地產公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規范證照的申請、審批、使用、保管、年檢、變更及注銷等行為，保障公司合法合規運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各項目公司、分公司、子公司涉及的各類證照，包括但不限于營業執照、房地產開發資質證書、土地使用證、建設工程規劃許可證、施工許可證、預售許可證等。（三）管理原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保證照辦理、使用等行為合法合規。2.專人負責原則：明確專人負責證照管理工作，確保責任落實到人。3.安全保密原則：妥善保管證照，防止遺失、損壞和泄露，確保公司信息安全。4.高效使用原則：在確保安全的前提下，提高證照使用效率，滿足公司業務開展需要。二、證照管理職責分工（一）證照管理部門公司設立證照管理部門，負責統籌公司證照管理工作，具體職責如下：1.制定和完善公司證照管理制度，并監督執行。2.負責各類證照的申請、審批、領取、保管、年檢、變更及注銷等工作。3.建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、辦理情況、使用記錄等。4.定期對證照管理情況進行檢查和盤點，確保證照安全。5.協調與政府相關部門的溝通與聯系，及時了解證照管理政策變化。（二）業務部門各業務部門負責本部門涉及證照的使用申請，并配合證照管理部門做好相關工作，具體職責如下：1.根據業務需要，及時向證照管理部門提出證照使用申請，并說明使用目的、期限等。2.按照規定的程序和要求使用證照，不得擅自轉借、涂改、偽造證照。3.在證照使用完畢后，及時歸還證照管理部門，并反饋使用情況。4.協助證照管理部門做好證照的年檢、變更等工作，提供相關資料和信息。（三）財務部門財務部門負責對證照辦理、年檢、變更等費用進行審核和支付，并配合證照管理部門做好相關財務工作。（四）法務部門法務部門負責對證照管理過程中的法律問題提供咨詢和指導，審查證照相關合同、協議等法律文件，確保公司合法權益。（五）公司領導公司領導負責對重要證照的申請、使用、變更等事項進行審批，確保公司證照管理符合公司戰略和業務發展需要。三、證照申請與審批（一）申請流程1.業務部門根據工作需要，填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、所需資料等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表及相關資料提交證照管理部門。3.證照管理部門對申請資料進行初審，核實資料的完整性和準確性。如資料不全或不符合要求，及時通知業務部門補充或修改。4.初審通過后，證照管理部門將申請表及相關資料提交法務部門進行法律審查。5.法務部門審查通過后，申請表及相關資料提交公司領導審批。6.公司領導審批同意后，證照管理部門按照規定的程序向政府相關部門提交申請，并跟蹤辦理進度。（二）審批要求1.審批人應認真審查申請事項的必要性、合法性和可行性，確保申請符合公司利益和法律法規要求。2.對于涉及重大項目或重要證照的申請，審批人應組織相關部門進行專題研究和論證，必要時可征求外部專家意見。3.審批人應在規定的時間內完成審批工作，不得拖延或推諉。如遇特殊情況需要延期審批，應及時通知申請部門并說明原因。四、證照領取與保管（一）領取1.證照管理部門在收到政府相關部門頒發的證照后，應及時通知業務部門領取。2.業務部門領取證照時，應填寫《證照領取登記表》，注明領取日期、證照名稱、編號等信息，并簽字確認。3.如因特殊原因無法由業務部門直接領取的，可委托證照管理部門代為領取，但應辦理書面委托手續。（二）保管1.證照管理部門應設立專門的證照保管專柜，將證照分類存放，確保安全。2.對于重要證照，應采用保險柜等安全設備進行保管，并設置專人負責鑰匙管理。3.證照管理人員應定期對證照進行盤點，核對證照數量、編號等信息，確保賬實相符。如發現證照遺失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。4.嚴禁將證照外借或帶出公司辦公場所。如因工作需要確需外借的，應按照規定的程序辦理審批手續，并在規定的時間內歸還。五、證照使用（一）使用范圍證照僅限在公司業務范圍內使用，不得用于其他非公司業務目的。