工會倉庫交易管理制度一、總則（一）目的為了加強工會倉庫交易管理，規范交易流程，確保工會資產的安全與合理使用，提高資產使用效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于工會倉庫內所有物資的交易活動，包括物資的采購、銷售、調撥等。（三）基本原則1.合法性原則工會倉庫交易活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.規范性原則交易流程應規范、清晰，確保各項操作有章可循。3.公開、公平、公正原則交易過程應公開透明，保障參與各方的公平權益，杜絕不正當交易行為。4.效益性原則在保證物資質量和滿足需求的前提下，追求交易效益最大化，降低交易成本。二、管理職責（一）工會委員會1.負責審議工會倉庫交易管理制度及重大交易事項。2.監督交易活動的執行情況，確保交易符合工會利益和相關規定。（二）倉庫管理部門1.負責工會倉庫物資的日常管理，包括物資的入庫、存儲、盤點等。2.依據交易需求，及時提供物資信息，協助完成交易相關工作。3.對交易后的物資變動情況進行記錄和更新庫存。（三）交易執行部門1.按照規定的交易流程，具體組織實施物資的采購、銷售、調撥等交易活動。2.負責與供應商、購買方等相關方進行溝通協調，簽訂交易合同或協議。3.及時跟蹤交易進展，解決交易過程中出現的問題。（四）財務部門1.負責工會倉庫交易資金的管理，包括資金的收付、核算等。2.對交易活動進行財務監督，確保資金使用合規、安全。3.協助編制交易預算，參與交易成本核算與控制。三、交易流程（一）采購流程1.需求申請使用部門根據工作需要，填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，并提交至倉庫管理部門。2.需求審核倉庫管理部門對采購申請表進行審核，核實庫存情況。如庫存不足，需采購的，提交至交易執行部門。3.采購計劃制定交易執行部門根據審核后的采購申請表，結合市場情況，制定采購計劃，明確采購方式（如招標采購、詢價采購、單一來源采購等）、采購預算、潛在供應商名單等。4.供應商選擇與采購談判根據采購計劃，交易執行部門通過多種渠道選擇供應商。對于符合招標條件的采購項目，按照相關規定組織招標；對于其他采購方式，與選定的供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。5.合同簽訂交易執行部門與供應商達成一致后，簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的合法性和規范性。采購合同副本應及時提交至倉庫管理部門和財務部門備案。6.物資驗收物資到貨前，倉庫管理部門應做好驗收準備工作。物資到貨時，倉庫管理部門會同使用部門按照采購合同要求對物資的數量、質量、規格型號等進行驗收。驗收合格后，填寫物資驗收單，并辦理入庫手續。如發現物資存在質量問題或與合同約定不符，應及時通知交易執行部門與供應商協商解決。7.付款結算財務部門根據物資驗收單、采購合同及相關發票等憑證，審核無誤后辦理付款結算手續。付款方式應嚴格按照合同約定執行，確保資金支付安全。（二）銷售流程1.銷售申請如有工會倉庫物資需要銷售，由相關部門或人員填寫銷售申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、銷售價格建議等信息，提交至倉庫管理部門。2.銷售審核倉庫管理部門對銷售申請表進行審核，核實物資庫存情況及銷售的必要性。審核通過后，提交至交易執行部門。3.市場調研與定價交易執行部門對擬銷售物資進行市場調研，了解同類物資市場價格行情。結合物資實際情況，制定合理的銷售價格，并報工會委員會審批。4.銷售信息發布交易執行部門通過適當渠道發布物資銷售信息，吸引潛在購買方。對于重要物資或批量銷售項目，可采用公開招標、拍賣等方式進行銷售。5.購買方洽談與合同簽訂與有意向的購買方進行洽談，確定銷售價格、交貨方式、付款方式等交易條款。達成一致后，簽訂銷售合同。銷售合同副本應提交至倉庫管理部門和財務部門備案。6.物資出庫倉庫管理部門根據銷售合同，辦理物資出庫手續。