公司文件簽呈管理制度一、總則（一）目的為規范公司文件簽呈的管理流程，確保文件簽呈的高效流轉、準確處理和妥善保存，提高公司決策效率和工作執行效果，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及部門與公司高層之間通過文件簽呈進行的工作匯報、請示、審批等事項的管理。（三）基本原則1.準確規范原則：文件簽呈的內容應準確清晰，格式規范統一，符合公司公文寫作要求。2.及時高效原則：各環節處理人員應及時處理簽呈，不得拖延，確保工作的高效推進。3.分級負責原則：根據簽呈事項的性質和重要程度，明確各級人員的審批權限，做到分級負責，責任到人。4.存檔備查原則：所有文件簽呈均應進行存檔，以便日后查閱和參考，作為工作記錄和決策依據。二、文件簽呈的定義與分類（一）定義文件簽呈是指公司內部員工就工作中遇到的問題、需要請示的事項或提出的建議等，以書面形式向上級領導或相關部門進行匯報、請求審批或提供參考意見的一種文件形式。（二）分類1.工作匯報簽呈：員工定期或不定期向上級領導匯報工作進展、工作成果、存在問題及下一步工作計劃等。2.請示審批簽呈：涉及資金使用、項目立項、人事任免、制度修訂等重要事項，需上級領導審批同意后方可執行的簽呈。3.建議意見簽呈：員工針對公司管理、業務流程、工作方法等方面提出的建設性意見或改進建議。三、文件簽呈的格式與內容要求（一）格式要求1.頁面設置：統一采用A4紙，縱向排版，頁邊距上、下、左、右各為2.5厘米。2.字體字號：標題采用二號宋體加粗，正文采用三號仿宋體，行間距為固定值28磅。3.編號規則：文件簽呈編號采用“年份+序號”的格式，如“2023001”，年份為簽呈當年年份，序號為該年份內簽呈的流水號。4.頁眉頁腳：頁眉左側為公司名稱，右側為文件簽呈字樣；頁腳居中為頁碼。（二）內容要求1.標題：應簡潔明了，準確概括簽呈的主要內容，一般不超過20個字。2.主送部門/領導：明確簽呈的主送對象，即接收并負責處理該簽呈的部門或領導。3.正文：內容應條理清晰，邏輯連貫，詳細闡述簽呈事項的背景、目的、具體內容、預期效果及相關建議等。對于請示審批簽呈，應明確提出請示事項及解決方案，并說明所需的資源或支持。4.附件：如有相關的文件、報表、數據等資料作為簽呈的補充說明，應在正文后注明附件名稱及數量，并隨簽呈一并提交。5.簽呈人信息：在簽呈正文右下角注明簽呈人的姓名、部門、職位及日期。四、文件簽呈的流程（一）發起1.員工根據工作需要，按照文件簽呈的格式與內容要求撰寫簽呈。2.將簽呈初稿提交給本部門負責人進行審核，部門負責人對簽呈內容的準確性、完整性和必要性進行把關，提出修改意見或建議。3.簽呈人根據部門負責人的審核意見對簽呈進行修改完善后，在公司文件管理系統中發起簽呈流程，并將紙質簽呈及相關附件提交至公司行政部文件管理崗位。（二）流轉1.公司行政部文件管理崗位收到簽呈后，對簽呈的格式、內容及附件進行再次審核，確認無誤后按照簽呈的主送對象進行流轉。2.對于工作匯報簽呈和建議意見簽呈，如主送對象為部門負責人，直接將簽呈發送至相應部門負責人；如主送對象為公司高層領導，先由行政部負責人進行初步審核，審核通過后再呈送公司高層領導。3.對于請示審批簽呈，按照公司規定的審批權限進行流轉。如簽呈事項涉及多個部門或需要多個領導審批，行政部文件管理崗位應根據簽呈的審批流程依次將簽呈發送至相關部門或領導進行審批。（三）審批1.各級審批人員收到簽呈后，應認真閱讀簽呈內容，根據職責權限進行審批。審批意見應明確、具體，如同意、不同意或提出補充意見等。2.對于同意的簽呈，審批人員應簽署姓名、日期，并注明審批意見；對于不同意的簽呈，應詳細說明理由，并提出修改建議或要求；對于需要補充意見的簽呈，簽呈人應根據審批人員的要求及時補充相關信息后重新提交審批。3.審批人員應在規定的時間內完成簽呈的審批工作。一般情況下，部門負責人的審批時間為[X]個工作日，公司高層領導的審批時間為[X]個工作日。如遇特殊情況需要延長審批時間，審批人員應及時向行政部文件管理崗位說明原因。（四）反饋1.行政部文件管理崗位負責跟蹤簽呈的審批進度，及時將審批結果反饋給簽呈人。2.對于審批通過的簽呈，行政部文件管理崗位將簽呈原件及審批意見整理歸檔，并將簽呈的電子文檔發送至相關部門或人員，以便執行。3.