（二）使用流程1.業務部門因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，詳細說明使用目的、期限、使用地點等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交證照管理部門。3.證照管理部門對申請進行審核，核實使用目的和期限等是否符合規定。如審核通過，在申請表上簽字同意，并將證照交予業務部門使用。4.業務部門在使用證照時，應嚴格按照批準的用途和期限使用，不得擅自更改。使用過程中應妥善保管證照，防止遺失、損壞。5.使用完畢后，業務部門應及時將證照歸還證照管理部門，并在《證照使用登記表》上注明歸還日期、使用情況等信息。（三）使用監督1.證照管理部門應定期對證照使用情況進行檢查，發現問題及時督促業務部門整改。2.如發現業務部門擅自轉借、涂改、偽造證照等違規行為，應立即停止使用，并按照公司相關規定進行處理。情節嚴重的，依法追究法律責任。六、證照年檢與變更（一）年檢1.證照管理部門應提前了解各類證照的年檢時間和要求，制定年檢計劃，并通知相關業務部門準備年檢資料。2.業務部門應按照年檢要求，及時收集、整理相關資料，并提交證照管理部門。3.證照管理部門對年檢資料進行初審，核實資料的完整性和準確性。如資料不全或不符合要求，及時通知業務部門補充或修改。4.初審通過后，證照管理部門將年檢資料提交政府相關部門進行年檢。5.證照管理部門跟蹤年檢進度，及時了解年檢結果。如年檢合格，妥善保管年檢資料；如年檢不合格，按照政府相關部門要求進行整改，并重新申請年檢。（二）變更1.如公司名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本等信息發生變更，證照管理部門應及時向政府相關部門申請證照變更。2.變更申請流程與證照申請流程相同，業務部門應按照要求填寫《證照變更申請表》，提交相關資料，并經過部門負責人、法務部門、公司領導審批。3.證照管理部門在收到政府相關部門頒發的變更后的證照后，及時更新證照管理臺賬，并將新證照交予相關業務部門使用。七、證照注銷（一）注銷情形1.公司因合并、分立、破產、解散等原因終止經營的，應及時辦理相關證照的注銷手續。2.證照有效期屆滿未延續的，或因其他原因不再需要使用的，應辦理注銷手續。（二）注銷流程1.業務部門根據公司實際情況，提出證照注銷申請，并填寫《證照注銷申請表》，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交證照管理部門。3.證照管理部門對申請進行審核，核實注銷原因和相關資料。如審核通過，按照規定的程序向政府相關部門提交注銷申請，并跟蹤辦理進度。4.政府相關部門批準注銷后，證照管理部門及時將注銷情況記錄在證照管理臺賬中，并妥善保管相關注銷資料。八、證照遺失與補辦（一）遺失報告如發現證照遺失，證照管理人員應立即向部門負責人報告，并在24小時內書面報告公司領導。同時，采取必要的措施防止證照被冒用。（二）補辦流程1.證照管理部門根據遺失情況，準備補辦所需資料，并填寫《證照補辦申請表》，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表及相關資料提交法務部門進行法律審查。3.法務部門審查通過后，申請表及相關資料提交公司領導審批。4.公司領導審批同意后，證照管理部門按照規定的程序向政府相關部門提交補辦申請，并跟蹤辦理進度。5.補辦完成后，證照管理部門及時更新證照管理臺賬，并將新證照交予相關業務部門使用。九、證照信息化管理（一）建立電子檔案證照管理部門應建立證照電子檔案，將證照的掃描件、電子版文件等進行分類存儲，方便查詢和使用。（二）信息錄入與更新及時將證照的基本信息、辦理情況、使用記錄等錄入公司證照管理系統，確保信息的準確性和及時性。同時，根據證照的年檢、變更等情況，及時更新系統信息。（三）權限管理設置不同的系統權限，確保只有經過授權的人員才能訪問和使用證照電子檔案及相關信息。嚴格控制對重要證照信息的修改和刪除權限，防止信息泄露和篡改。十、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對證照管理情況進行審計，檢查證照管理制度的執行情況、申請審批流程的合規性、證照保管的安全性等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