物資出庫時，應確保物資數量準確、質量完好，并由購買方在出庫單上簽字確認。7.收款結算財務部門根據銷售合同及物資出庫單等憑證，及時收取銷售款項。收款過程中應嚴格按照財務管理制度執行，確保資金安全回籠。（三）調撥流程1.調撥申請因工作需要，工會內部各部門之間如需進行物資調撥，由申請部門填寫物資調撥申請表，注明調撥物資名稱、規格型號、數量、調入部門、調出部門等信息，提交至倉庫管理部門。2.調撥審核倉庫管理部門對調撥申請表進行審核，核實調出部門物資庫存情況及調撥的合理性。審核通過后，提交至交易執行部門。3.調撥通知交易執行部門向調出部門和調入部門發送物資調撥通知，明確調撥時間、地點、物資明細等信息。4.物資調撥調出部門按照調撥通知要求，將物資移送至指定地點，與調入部門辦理物資交接手續。交接過程中，雙方應認真核對物資數量、質量等，確保無誤后在物資調撥單上簽字確認。5.庫存調整倉庫管理部門根據物資調撥單，及時調整相關部門的物資庫存賬目，確保庫存數據準確一致。四、庫存管理（一）庫存盤點1.定期盤點倉庫管理部門應定期對工會倉庫物資進行盤點，原則上每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。2.不定期盤點根據工作需要，工會委員會可組織不定期的庫存盤點，以檢查庫存管理情況。3.盤點結果處理盤點結束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，如實反映物資的實際庫存情況。如發現賬實不符，應查明原因，分清責任，并及時進行賬務調整和處理。對于盤盈、盤虧的物資，應按照相關規定辦理審批手續后進行相應處理。（二）庫存安全1.倉庫應具備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保物資存儲安全。2.倉庫管理人員應加強對倉庫的日常巡查，及時發現并排除安全隱患。3.嚴格限制非倉庫管理人員進入倉庫區域，確因工作需要進入的，應辦理相關登記手續。（三）庫存信息化管理1.建立工會倉庫物資管理信息系統，實時記錄物資的出入庫、庫存數量、價格等信息，實現庫存數據的動態管理。2.倉庫管理人員應及時更新物資管理信息系統數據，確保數據的準確性和及時性。財務部門和其他相關部門可通過信息系統查詢物資庫存及交易情況，提高工作效率。五、合同管理（一）合同簽訂1.交易執行部門在進行采購、銷售、調撥等交易活動時，應按照規定與相關方簽訂書面合同。合同內容應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務，避免出現模糊或歧義條款。2.合同簽訂前，交易執行部門應將合同草案提交至工會委員會或相關授權人員進行審核。審核通過后，方可正式簽訂合同。（二）合同履行1.合同簽訂后，交易執行部門應嚴格按照合同約定履行義務，確保交易活動順利進行。如遇特殊情況需要變更合同條款，應及時與對方協商，并簽訂書面補充協議。補充協議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。2.倉庫管理部門和財務部門應密切配合，按照合同約定做好物資出入庫和資金收付等工作，確保合同履行的及時性和準確性。（三）合同歸檔1.交易執行部門應負責合同的歸檔管理，將合同原件及相關附件整理成冊，妥善保存。合同歸檔應按照類別、時間順序進行編號，便于查詢和管理。2.合同檔案保存期限應符合法律法規及工會相關規定要求，期滿后如需銷毀，應按照規定辦理審批手續。六、監督與檢查（一）內部監督1.工會委員會應定期對工會倉庫交易管理制度的執行情況進行監督檢查，確保交易活動合法合規。2.財務部門應加強對交易資金的監督管理，定期對資金收支情況進行審計，防止出現資金挪用、浪費等問題。3.倉庫管理部門應建立內部監督機制，對物資出入庫、庫存管理等環節進行自查自糾，及時發現并糾正存在的問題。（二）外部監督1.接受上級工會組織及相關部門的監督檢查，積極配合提供有關資料和信息。2.對于涉及重大交易事項或社會關注度較高的交易活動，可邀請外部審計機構或專業人士進行審計和監督，確保交易的公正性和透明度