公司禮品物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司禮品物料的管理，規范禮品物料的采購、使用、庫存等流程，確保禮品物料的合理使用和有效管理，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及禮品物料采購、使用、管理的部門和人員。（三）基本原則1.合規性原則：禮品物料的采購、使用等活動必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：根據公司業務需求和實際情況，合理確定禮品物料的種類和數量，避免浪費。3.預算控制原則：嚴格控制禮品物料的采購成本，確保在預算范圍內進行采購。4.高效性原則：優化禮品物料的采購、使用、庫存等流程，提高工作效率。二、職責分工（一）采購部門1.負責禮品物料的采購工作，包括供應商的開發、選擇、采購合同的簽訂等。2.根據公司需求和預算，制定采購計劃，確保禮品物料按時、按質、按量供應。3.負責與供應商溝通協調，處理采購過程中的相關問題。（二）行政部門1.負責禮品物料的驗收、入庫、保管和發放工作。2.建立禮品物料庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.根據公司需求，合理安排禮品物料的發放，做好發放記錄。（三）使用部門1.根據工作需要，提前向行政部門提出禮品物料的使用申請。2.負責禮品物料的使用和管理，確保其合理、有效使用，避免浪費。3.配合行政部門做好禮品物料的盤點工作。（四）財務部門1.負責禮品物料采購費用的審核和報銷工作。2.對禮品物料的成本進行核算和分析，提供相關財務數據支持。三、禮品物料采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應根據公司業務活動、客戶關系維護等實際需求，提前[X]個工作日填寫《禮品物料采購申請表》，詳細注明禮品物料的名稱、規格、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請后，結合庫存情況進行審核，制定月度禮品物料采購計劃，并提交至采購部門。3.采購部門根據月度采購計劃，結合市場供應情況和預算安排，制定具體的采購實施方案。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄，并對供應商進行評估和篩選。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面。2.對于新開發的供應商，采購部門應進行實地考察或要求其提供相關資質證明、業績案例等資料，確保其具備良好的合作條件。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果決定是否繼續合作或調整合作策略。如供應商出現產品質量問題、交貨延遲等情況，應及時與其溝通協商，要求其整改或承擔相應責任。（三）采購流程1.采購部門根據采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確采購的禮品物料名稱、規格、數量、價格、交貨期等詳細信息。2.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容，并按照約定的時間和方式組織生產和發貨。3.采購部門應及時跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，確保貨物按時、按質、按量到達。4.貨物到達公司后，采購部門應通知行政部門進行驗收。四、禮品物料驗收管理（一）驗收標準1.行政部門應依據采購合同、產品質量標準等文件，對采購的禮品物料進行驗收。驗收內容包括禮品物料的規格、數量、外觀、質量等方面。2.對于有質量要求的禮品物料，應按照相關質量標準進行檢驗，可通過抽樣檢驗、全檢等方式確保產品質量符合要求。（二）驗收流程1.貨物到達公司后，采購部門應及時通知行政部門。行政部門安排驗收人員對貨物進行驗收。2.驗收人員應仔細核對貨物的名稱、規格、數量等信息，檢查貨物的外觀是否完好，有無破損、變形等情況。3.對于需要進行質量檢驗的禮品物料，驗收人員應按照規定的檢驗方法和標準進行檢驗。如發現質量問題，應及時與采購部門溝通，并要求供應商采取相應的處理措施。4.驗收合格的禮品物料，驗收人員應在《禮品物料驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的禮品物料，應及時與供應商協商退換貨等事宜。五、禮品物料庫存管理（一）入庫管理1.行政部門驗收合格的禮品物料，應及時辦理入庫手續。入庫人員應根據《禮品物料驗收單》，將禮品物料準確無誤地存放至相應的倉庫區域，并更新庫存臺賬。2.庫存臺賬應詳細記錄禮品物料的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息，確保賬實相符。（二）庫存保管1.行政部門應根據禮品物料的性質、特點等，合理安排倉庫存儲空間，確保禮品物料的安全存放。2.對于易損、易變質的禮品物料，應采取特殊的保管措施，如防潮、防蟲、防火等，以保證其質量不受影響。3.定期對庫存禮品物料進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應至少每季度進行一次，由行政部門組織，各使用部門配合。盤點結束后，應編制《禮品物料盤點報告》，對盤點結果進行分析和總結。如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行相應的調整。（三）出庫管理1.使用部門因工作需要領用禮品物料時，應填寫《禮品物料領用申請表》，注明領用禮品物料的名稱、規格、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門根據庫存情況和審批意見，對《禮品物料領用申請表》進行審核。審核通過后，辦理出庫手續，并更新庫存臺賬。3.出庫人員應按照審批后的《禮品物料領用申請表》發放禮品物料，確保發放數量準確無誤。領用人員應在《禮品物料領用登記表》上簽字確認。六、禮品物料使用管理（一）使用申請各使用部門應根據實際工作需求，提前向行政部門提交禮品物料使用申請。申請應明確禮品物料的用途、預計使用時間、數量等信息，并按照公司規定的審批流程進行審批。（二）使用規范1.使用部門應按照申請用途合理使用禮品物料，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.在禮品物料使用過程中，應注意節約，避免浪費。如因特殊原因需要增加使用數量或變更使用用途，應重新提交申請并獲得批準。3.對于貴重禮品物料或有特殊要求的禮品物料，使用部門應指定專人負責管理和使用，確保其安全和有效使用。（三）使用記錄使用部門應建立禮品物料使用記錄，詳細記錄禮品物料的使用時間、地點、對象、用途等信息。使用記錄應妥善保存，以備查詢和審計。七、禮品物料成本控制（一）預算控制1.財務部門應根據公司年度經營計劃和業務需求，制定禮品物料采購預算，并將其納入公司年度預算管理體系。2.采購部門應嚴格按照預算控制采購成本，確保采購費用不超過預算額度。如因特殊原因需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行審批。（二）成本分析與優化1.財務部門定期對禮品物料的采購成本、使用成本等進行分析，評估成本控制效果。2.根據成本分析結果，采購部門應與供應商協商優化采購價格，行政部門應加強禮品物料的庫存管理和使用管理，降低庫存成本和浪費現象，共同實現禮品物料成本的有效控制。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對禮品物料的采購、使用、庫存等情況進行監督檢查，確保各項管理制度的執行到位。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.建立禮品物料管理考核機制，對采購部門、行政部門、使用部門等相關部門和人員的禮品物料管理工作進行考核。2.考核內容包括采購成本控