公司檔案移交管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案移交工作的規范、有序進行，保證檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部機構之間的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交應確保所移交檔案內容真實、準確地反映公司各項業務活動和歷史面貌。2.完整性原則：移交的檔案應齊全完整，涵蓋公司運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等。3.及時性原則：檔案形成部門應按照規定的時間和要求及時辦理檔案移交手續，不得拖延。4.交接清晰原則：檔案移交過程中，交接雙方應明確責任，辦理詳細的交接手續，確保檔案交接清晰、無遺漏。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司發布的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復等。2.公司與上級主管部門、政府部門及其他單位往來的公文。3.公司內部會議紀要、會議記錄、決議等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調動、晉升等相關手續文件。2.員工勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利記錄等。3.員工個人信息登記表、學歷證書、資格證書、身份證明等復印件。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。2.財務預算、決算資料、資金審批文件等。3.稅務申報資料、發票存根等。（四）業務檔案1.市場營銷活動策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.生產訂單、工藝流程記錄、產品檢驗報告等。3.采購合同、供應商資料、采購訂單等。（五）其他檔案1.公司榮譽證書、資質證書、商標注冊文件等。2.公司重大項目資料、項目可行性研究報告、項目驗收報告等。3.公司信息化建設相關資料，如系統開發文檔、數據備份記錄等。三、檔案移交流程（一）檔案整理1.檔案形成部門應在檔案移交前對檔案進行整理。按照檔案類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。2.檔案應保持整潔、完好，如有破損、缺失等情況，應進行修復或補充。（二）移交申請1.檔案形成部門如需將檔案移交至其他部門或外部機構，應提前填寫《檔案移交申請表》，詳細說明移交檔案的名稱、數量、移交原因、接收部門等信息。2.《檔案移交申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（三）審核批準1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交檔案的必要性、完整性等進行審核。2.審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導批準后，檔案管理部門通知檔案形成部門辦理移交手續。（四）交接手續1.檔案形成部門與接收部門應在規定時間內辦理檔案交接手續。交接雙方應指定專人負責，按照檔案目錄逐一核對檔案數量、內容等。2.核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。《檔案移交清單》一式三份，交接雙方各執一份，檔案管理部門留存一份。3.對于重要檔案或涉及機密的檔案，交接過程中應采取必要的保密措施，確保檔案安全。（五）檔案入庫1.接收部門將接收的檔案及時移交至檔案管理部門進行入庫保管。2.檔案管理部門按照檔案分類存放原則，將檔案妥善保管，并建立檔案檢索系統，便于查詢和利用。四、檔案移交時間要求（一）定期移交1.各部門應于每年[具體時間]將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.人事檔案應在員工離職后[X]個工作日內移交至檔案管理部門。（二）即時移交1.因工作需要，檔案形成部門需即時將檔案移交至其他部門的，應在完成檔案整理后立即辦理移交手續。2.公司重大項目結束后，項目負責人應在[X]個工作日內將項目檔案移交至檔案管理部門。五、檔案移交責任（一）移交部門責任1.確保所移交檔案的真實性、完整性和準確性。2.按照規定的時間和要求整理、編制檔案，并提交《檔案移交申請表》。3.在檔案交接過程中，配合接收部門做好核對工作，解答接收部門提出的疑問。4.對因自身原因導致檔案移交延誤、缺失或損壞承擔相應責任。（二）接收部門責任1.及時接收移交的檔案，并對檔案進行認真核對。2.在規定時間內將接收的檔案移交至檔案管理部門。3.對接收的檔案妥善保管，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.對因自身原因導致檔案接收延誤、保管不善等問題承擔相應責任。（三）檔案管理部門責任1.負責制定檔案移交管理制度，并監督制度的執行。2.審核《檔案移交申請表》，組織檔案交接工作。3.對移交的檔案進行統一保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。4.定期對檔案進行清查、盤點，發現問題及時處理，并向上級報告。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請內容進行審批，批準后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱內容等。4.查閱檔案時，查閱人應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.檔案管理部門根據審批結果辦理借閱手續，向借閱人發放《檔案借閱證》，并將檔案交付借閱人。4.借閱人應按照規定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。5.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄、銷毀檔案內容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞的，借閱人應承擔相應責任。七、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理部門應定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案數量準確、存放有序。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的檔案進行嚴格保密。2.檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監督查閱、借閱人的行為，確保檔案不被泄露。4.對于因工作需要接觸機密檔案的人員，公司應與其簽訂保密協議，明確保密責任和義務。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關業務人員。2.檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門根據檔案保管期限的規定，對到期檔案進行初步篩選，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據檔案的內容、價值等因素，確定檔案是否需要銷毀。3.對于確定需要銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應出具《檔案銷毀鑒定意見書》，報公司分管領導審批。（四）銷毀程序1.經公司分管領導批準后，檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應在指定地點進行，采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，并填寫《檔案銷毀登記表》，詳細記錄銷毀檔