公司檔案公文管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案公文管理，確保檔案公文的完整、準確、系統和安全，提高檔案公文的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案公文由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案公文的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案公文應如實反映公司各項活動和工作情況，保證其真實性和準確性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案公文安全保密的規定，確保檔案公文的安全。4.便于利用原則：檔案公文管理應便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、會議紀要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、培訓記錄、考核評價等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務檔案：與公司業務相關的合同、協議、項目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：除上述類別外的其他各類檔案。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.員工在工作中形成的各類文件材料，應及時交至本部門檔案管理人員。3.對于重要的外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，相關部門應及時收集并移交綜合管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案材料的有序存放。3.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，以保證檔案的完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，歸檔時間不得超過文件形成后的一個月。2.歸檔時，檔案管理人員應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.檔案應存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，按照類別和時間順序排列，便于查找和管理。（五）檔案保管1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定標準。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。（六）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經公司分管領導批準。4.外單位人員查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經公司總經理批準后，方可查閱。（七）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.借閱期滿，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。（八）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，經公司分管領導批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在監銷人員的監督下進行，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時，應做好記錄，注明銷毀檔案的名稱、數量、時間等信息。三、公文管理（一）公文種類1.公司公文主要包括：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。（二）公文格式1.公文一般由發文機關標志、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。2.發文機關標志：由公司全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。3.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。4.標題：一般由發文機關名稱、事由和文種組成。5.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。6.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。7.附件說明：公文附件的順序號和名稱。8.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。9.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。10.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。11.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。12.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。13.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。14.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。（三）公文起草1.公文起草應符合國家法律法規和公司有關規定，內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。2.起草公文前，應深入調查研究，充分收集相關信息，進行必要性和可行性分析。3.涉及多個部門的公文，主辦部門應主動與相關部門協商，取得一致意見后再行起草。4.公文內容應明確具體，數字、計量單位等應準確規范。（四）公文審核1.公文起草完成后，應經本部門負責人審核。審核的重點包括：公文內容是否符合法律法規和公司規定，是否與公司整體工作部署相銜接，格式是否規范，文字表述是否準確等。2.重要公文或涉及多個部門的公文，應經綜合管理部門審核。綜合管理部門審核后，提出修改意見，退回起草部門修改完善。3.公文審核通過后，由起草部門負責人簽字確認，并報公司領導審批。（五）公文簽發1.公文須經公司領導簽發。公司領導根據公文內容和職責分工，對公文進行審批簽發。2.以公司名義發布的重要公文，須經公司總經理簽發；一般性公文，可由公司分管領導簽發。3.聯合行文時，由各發文機關負責人共同簽發。（六）公文印發1.經領導簽發后的公文，由綜合管理部門負責印發。2.綜合管理部門應按照公文格式要求，對公文進行排版、校對，確保公文質量。3.公文印發份數應根據實際需要確定，不得隨意增加或減少。4.公文印發后，應及時將公文分發給主送機關和抄送機關，并做好登記。（七）公文辦理1.收文辦理簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。初審：對收到的公文進行初審，初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。承辦：閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。傳閱：根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。答復：公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。2.發文辦理復核：已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。登記：對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。核發：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。（八）公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應及時將公文定稿、正本及相關材料整理歸檔。2.歸檔的公文應齊全完整，符合檔案管理的要求。3.綜合管理部門應定期對歸檔的公文進行整理和保管，便于查閱和利用。（九）公文保密1.嚴格