公司快件收發管理制度一、總則1.目的為規范公司快件收發管理工作，確保快件收發及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及在公司范圍內開展業務的外部人員。3.職責分工行政部門負責公司快件收發的統一管理工作，包括制定相關流程、制度，配備必要的設備和人員。負責與快遞公司建立合作關系，選擇優質、高效的快遞公司，并定期對其服務質量進行評估。負責公司快件的集中接收、登記、保管和分發工作。各部門各部門指定專人負責本部門快件的領取、簽收和發送工作，并及時將快件處理情況反饋給行政部門。對本部門的快件收發工作進行監督和管理，確保快件的安全和及時處理。員工個人員工應積極配合公司快件收發管理工作，及時領取和發送屬于自己的快件。對收到的快件應及時處理，不得無故拖延或積壓。二、快件接收管理1.接收流程快遞公司將快件送達公司后，行政部門收件人員應首先核對快件數量，并檢查外包裝是否完好。如發現外包裝有破損、變形等異常情況，應立即與快遞公司當場核實，并做好記錄。收件人員對快件進行逐件登記，詳細記錄快件單號、寄件人姓名、寄件地址、收件部門、收件人姓名、快件內容等信息。登記可采用紙質表格或電子表格的形式進行，確保信息準確無誤。登記完成后，收件人員將快件按照收件部門進行分類存放，并在規定時間內通知各部門領取。2.通知領取行政部門應在快件到達后的[X]小時內，通過郵件、內部通訊工具或張貼通知等方式，向各部門發出快件領取通知。通知內容應包括快件單號、寄件人信息、收件部門、收件人姓名以及領取時間和地點等。對于重要或緊急的快件，行政部門應優先通知相關部門及時領取，并提醒收件人注意快件內容的保密性。3.特殊情況處理如遇收件人出差、請假或其他原因無法及時領取快件，行政部門應與收件人所在部門溝通協調，確定代領人員或存放方式。代領人員應在領取快件時出示有效身份證件，并在登記表上簽字確認。對于無法聯系到收件人或收件部門的快件，行政部門應暫時保管，并在[X]個工作日內再次嘗試聯系。如仍無法解決，應按照公司相關規定進行處理，如退回寄件人或上繳公司相關部門。三、快件分發管理1.分發原則行政部門應按照收件部門和收件人信息，及時、準確地將快件分發給各部門指定的領取人員。對于同一部門的多個快件，應盡量集中分發，以提高工作效率。2.分發方式各部門領取人員憑有效身份證件到行政部門領取快件，并在快件登記表上簽字確認。如領取人員無法親自領取，可委托他人代領。代領人應攜帶領取人員的授權委托書和有效身份證件，并在登記表上注明代領情況。行政部門可根據實際情況，采用定期分發、預約分發或上門分發等方式，確保快件能夠及時、準確地送達收件人手中。3.分發記錄行政部門應建立快件分發記錄臺賬，詳細記錄快件的分發時間、領取部門、領取人姓名、身份證號碼、簽收時間等信息。分發記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。四、快件發送管理1.發送流程員工如需發送快件，應首先填寫《快件發送申請表》，詳細注明寄件人姓名、寄件部門、收件人姓名、收件地址、收件電話、快件內容、重量、體積等信息。《快件發送申請表》經部門負責人審核簽字后，交行政部門。行政部門對申請表進行審核，確認信息無誤后，根據員工選擇的快遞公司進行寄件操作。行政部門收件人員負責將員工填寫的快件內容進行包裝、封裝，并粘貼快遞單。在粘貼快遞單前，應仔細核對收件人信息，確保準確無誤。包裝完成后，收件人員將快件交快遞公司寄發，并要求快遞公司提供寄件憑證（如快遞單號、發票等）。2.費用結算公司快件發送費用由行政部門統一結算。行政部門應每月與快遞公司核對寄件明細和費用，并按照公司財務制度進行報銷。員工個人因特殊原因需要自行支付快件費用的，應在申請表中注明，并在寄件后及時到行政部門辦理報銷手續。報銷時應提供有效的快遞發票和寄件憑證。3.特殊快件發送對于貴重物品、易碎品、機密文件等特殊快件，員工應在申請表中注明，并采取相應的防護措施。行政部門在寄件時，應選擇信譽良好、服務質量高的快遞公司，并要求其提供特殊包裝和運輸服務，確保快件安全送達。對于涉及公司重要業務或機密信息的快件，員工應嚴格遵守公司保密制度，對快件內容進行加密處理，并在申請表中注明保密要求。行政部門在寄件過程中，應加強對快件的管理，確保信息安全。五、快件保管與安全1.保管場所行政部門應設立專門的快件保管區域，確保快件存放安全、有序。保管區域應具備防火、防潮、防盜等設施，并保持通風良好。快件保管區域應劃分不同的存放區域，如待領取區、已領取區、特殊快件區等，以便于快件的分類存放和管理。2.保管期限一般快件的保管期限為自到達公司之日起[X]個工作日。超過保管期限仍未領取的快件，行政部門應再次通知收件人領取。如收件人仍未領取，行政部門可按照公司相關規定進行處理。對于重要或緊急的快件，行政部門應根據實際情況適當延長保管期限，并及時與相關部門溝通協調。3.安全措施行政部門應加強對快件保管區域的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。定期對保管區域進行安全檢查，確保消防設施完好有效，防盜設備正常運行。對于涉及公司機密信息的快件，應采取嚴格的保密措施，如單獨存放、加密處理等，防止信息泄露。六、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對公司快件收發管理工作進行監督檢查，檢查內容包括快件接收、登記、分發、發送、保管等環節的工作情況，以及各部門和員工對制度的執行情況。監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門和人員。2.考核辦法公司將對各部門和員工的快件收發管理工作進行考核，考核結果納入部門和個人績效考核體系。考核內容主要包括快件收發的及時性、準確性、安全性，以及對制度的執行情況等方面。具體考核指標和評分標準如下：及時性（40分）快件到達后能在規定時間內通知領取，每延遲一天扣[X]分。員工領取快件后能及時處理，每延遲一天扣[X]分。準確性（30分）快件登記信息準確無誤，每出現一處錯誤扣[X]分。快件分發準確，未出現錯發、漏發情況，每出現一次扣[X]分。安全性（20分）快件保管安全，未出現丟失、損壞等情況，每出現一次扣[X]分。涉及公司機密信息的快件管理符合保密要求，未出現信息泄露情況，否則扣[X]分。制度執行情況（10分）嚴格執行公司快件收發管理制度，無違規行為，得10分。出現違規行為，視情節輕重扣[XX]分。3.獎懲措施對于在快件收發管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金等。對于違反本制度的部門和