售房部門合同管理制度總則目的為加強售房部門合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于售房部門涉及的各類房屋銷售合同、租賃合同及相關補充協議等。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致簽訂合同。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。合同簽訂管理合同起草1.對于常規的房屋銷售合同和租賃合同，由公司法務部門根據相關法律法規及公司業務需求制定標準合同模板。售房部門應根據具體業務情況，在標準模板基礎上進行必要的修改和補充，但不得違反法律法規及公司規定。2.對于特殊或復雜的合同，售房部門應及時與法務部門溝通，由法務部門會同售房部門共同起草合同條款，確保合同內容合法、準確、完整。合同審核1.售房部門在合同起草完成后，應首先進行內部審核。審核內容包括合同條款是否符合公司業務要求、權利義務是否對等、文字表述是否清晰準確等。2.將內部審核通過的合同提交給法務部門進行法律審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性，對可能存在的法律風險提出意見和建議。3.根據法務部門的審核意見，售房部門對合同進行修改完善，確保合同不存在法律瑕疵。合同審批1.經審核修改后的合同，按照公司審批流程進行審批。審批流程一般包括售房部門負責人、分管領導、財務部門、總經理等環節。2.售房部門負責人負責對合同的業務合理性進行審核，確保合同符合售房業務的實際情況和公司銷售策略。3.分管領導從整體業務和管理角度對合同進行審查，提出審批意見。4.財務部門審核合同的財務條款，包括付款方式、結算周期、稅務處理等，確保公司財務利益得到保障。5.總經理對合同進行最終審批，決定合同是否可以簽訂。合同簽訂1.合同經審批通過后，由售房部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同的人員應具備相應的授權，確保合同簽訂行為的有效性。2.簽訂合同時，應仔細核對合同雙方當事人的信息，確保名稱、地址、聯系方式等準確無誤。3.合同文本應一式多份，雙方當事人各執一份，公司內部留存的合同副本應根據需要分發給相關部門，如法務部門、財務部門、檔案管理部門等，確保各部門對合同情況有清晰了解。合同履行管理合同執行計劃制定1.售房部門在合同簽訂后，應根據合同約定制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點和責任人。2.合同履行計劃應包括房屋交付時間、款項收取計劃、售后服務安排等內容，確保合同各項義務能夠有序履行。房屋交付管理1.按照合同約定的交付時間和標準，做好房屋交付前的準備工作，包括房屋驗收、相關手續辦理等。2.提前通知客戶交付時間和所需資料，協助客戶辦理房屋交接手續，確保交付過程順利進行。3.交付過程中，應向客戶提供詳細的房屋使用說明和相關資料，解答客戶疑問，處理客戶提出的問題。款項收取管理1.嚴格按照合同約定的付款方式和時間節點收取款項，確保公司資金及時、足額回籠。2.建立款項收取臺賬，詳細記錄每筆款項的收取情況，包括付款人、金額、付款時間、收款方式等信息。3.對于逾期未付款項，應及時與客戶溝通，了解原因，采取相應的催款措施，如發送催款函、電話催收等。如客戶仍未按時付款，應按照合同約定追究其違約責任。售后服務管理1.建立完善的售后服務體系，及時處理客戶在房屋使用過程中提出的問題和投訴。2.對于客戶反饋的房屋質量問題，應及時安排維修人員進行維修，確保維修質量和進度，直至客戶滿意。3.定期回訪客戶，了解客戶對房屋及售后服務的滿意度，收集客戶意見和建議，不斷改進服務質量。合同變更管理變更情形1.在合同履行過程中，如因市場情況變化、客戶需求調整、法律法規變更等原因，需要對合同內容進行變更的，應按照本制度規定的程序進行操作。2.常見的合同變更情形包括房屋價格調整、交付時間變更、房屋面積變更、付款方式變更等。變更申請1.合同變更事項發生后，由售房部門相關人員填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等情況。2.將《合同變更申請表》提交給售房部門負責人審核，審核通過后報法務部門進行法律審核。變更審核與審批1.法務部門對合同變更的合法性、合規性進行審核，評估變更可能帶來的法律風險，并提出審核意見。2.根據法務部門的審核意見，售房部門對《合同變更申請表》進行修改完善后，按照公司合同審批流程進行審批。審批通過后，方可進行合同變更。變更合同簽訂1.經審批同意的合同變更事項，由售房部門與對方當事人重新簽訂補充協議或變更后的合同文本。2.簽訂變更合同的程序與簽訂原合同的程序相同，應確保變更合同的有效性和合法性。合同解除管理解除情形1.在合同履行過程中，如出現以下情形之一的，可解除合同：雙方協商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現；法律法規規定的其他可解除合同的情形。2.售房部門應密切關注合同履行情況，及時發現可能導致合同解除的情形，并采取相應措施。解除申請1.當出現合同解除情形時，由售房部門相關人員填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因、依據及對公司利益的影響等情況。2.將《合同解除申請表》提交給售房部門負責人審核，審核通過后報法務部門進行法律審核。解除審核與審批1.法務部門對合同解除的合法性、合規性進行審核，評估解除合同可能帶來的法律風險，并提出審核意見。2.根據法務部門的審核意見，售房部門對《合同解除申請表》進行修改完善后，按照公司合同審批流程進行審批。審批通過后，方可解除合同。解除合同后續處理1.合同解除后，售房部門應及時與對方當事人辦理相關手續，如退還已收取的款項、交接相關資料等。2.對解除合同涉及的財務事項進行清理結算，確保公司財務賬目清晰。3.將合同解除的相關情況及時通知公司內部相關部門，如法務部門、財務部門、檔案管理部門等，做好檔案管理和信息溝通工作。合同檔案管理檔案收集1.售房部門負責收集合同簽訂、履行、變更、解除過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、交付憑證、款項收取記錄等。2.應確保收集的檔案資料完整、準確、真實，能夠全面反映合同的履行情況。檔案整理1.對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號和歸檔。2.每份合同檔案應建立詳細的目錄清單，注明文件名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。檔案保管1.設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案資料損壞、丟失或泄密。檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息。2.經售房部門負責人批準后，方可到檔案保管場所查閱合同檔案。查閱過程中，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。3.涉及公司商業秘密或重要信息的合同檔案，查閱人員應嚴格保密，不得向無關人員透露。合同風險管理風險識別與評估1.售房部門應定期對合同履行過程中的風險進行識別和評估，重點關注市場風險、信用風險、法律風險等。2.通過對合同條款、交易對手情況、市場動態等因素的分析，評估風險發生的可能性和影響程度。風險應對措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過調整銷售策略、加強市場調研等方式進行應對；對于信用風險，可加強對交易對手的信用調查和評估，采取必要的擔保措施等；對于法律風險，應嚴格遵守法律法規，加強合同審核和管理。2.定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略，確保風險得到有效控制。監督與考核監督檢查1.公司內部審計部門定期對售房部門合同管理情況進行監督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環節是否符合本制度規定。2.檢查內容包括合同審批流程的執行情況、合同檔案管理情況、款項收取情況、售后服務情況等。對檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求售房部門限期整改。考核評價1.建立售房部門合同管理考核評價機制，對售房部門