對分公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強分公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.審慎簽約原則：在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分調查和評估，確保合同合法有效、風險可控。3.全面履行原則：合同各方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保合同目的的實現。4.動態管理原則：對合同履行過程進行全程跟蹤和監控，及時發現并解決合同履行中出現的問題。5.責任追究原則：對違反合同管理制度、給公司造成損失的單位和個人，依法依規追究其責任。二、合同管理職責（一）分公司總經理職責1.全面負責分公司合同管理工作，對合同管理工作負總責。2.審批重大合同，對合同的合法性、真實性、可行性進行審查。3.協調解決合同履行過程中出現的重大問題。（二）合同管理部門職責1.負責制定和完善分公司合同管理制度，并組織實施。2.對合同簽訂、履行、變更、終止等環節進行全程管理和監督。3.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。4.建立合同臺賬，定期對合同進行統計、分析和歸檔。5.負責合同糾紛的處理和訴訟工作。（三）業務部門職責1.負責本部門業務范圍內合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調查和評估。3.負責合同的履行，及時向合同管理部門報告合同履行情況。4.配合合同管理部門處理合同糾紛。（四）財務部門職責1.負責審核合同中的財務條款，確保合同價款、支付方式、結算期限等符合公司財務規定。2.對合同履行過程中的資金收付進行監督和管理。3.協助合同管理部門進行合同糾紛的財務處理。（五）法務部門職責1.負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與重大合同的談判、起草等工作，防范法律風險。3.處理合同糾紛的法律事務，代表公司參加訴訟、仲裁等活動。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門根據業務需要，發起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、對方信息、合同標的、價款、履行期限等內容，并提交相關資料。2.合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關資料進行初審，重點審查合同的必要性、可行性、合法性等。3.法務部門對合同進行法律審查，出具法律意見。4.財務部門對合同中的財務條款進行審核。5.分公司總經理對重大合同進行審批，一般合同由合同管理部門負責人審批。6.業務部門根據審批意見，與合同對方進行談判，起草合同文本。7.合同文本經合同管理部門、法務部門、財務部門會簽后，由業務部門與合同對方簽訂合同。8.合同簽訂后，業務部門將合同原件交合同管理部門進行編號、登記，并歸檔保存。（二）合同文本要求1.合同文本應使用國家統一的合同示范文本或公司制定的標準合同文本，確需自行起草的，應符合法律法規及公司相關規定。2.合同內容應完整、準確、清晰，包括合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。3.合同中的條款應明確、具體，避免模糊不清或產生歧義。對于重要條款，應進行詳細約定，確保合同的可操作性。（三）合同對方主體資格審查1.業務部門在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格進行審查，核實對方是否具有合法的營業執照、資質證書等相關證件。2.對于涉及特殊行業或領域的合同，還應審查對方是否具有相應的經營許可或資質認證。3.對合同對方的法定代表人或授權代表的身份進行核實，確保其具有簽訂合同的合法權限。（四）合同印章管理1.分公司設立合同專用章，由合同管理部門負責保管和使用。2.合同專用章的使用應嚴格按照公司印章管理制度執行，建立印章使用登記臺賬，記錄印章使用的時間、合同名稱、合同編號、用印份數等信息。3.合同專用章只能用于簽訂合同，不得用于其他用途。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業務部門負責合同的履行，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握合同履行進度，發現問題及時通知業務部門采取措施解決。3.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行過程中的各項信息，包括發貨情況、收款情況、驗收情況等，并定期向合同管理部門報送。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同內容，業務部門應及時填寫《合同變更申請表》，說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交相關資料。2.合同管理部門對《合同變更申請表》及相關資料進行初審，重點審查變更的必要性、可行性、合法性等。3.法務部門對合同變更進行法律審查，出具法律意見。4.財務部門對合同變更中的財務條款進行審核。5.分公司總經理對重大合同變更進行審批，一般合同變更由合同管理部門負責人審批。6.業務部門根據審批意見，與合同對方協商簽訂合同變更協議，并將變更協議原件交合同管理部門進行編號、登記，并歸檔保存。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，業務部門應及時填寫《合同終止申請表》，說明合同終止的原因、時間、履行情況等，并提交相關資料。2.合同管理部門對《合同終止申請表》及相關資料進行初審，重點審查合同終止的合法性、有效性等。3.法務部門對合同終止進行法律審查，出具法律意見。4.財務部門對合同終止后的財務結算進行審核。5.分公司總經理對重大合同終止進行審批，一般合同終止由合同管理部門負責人審批。6.業務部門根據審批意見，與合同對方辦理合同終止手續，包括結算款項、交付貨物、返還財產等，并將相關資料交合同管理部門進行歸檔保存。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應定期對合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如對方違約風險、市場風險、法律風險等。2.根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確責任部門和責任人，降低合同風險。（二）風險應對措施1.對于對方違約風險，應在合同中明確違約責任條款，加強對合同履行的監督和檢查，及時發現并追究對方的違約責任。2.對于市場風險，應加強市場調研和分析，及時調整經營策略，降低市場波動對合同履行的影響。3.對于法律風險，應加強合同的法律審查，確保合同的合法性和有效性，及時咨詢專業法律意見，防范法律風險。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.及時處理原則：合同糾紛發生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化。2.依法依規原則：合同糾紛的處理應遵守國家法律法規及相關政策規定，維護公司合法權益。3.協商解決原則：盡量通過協商方式解決合同糾紛，協商不成的，可根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。（二）糾紛處理流程1.業務部門發現合同糾紛后，應及時向合同管理部門報告，并提供相關證據材料。2.合同管理部門組織相關部門對合同糾紛進行分析和研究，制定糾紛處理方案。3.法務部門參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。4.根據糾紛處理方案，業務部門與合同對方進行協商，爭取達成和解協議。5.如協商不成，可根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。業務部門負責收集證據、起草法律文書等工作，法務部門代表公司參加仲裁或訴訟活動。6.合同糾紛處理完畢后，業務部門應及時將處理結果向合同管理部門報告，并將相關資料交合同管理部門進行歸檔保存。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件及相關資料交合同管理部門進行編號、登記。2.合同履行過程中產生的各類文件、資料，如發貨單、驗收單、對賬單、變更協議、終止協議等，業務部門應定期整理后交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門對收集到的合同及相關資料進行整理，按照合同類別、編號、簽訂時間等順序進行分類存放。2.建立合同檔案目錄，詳細記錄合同的基本信息、存放位置等內容，便于查詢和管理。3.合同檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保存，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。2.如需借閱合同檔