約跟蹤機制，定期對供應商的履約情況進行跟蹤檢查，確保供應商按照合同約定履行義務。采購部門應及時了解供應商的生產進度、質量控制、交貨時間等情況，發現問題應及時與供應商溝通協調，督促其采取措施解決問題。采購部門應定期向分管領導匯報供應商履約情況，對于出現的重大問題應及時報告，并提出解決方案。3.物資設備驗收采購物資、設備到貨后，采購部門應及時通知使用科室、部門和質量管理部門進行驗收。驗收人員應按照合同約定的質量標準和驗收方式對物資、設備進行驗收。驗收過程應形成記錄，驗收人員應簽字確認。對于驗收合格的物資、設備，驗收人員應出具驗收報告；對于驗收不合格的物資、設備，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協商解決，并做好記錄。采購部門應督促供應商對驗收不合格的物資、設備進行整改或更換，直至驗收合格為止。4.付款管理采購合同應明確付款方式和付款時間。付款前，采購部門應根據合同約定和驗收情況，填寫付款申請表，附上相關證明材料，報分管領導審批。分管領導應認真審查付款申請表和相關證明材料，簽署審批意見。付款申請表經分管領導審批通過后，報財務部門辦理付款手續。財務部門應嚴格按照合同約定和審批意見辦理付款業務，確保付款的準確性和及時性。對于不符合合同約定和審批意見的付款申請，財務部門應拒絕辦理。四、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更申請應由采購部門提出，經相關科室、部門和分管領導審核同意后，報醫院法務部門或法律顧問進行審核。法務部門或法律顧問應從法律角度對變更協議進行審查，確保變更協議的合法性、有效性和完整性。合同變更協議經法務部門或法律顧問審核通過后，報醫院法定代表人或其授權代表簽署。簽署后的變更協議應及時分發給相關科室、部門，并按照變更后的合同條款履行義務。2.合同解除在合同履行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要解除合同，合同雙方應協商一致，并簽訂書面解除協議。解除協議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利和義務等內容。合同解除申請應由采購部門提出，經相關科室、部門和分管領導審核同意后，報醫院法務部門或法律顧問進行審核。法務部門或法律顧問應從法律角度對解除協議進行審查，確保解除協議的合法性、有效性和完整性。合同解除協議經法務部門或法律顧問審核通過后，報醫院法定代表人或其授權代表簽署。簽署后的解除協議應及時分發給相關科室、部門，并按照解除協議的約定辦理相關手續。五、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同正本、副本、變更協議、解除協議、談判記錄、驗收報告、付款申請表等相關資料收集齊全，并進行整理歸檔。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、編號等順序進行分類整理，確保檔案的完整性和規范性。2.合同檔案的保管與查閱合同檔案應由醫院指定的專人負責保管，保管人員應建立合同檔案臺賬，詳細記錄合同檔案的收、發、存情況。合同檔案應存放在安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫查閱申請表，經分管領導審批同意后，方可查閱。查閱人員應在指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出或復制。查閱后，查閱人員應及時將檔案歸還保管人員，并在查閱申請表上簽字確認。六、合同風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。采購部門應根據風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。2.風險監控與預警采購部門應建立合同風險監控機制，定期對合同履行情況進行監控，及時發現風險因素的變化情況。采購部門應根據風險監控情況，及時發出風險預警信號，提醒相關人員采取措施防范風險。對于出現的重大風險事件，采購部門應及時報告分管領導，并提出應對建議。3.風險應對措施對于供應商違約風險，采購部門應加強對供應商的管理和監督，建立供應商信用評價體系，對違約供應商采取相應的懲罰措施，如暫停合作、扣除保證金等。對于質量問題風險，采購部門應加強對采購物資、設備的質量控制，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收，對于質量不合格的物資、設備，應及時與供應商協商解決，要求其整改或更換。對于價格波動風險，采購部門應加強市場調研，及時了解市場價格變化情況，在合同中約定價格調整條款，或采取套期保值等方式規避價格波動風險。對于法律糾紛風險，采購部門應加強合同管理，確保合同的合法性、有效性和完整性，在合同履行過程中，如發生法律糾紛，應及時咨詢醫院法務部門或法律顧問，依法維護醫院的合法權益。七、監督與考核1.監督檢查醫院審計部門應定期對采購合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除、檔案管理等方面。審計部門應根據監督檢查結果，出具審計報告，提出改進建議和意見。對于發現的問題，相關部門應及時整改落實。2.考核評價醫院應建立采購合同管理考核評價機制，對采購部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。考