印章申請刻制管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章的管理，規范印章的申請、刻制、使用、保管及廢止等行為，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司各類印章的管理。（三）印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的公司文件、合同等，代表法定代表人的個人意志。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據等相關財務事務。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于部門內部文件、通知等。6.其他專用章：如發票專用章、報關專用章等，根據相關法律法規和業務需求刻制。二、印章申請（一）申請流程1.填寫申請表：需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章申請刻制申請表》，詳細注明印章名稱、用途、使用范圍、數量等信息。2.提交申請材料：申請表需經部門負責人簽字確認，并附上相關證明文件，如因業務需要刻制合同專用章，需提交合同樣本及相關業務說明；因財務需要刻制財務專用章，需提交財務相關業務需求說明等。3.審核：申請表及申請材料提交至行政部門，行政部門對申請內容進行初步審核，確保申請信息完整、準確，用途合理。審核通過后，提交至分管領導審批。4.審批：分管領導根據公司實際情況和業務需求，對印章申請進行審批。審批通過后，申請表返回行政部門。（二）申請時間各部門應提前[X]個工作日提交印章申請，以便行政部門有足夠時間進行刻制準備工作。對于緊急情況需要刻制印章的，應在申請表中注明緊急原因，并經特批后優先處理。三、印章刻制（一）選擇刻章單位1.行政部門負責統一選擇具有合法資質、信譽良好的印章刻制單位。應通過招標、詢價等方式，選擇至少[X]家符合要求的刻章單位，并建立刻章單位名錄。2.刻章單位應具備公安機關頒發的《特種行業許可證》，能夠嚴格遵守國家法律法規和印章刻制管理規定。（二）簽訂刻章合同1.行政部門與選定的刻章單位簽訂《印章刻制合同》，明確雙方的權利和義務，包括印章規格、材質、價格、交貨時間、質量要求、售后服務等條款。2.合同中應約定，刻章單位需按照公安部門規定的印章刻制標準進行制作，確保印章質量符合要求。同時，刻章單位應對所刻制印章的合法性、準確性負責。（三）印章監制1.印章刻制完成后，行政部門應協同公司相關部門（如法務部門）對印章進行監制。檢查印章的規格、字體、圖案、材質等是否與申請要求一致，是否符合公安部門的相關規定。2.監制合格的印章，應在《印章刻制驗收單》上簽字確認。驗收單應包括印章名稱、規格、材質、數量、刻制單位、驗收人員等信息。（四）印章交付1.刻章單位將監制合格的印章交付行政部門時，行政部門應核對印章數量、規格等信息，并辦理交接手續。交接雙方應在《印章交接清單》上簽字確認。2.行政部門應及時將新刻制的印章登記備案，并按照規定進行保管和使用。四、印章使用（一）使用原則1.嚴格按照規定的使用范圍和審批程序使用印章，嚴禁超范圍、違規使用印章。2.印章使用應基于真實、合法、有效的業務需求，確保印章使用的嚴肅性和權威性。3.印章使用應進行登記，留存使用記錄，以便日后查詢和追溯。（二）審批流程1.常規事項：使用部門填寫《印章使用申請表》，注明使用事項、文件名稱、份數、使用日期等信息，經部門負責人簽字后，提交至行政部門審核。行政部門審核通過后，按照印章管理權限提交相應領導審批。2.重要事項：涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔保、資金支付等重要事項的印章使用，需經部門負責人、分管領導、總經理（或董事長）三級審批。3.緊急事項：在緊急情況下，如因業務需要立即使用印章，且無法按照正常審批流程進行時，使用部門應通過電話、郵件等方式向相關領導匯報，經同意后可先行使用印章，但事后應及時補辦審批手續。（三）用印登記1.印章管理人員應建立《印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進行詳細登記。登記內容包括使用日期、使用部門、使用事項、文件名稱、份數、申請人、審批人、用印人等信息。2.使用完畢后，用印人應在登記簿上簽字確認。登記簿應妥善保管，保存期限為[X]年。（四）印章使用方式1.原則上，印章應在公司內部指定地點使用，不得攜帶外出。如有特殊情況需要攜帶外出使用，需經總經理（或董事長）批準，并填寫《印章外出使用申請表》，注明外出事由、使用時間、預計歸還時間等信息。2.攜帶外出使用的印章，應由專人負責保管，確保印章安全。使用完畢后，應及時歸還公司，并在《印章外出使用登記簿》上登記歸還情況。3.印章使用應采用蓋章的方式，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上預先加蓋印章。如因業務需要確需在空白文件上蓋章的，應在蓋章處注明日期、用途等信息，并嚴格控制蓋章后的文件流向。五、印章保管（一）保管責任1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章，由行政部門指定專人負責保管。部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，保險柜或保管箱應設置密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應由不同人員分別保管。2.印章保管人員應定期檢查印章保管情況，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、丟失等情況，應立即報告行政部門，并采取相應措施進行處理。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接清單》，詳細列出交接的印章名稱、規格、數量、交接時間等信息。交接雙方應在清單上簽字確認，并經行政部門負責人監交。2.交接完成后，原印章保管人員應將印章及相關資料移交給新的保管人員，并協助新保管人員熟悉印章保管和使用規定。六、印章廢止（一）廢止情形1.公司名稱變更、業務調整等原因，導致原印章不再使用。2.印章損壞、遺失，無法正常使用。3.因其他原因需要廢止印章的。（二）廢止流程1.使用部門或保管人員發現印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，注明廢止原因、印章名稱、規格、數量等信息，提交至行政部門審核。2.行政部門審核通過后，提交至分管領導審批。審批通過后，行政部門負責將廢止印章進行封存，并按照規定進行銷毀。（三）印章銷毀1.印章銷毀應采用適當的方式進行，確保印章無法恢復使用。一般可采用粉碎、熔化等方式進行銷毀。2.印章銷毀過程應有專人負責監督，并填寫《印章銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、監督人員等信息。銷毀記錄應妥善保管，保存期限為[X]年。七、監督與檢查（一）內部監督1.行政部門應定期對印章的申請、刻制、使用、保管及廢止等情況進行檢查，確保印章管理工作規范、有序。2.審計部門應定期對印章管理情況進行審計監督，檢查印章使用是否合規、審批流程是否健全、保管是否安全等，發現問題及時提出整改意見。（二）外部監督積極配合公安機關等相關部門的監督檢查，如實提供印章管理情況的資料和信息，接受外部監督。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自使用印章。2.超范圍使用印章。3.在空白紙張、合同等上預先加蓋印章。4.擅自將印章交予他人保管或使用。5.未按照規定進行印章登記、保管、廢止等操作。6.其他違反印章管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規且情節較輕的，給予警告處分，并責令立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的，視情節輕重給予通報批評、罰款、降職、撤職等處分；構成違法