大宗食品采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司大宗食品采購管理，規范采購流程，確保所采購食品的質量安全，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及大宗食品采購的活動，包括但不限于食堂食材、員工福利食品、活動餐飲食品等的采購。（三）基本原則1.質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合食品安全標準的食品供應商，確保所采購食品的質量安全。2.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和相關部門的檢查。3.成本效益原則：在保證食品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，嚴格履行采購合同。二、采購計劃與預算（一）采購計劃1.需求預測各使用部門應根據公司實際情況，提前制定食品需求計劃，包括食品種類、數量、規格、使用時間等信息。需求計劃應考慮公司人員變動、活動安排、季節因素等影響因素，確保需求預測的準確性。2.計劃審批使用部門負責人對需求計劃進行審核后，提交至采購部門。采購部門匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃需經采購部門負責人、財務部門負責人和公司分管領導審批后執行。（二）采購預算1.預算編制財務部門根據采購計劃，結合市場價格波動情況，編制采購預算。采購預算應明確各項采購項目的預計金額，確保采購活動在預算范圍內進行。2.預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行審批。財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現并解決預算執行過程中出現的問題。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商名錄。篩選標準包括供應商的資質證書、生產能力、質量控制體系、信譽狀況、價格水平等。2.實地考察對于初步篩選合格的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產場所、設備設施、質量管理體系、人員管理等方面。考察結束后，形成考察報告，作為供應商選擇的重要依據。3.供應商評估與選擇采購部門根據實地考察報告和其他相關信息，對供應商進行綜合評估。評估指標包括質量、價格、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，選擇優質供應商，與其簽訂合作協議。（二）供應商考核1.考核指標建立供應商考核指標體系，包括食品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。具體考核指標如下：食品質量：主要考核供應商所提供食品的合格率、食品安全指標等。交貨期：考核供應商是否能夠按照合同約定的時間及時交貨。價格：對比市場價格，考核供應商的報價是否合理。售后服務：考核供應商在產品質量問題處理、退換貨等方面的服務水平。2.考核方式采購部門定期對供應商進行考核，考核方式包括日常監督、定期檢查、客戶反饋等。日常監督主要通過采購過程中的觀察、驗收等方式進行；定期檢查可每季度或每半年進行一次，對供應商的生產場所、質量管理體系等進行全面檢查；客戶反饋主要收集公司內部使用部門對供應商產品和服務的意見和建議。3.考核結果應用根據考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于考核不合格的供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作協議。（三）供應商關系維護1.溝通與協調采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量狀況等信息，協調解決合作過程中出現的問題。2.合作培訓為提高供應商的產品質量和服務水平，采購部門可組織供應商參加相關培訓，包括食品安全知識培訓、質量管理體系培訓等。3.合作激勵建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的物質獎勵和精神獎勵，如頒發榮譽證書、給予采購價格優惠等，激勵供應商不斷提高自身水平，與公司建立長期穩定的合作關系。四、采購流程（一）采購申請各使用部門根據實際需求，填寫采購申請表，詳細注明食品名稱、規格、數量、需求時間等信息。采購申請表經使用部門負責人審批后，提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規性等。審核通過后，提交至采購部門負責人、財務部門負責人和公司分管領導進行審批。（三）采購實施1.詢價與比價采購人員根據采購審批結果，向多家供應商發出詢價函，獲取供應商的報價信息。對各供應商的報價進行比較分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商進行采購談判。2.采購談判采購人員與選定的供應商進行采購談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。談判過程中，應充分了解供應商的成本構成和市場行情，爭取有利的采購條件。談判達成一致后，簽訂采購合同。3.合同簽訂采購合同應明確雙方的權利和義務，包括食品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門負責人、法務部門審核后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章生效。（四）采購驗收1.驗收標準采購部門應根據采購合同和食品安全標準，制定食品驗收標準。驗收標準應明確食品的外觀、口感、氣味、包裝、標簽、質量證明文件等方面的要求。2.驗收流程食品到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門或相關使用部門進行驗收。驗收人員按照驗收標準對食品進行逐一檢查，核對食品的名稱、規格、數量、質量等信息。驗收合格后，填寫驗收報告，簽字確認。如發現食品存在質量問題或與合同約定不符，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。（五）付款結算1.付款申請采購部門根據驗收報告和采購合同，填寫付款申請表，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息。付款申請表經采購部門負責人、財務部門負責人和公司分管領導審批后，提交至財務部門辦理付款手續。2.付款審核財務部門收到付款申請表后，對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場價格波動風險、供應商違約風險、食品安全風險、質量風險、法律風險等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險應對建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態。通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低市場價格波動風險。2.供應商違約風險應對在選擇供應商時，嚴格考察其信譽狀況和履約能力。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。加強對供應商的日常監督和考核，及時發現并解決供應商可能出現的違約問題。3.食品安全風險應對加強對供應商的食品安全管理，要求其提供有效的食品安全證明文件。嚴格執行食品驗收標準，加強對食品質量的檢驗檢測。建立食品安全追溯體系，確保一旦發生食品安全問題，能夠及時追溯到源頭。4.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款。加強對采購過程的質量控制，要求供應商提供樣品進行檢驗。定期對采購的食品進行質量抽檢，發現質量問題及時處理。5.法律風險應對加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識。在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。及時關注法律法規的變化，調整采購策略和合同條款，避免法律風險。六、監督與檢查（一）內部監督1.審計監督公司審計部門定期對大宗食品采購活動進行審計，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的控制情況等。對審計發現的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.紀檢監察監督公司紀檢監察部門對大宗食品采購活動進行監督，查處采購過程中的違規違紀行為。對違反本制度的單位和個人，依法依規給予相應的紀律處分。（二）外部監督積極接受政府相關部門的監督檢查，配合相關部門開展食品安全抽檢、市場