公司檔案保存管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的保存與管理。檔案定義公司檔案是指公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議記錄、技術資料、財務檔案等。檔案管理職責檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。2.集中統一管理公司各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，建立檔案檢索系統，方便查詢利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.負責檔案庫房的日常管理，維護檔案存放環境。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等工作。4.對本部門員工進行檔案管理知識培訓，提高員工的檔案意識。員工個人職責1.員工應及時將工作中形成的各類文件材料交至本部門兼職檔案員處，確保檔案的及時收集。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.在工作中如需查閱檔案，應按照規定辦理借閱手續。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件。2.各類合同協議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。3.財務報表、賬簿、憑證等財務檔案。4.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調薪等相關材料。5.會議記錄、紀要、決議等文件。6.技術研發資料，如項目方案、設計圖紙、實驗報告等。7.市場調研報告、營銷策劃方案等。8.行政文件，如通知、通報、報告等。9.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應同時收集其元數據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，如分為行政檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，確保編號的唯一性和系統性。3.裝訂：對零散的文件進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查詢利用。檔案的歸檔歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結束或事項辦理完畢后及時歸檔。歸檔流程1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量。2.將審核通過的檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，無誤后進行上架存放，并更新檔案目錄。檔案的保管保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.具體檔案的保管期限按照國家有關規定和公司實際情況確定。保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環境安全、整潔、適宜。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。檔案的利用利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.嚴格按照規定的程序和權限辦理檔案查閱、借閱手續。查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批。3.審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續。4.檔案管理部門根據查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。5.查閱人查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批。3.審批通過后，借閱人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續，領取檔案。4.借閱人應按照規定的期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。5.檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司授權，不得查閱、借閱和復制。2.檔案查閱、借閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需帶出檔案管理部門，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。3.查閱、借閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損等。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，提出檔案存毀意見。銷毀流程1.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交至公司領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關部門人員對檔案進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應長期保存。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.系統開發：開發檔案信息管理系統，實現檔案的分類管理、權限控制、查詢統計、借閱審批等功能。3.數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，保障檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化管理工作，確保系統的正常運行。2.檔案錄入應準確、完整，確保電子檔案與紙質檔案一致。3.嚴格遵守檔案信息化系統的操作規程，不得擅自修改系統數據。4.定期對檔案信息化系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。監督與檢查監督機制1.公司設立檔案管理監督小組，定期對各部門檔案管理工作進行監督檢查。2.檔案管理部門負責對自身工作進行自查自糾，及時發現問題并整改。檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案管理工作中存在的問題及整改情況。檢查結果處理1.對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責