建業集團采購管理制度總則目的為規范建業集團采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的合規、高效、透明，保障集團各項業務的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于建業集團總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務采購等。基本原則1.合規性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規、集團內部規定，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購性價比的最大化。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護供應商的合法權益，避免不正當競爭。4.保密性原則：涉及采購的商業機密、敏感信息等應嚴格保密，防止信息泄露。采購組織與職責采購決策機構1.采購決策委員會：由集團高層管理人員、相關部門負責人等組成，負責審議重大采購項目、采購政策及采購管理制度等。2.職責對重大采購項目進行決策，包括采購方式、供應商選擇、采購預算等。監督采購工作的執行情況，對違規行為進行糾正和處理。定期評估采購工作的整體績效，提出改進建議。采購執行部門1.采購部：作為集團采購工作的主要執行部門，負責具體采購業務的操作和管理。2.職責根據集團需求，制定采購計劃和采購方案。組織實施采購活動，包括供應商開發、詢價、比價、議價、合同簽訂等。負責采購訂單的跟蹤與執行，確保按時、按質、按量完成采購任務。建立和維護供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。協調處理采購過程中的各類問題，如交貨延遲、質量糾紛等。需求部門1.各業務部門：作為采購需求的提出者，負責明確采購需求、提供技術規格要求等。2.職責根據業務發展需要，及時準確地提出采購需求，并提交詳細的采購申請。參與采購過程中的技術談判、驗收等環節，提供專業意見和支持。對采購物資或服務的使用情況進行跟蹤和反饋，協助采購部評估采購效果。其他相關部門1.財務部：負責采購預算的審核、資金支付的管理以及采購成本的核算與分析。2.審計部：對采購活動進行審計監督，確保采購行為合法合規、采購流程規范執行。3.法務部：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同等法律文件。采購流程采購申請1.需求部門根據業務需要填寫采購申請單：詳細注明采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、需求時間、技術要求、預算金額等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核采購申請的合理性和必要性：確認需求真實、準確，預算合理后簽字批準，提交采購部。采購計劃制定1.采購部收到采購申請后：進行匯總分析，結合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等內容：報采購部負責人審核。3.采購部負責人審核采購計劃的可行性和準確性：確保采購計劃符合集團整體戰略和業務需求，簽字批準后組織實施。供應商選擇與管理1.供應商開發采購部通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面，確定入圍供應商名單。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務、價格競爭力等。采購部根據評估結果對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商給予更多合作機會，對于不合格供應商及時淘汰。3.供應商選擇根據采購項目的特點和需求，從合格供應商中選擇合適的供應商進行采購。對于重大采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商，確保采購過程的公平、公正、公開。采購實施1.詢價與比價采購部向選定的供應商發送詢價函，要求其提供產品報價、交貨期、付款方式等信息。收集多家供應商的報價后進行比價分析，選擇性價比最優的供應商。2.議價與選定的供應商進行議價，爭取更有利的采購價格、交貨期、售后服務等條款。議價過程中應充分考慮成本、質量、市場行情等因素，確保集團利益最大化。3.合同簽訂采購部與供應商達成一致后，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經法務部審核后，由采購部負責人與供應商簽訂。采購訂單跟蹤與執行1.采購部根據采購合同下達采購訂單：明確訂單編號、采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。2.跟蹤訂單執行情況：定期與供應商溝通，了解訂單生產進度、發貨情況等，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。3.協調解決問題：如在訂單執行過程中出現問題，如交貨延遲、質量不符等，采購部應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施解決問題。如無法解決，應按照合同約定追究供應商的違約責任。驗收與付款1.驗收采購物資或服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收內容包括產品規格、數量、質量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，應及時通知采購部與供應商協商解決。2.付款采購部根據驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，附上相關發票、驗收報告等資料，提交財務部審核。財務部審核付款申請單的真實性、合法性、準確性后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購預算管理預算編制1.采購部會同財務部根據集團年度經營計劃和業務需求：編制年度采購預算。采購預算應明確各類采購項目的預算金額、預算執行時間等內容。2.采購預算編制過程中應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素：確保預算的合理性和準確性。3.采購預算經采購決策委員會審議通過后：報集團管理層批準執行。預算執行與控制1.采購部應嚴格按照采購預算執行采購活動：不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行審批。2.財務部負責對采購預算的執行情況進行監控：定期分析預算執行差異，及時發現問題并提出改進措施。3.采購部應定期向采購決策委員會匯報采購預算執行情況：接受監督和檢查。采購風險管理風險識別與評估1.采購部會同相關部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別：包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估：分析風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同等級的風險：制定相應的風險應對措施。如對于市場風險，可通過建立價格預警機制、與供應商簽訂價格調整條款等方式應對；對于供應商風險，可加強供應商管理、增加供應商儲備等方式降低風險。2.定期對采購風險進行監控和評估：及時調整風險應對措施，確保風險得到有效控制。采購信息管理采購檔案管理1.采購部負責建立和維護采購檔案：采購檔案應包括采購申請單、采購計劃、供應商資料、詢價報價文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.采購檔案應妥善保管：按照檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，便于查詢和使用。保存期限應符合國家法律法規和集團內部規定。采購數據分析1.采購部定期對采購數據進行分析：包括采購金額、采購數量、采購成本、供應商分布、采購周期等方面。2.通過采購數據分析：總結采購工作的經驗教訓，發現存在的問題和不足，為采購決策提供依據，不斷優化采購流程和采購管理。監督與考核內部監督1.審計部定期對采購活動進行審計監督：檢查采購流程是否規范執行、采購行為是否合法合規、采購績效是否達到預期目標等。2.審計部發現問題后：應及時提出整改意見，要求采購部限期整改。采購部應將整改情況及時反饋給審計部。考核評價1.建立采購工作考核評價機制：對采購部及采購人員的工作績效進行考核評價。考核內容包括采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、供應