對于審批未通過的簽呈，行政部文件管理崗位將簽呈原件及審批意見返還給簽呈人，簽呈人應根據審批意見對簽呈進行修改完善后重新發起簽呈流程。五、文件簽呈的審批權限（一）一般事項審批權限1.部門內部的工作安排、人員調配、日常費用報銷等一般事項，由部門負責人審批。2.涉及兩個或兩個以上部門的一般性工作協調事項，由相關部門負責人共同協商后，報分管領導審批。（二）重要事項審批權限1.資金使用超過[X]元的項目，需經部門負責人審核后，報財務部門負責人、分管財務領導及總經理審批。2.項目立項、重大合同簽訂、重要人事任免等重要事項，由相關部門提出申請，經分管領導審核后，報總經理審批。3.公司制度修訂、戰略規劃調整等涉及公司全局的重大事項，由相關部門起草簽呈，經公司管理層會議討論通過后，報董事會審批。（三）特殊情況審批權限對于緊急且重要的簽呈事項，在無法按照正常審批流程進行審批時，可由簽呈人向上一級領導口頭請示，得到同意后先執行相關工作，但事后應及時補辦簽呈審批手續。六、文件簽呈的存檔與保管（一）存檔要求1.行政部文件管理崗位應定期對已完成審批流程的文件簽呈進行整理歸檔，確保簽呈的完整性和準確性。2.歸檔的文件簽呈應按照年份、編號順序進行排列，并建立電子和紙質檔案索引，便于查詢和檢索。3.對于涉及公司機密或重要商業信息的文件簽呈，應按照公司保密制度的要求進行單獨存檔，并采取相應的保密措施。（二）保管期限1.一般的文件簽呈保管期限為[X]年，自簽呈審批通過之日起計算。2.涉及公司重大決策、重要項目、人事檔案等關鍵信息的文件簽呈，保管期限為永久。（三）查閱與借閱1.公司內部員工因工作需要查閱文件簽呈檔案的，應填寫《文件簽呈查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到行政部文件管理崗位查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將簽呈帶出或復印。2.外單位人員因工作需要查閱公司文件簽呈檔案的，須經公司總經理批準，并由行政部文件管理崗位指定專人陪同查閱。查閱過程中應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司機密信息。3.因工作需要借閱文件簽呈檔案的，應填寫《文件簽呈借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人及行政部負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還所借簽呈檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續借手續。七、文件簽呈的保密管理（一）保密責任1.所有參與文件簽呈處理過程的人員，包括簽呈人、審批人員、行政部文件管理崗位人員等，均應嚴格遵守公司保密制度，對簽呈內容予以保密。2.簽呈人應確保簽呈內容不涉及公司機密信息或敏感信息，如因簽呈內容導致公司信息泄露，簽呈人應承擔相應的責任。（二）保密措施1.行政部文件管理崗位應設置專門的文件簽呈存放區域，確保簽呈檔案的安全存放，防止未經授權的人員接觸簽呈。2.在文件簽呈的流轉過程中，應盡量減少簽呈的傳閱范圍，避免簽呈內容被無關人員知曉。如需多人傳閱，應采用密封傳閱的方式，并在傳閱記錄中注明傳閱人員名單和傳閱時間。3.對于涉及公司機密或重要商業信息的文件簽呈，應在簽呈首頁加蓋“機密”或“絕密”字樣的印章，并按照公司保密制度的規定進行加密存儲和傳輸。八、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部負責對文件簽呈管理制度的執行情況進行監督檢查，定期對簽呈的流轉、審批、存檔等環節進行抽查，發現問題及時督促相關部門和人員進行整改。2.各部門負責人應加強對本部門文件簽呈工作的管理和監督，確保本部門員工嚴格按照制度要求進行簽呈的撰寫、提交和處理。（二）考核辦法1.將文件簽呈管理制度的執行情況納入公司員工績效考核體系，對在文件簽呈工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對違反制度規定的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給