各種門類檔案管理制度總則1.目的為加強公司各類檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的完整和準確。按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交公司檔案管理部門。協助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。檔案的收集與整理1.收集范圍公司在經營管理、生產技術、基本建設、科研開發、行政管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料。公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等文件。公司員工在工作中形成的個人業務檔案，如培訓記錄、考核材料、獎勵處分材料等。公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。其他應歸檔的文件材料。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對重要文件材料應進行備份，以防丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。分類科學，編號規范，排列有序，編目準確。4.整理方法按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研開發類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查詢。對每份文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修復。編寫卷內文件目錄，目錄應包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號等項目。編制檔案案卷目錄，目錄應包括案卷編號、題名、年度、保管期限、密級、頁數等項目。檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交公司檔案管理部門。對于一些特殊的檔案，如重大項目檔案、緊急事件檔案等，應在項目結束或事件處理完畢后及時歸檔。2.歸檔手續各部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、數量、年度、保管期限等內容，并由移交人和接收人簽字確認。檔案管理部門對接收的檔案進行核對，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指公司在長期發展過程中具有重要歷史價值和憑證作用的檔案，如公司章程、營業執照、重大合同協議等。長期保管的檔案是指在一定時期內對公司工作具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時間內對公司工作具有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至15年。4.保管要求檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應遵循保密、安全、方便的原則，確保檔案的正確使用。檔案利用應在規定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.利用方式查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。借閱：公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。復制：公司內部人員因工作需要復制檔案時，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續。復制檔案應注明用途，并按規定支付復制費用。3.利用限制涉及公司機密的檔案，未經公司領導批準，不得查閱、借閱和復制。檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、區別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。檔案鑒定工作應定期進行，一般每[X]年進行一次。2.鑒定內容檔案的內容是否真實、準確、完整。檔案的保存價值是否已經喪失。檔案的密級是否需要調整。3.鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據檔案的保管期限、密級、內容等情況，提出鑒定意見。對鑒定為失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經公司領導批準后進行銷毀。4.銷毀程序檔案管理部門按照批準的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，并由監銷人員簽字確認。檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。2.信息化建設內容檔案數字化：對公司現有的紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。檔案信息管理系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統，實現檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。網絡建設：建立公司內部檔案信息網絡，實現檔案信息的共享和傳輸。3.信息化管理要求檔案管理部門應配備必要的計算機設備和網絡設施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。檔案管理人員應具