公司活動基金管理制度一、總則（一）目的為規范公司活動基金的管理和使用，確?；顒踊鸷侠?、高效地用于公司各類活動，豐富員工文化生活，增強團隊凝聚力，促進公司發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司組織的各類活動，包括但不限于員工生日會、節日慶?；顒?、團隊建設活動、員工培訓與發展相關活動等。（三）基本原則1.預算管理原則：活動基金的使用應遵循預算管理，確保每一項活動都有合理的預算安排，避免超支。2.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確?；顒踊鸬氖褂煤戏ê弦?。3.效益性原則：注重活動基金的使用效益，通過活動的開展達到提升員工滿意度、增強團隊協作、促進業務發展等目的。4.公開透明原則：活動基金的使用情況應保持公開透明，接受公司內部監督。二、活動基金的預算管理（一）預算編制1.年度預算每年年底，各部門根據下一年度工作計劃和員工需求，提出本部門擬開展活動的初步計劃和預算申請。人力資源部門匯總各部門預算申請，結合公司整體戰略目標和年度工作重點，編制公司活動基金年度預算草案。年度預算草案經公司管理層審核通過后，確定年度活動基金預算總額，并分解到各季度。2.季度預算調整每季度末，各部門根據本季度活動開展情況及下季度工作計劃，對活動基金預算進行調整。調整后的預算經部門負責人簽字確認后，報人力資源部門備案。如遇重大活動或特殊情況需要追加預算，需提前提交書面申請，經公司管理層審批后執行。（二）預算執行1.活動開展前，活動負責人應根據批準的預算編制詳細的活動費用預算明細，明確各項費用的支出標準和金額上限。2.嚴格按照預算執行，各項費用支出應在預算范圍內進行。如因特殊情況需要超出預算，必須提前向人力資源部門提交書面申請，說明原因及超支金額，經公司管理層審批后方可執行。3.人力資源部門定期對活動基金預算執行情況進行監控和分析，及時發現問題并采取措施加以解決，確保預算執行的準確性和有效性。（三）預算控制1.建立活動基金預算預警機制，當某項活動費用支出接近預算上限的[X]%時，活動負責人應及時向人力資源部門報告，以便采取相應措施控制費用支出。2.對于超預算的活動，活動結束后應進行專項分析，總結超支原因，提出改進措施，避免類似情況再次發生。三、活動基金的使用范圍（一）員工福利活動1.員工生日會：用于購買生日蛋糕、小禮品等，為當月過生日的員工舉辦生日慶祝活動。2.節日慶?；顒樱喝绱汗潯⒅星锕?、端午節等節日，用于購買節日禮品、布置活動場地等，營造節日氛圍。3.員工關懷活動：包括但不限于員工生病慰問、結婚生子祝賀等，購買慰問品或禮金等表達公司關懷。（二）團隊建設活動1.戶外拓展活動：組織員工參加戶外拓展訓練，提升團隊協作能力和員工身體素質，費用包括拓展基地費用、教練費用、設備租賃費用等。2.聚餐活動：定期組織公司全體員工或部門聚餐，增強員工之間的溝通與交流，費用包括餐飲費用、場地租賃費用等。3.主題團建活動：如文化體驗活動、創意競賽活動等，根據活動內容和需求，合理安排活動基金用于場地布置、道具采購、獎品設置等。（三）員工培訓與發展活動1.內部培訓課程：邀請內部專家或外部講師開展各類培訓課程，費用包括講師課酬、培訓教材印刷費用、場地租賃費用等。2.培訓資料購買：為員工購買與業務相關的書籍、雜志、在線學習課程等培訓資料。3.員工職業發展活動：如職業規劃講座、技能競賽等，活動基金用于邀請嘉賓、獎品設置等方面的支出。（四）其他活動1.公司年會：用于年會場地租賃、舞臺搭建、節目表演道具及服裝、獎品設置、餐飲等費用支出。2.公益活動：公司組織的各類公益活動，如志愿者服務、捐贈活動等，活動基金用于購買公益物資、交通費用等。3.經公司管理層批準的其他活動：根據公司實際情況和員工需求，經管理層批準開展的其他有利于公司發展和員工成長的活動。四、活動基金的審批流程（一）活動申請1.活動發起部門或個人應提前填寫《公司活動基金申請表》，詳細說明活動名稱、活動目的、活動時間、活動地點、參與人員、活動內容、預算明細等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至人力資源部門。（二）初步審核1.人力資源部門收到申請表后，對活動的必要性、可行性、預算合理性等進行初步審核。2.如申請表信息不完整或存在疑問，人力資源部門及時與活動發起部門或個人溝通，要求補充或修改相關信息。（三）審批1.初步審核通過后，申請表提交至公司管理層審批。2.管理層根據公司整體情況和活動基金預算安排，對活動申請進行審批。如審批通過，在申請表上簽字確認；如審批不通過，說明原因并退回申請表。（四）備案1.活動申請經管理層審批通過后，人力資源部門將申請表及審批意見進行備案，作為活動開展及費用報銷的依據。2.同時，人力資源部門根據審批結果，調整活動基金預算，并及時通知相關部門。五、活動基金的報銷管理（一）報銷憑證要求1.活動費用報銷應提供真實、合法、有效的發票及相關憑證，發票內容應與活動內容相符。2.發票上應注明公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。3.除發票外，還應提供活動審批表、費用明細清單、簽到表、合同協議等相關證明材料，以證明費用支出的真實性和合理性。（二）報銷流程1.活動結束后，活動負責人應及時整理活動費用報銷憑證，并填寫《公司活動基金報銷單》。2.《報銷單》應按照費用明細分類填寫，注明每一項費用的支出金額、用途及對應的憑證號碼。3.將填寫完整的《報銷單》及相關報銷憑證提交至部門負責人審核簽字。4.部門負責人審核通過后，報銷單提交至人力資源部門進行復核。5.人力資源部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性及費用支出的合理性進行復核，如發現問題及時與活動負責人溝通并要求整改。6.復核通過后，報銷單提交至公司財務部門進行報銷。財務部門按照公司財務制度進行審核，審核無誤后予以報銷。（三）報銷時間限制活動結束后，活動負責人應在[X]個工作日內完成費用報銷申請，逾期未提交的，需重新說明原因并經部門負責人和人力資源部門同意后方可報銷。六、活動基金的監督與審計（一）內部監督1.人力資源部門負責對活動基金的使用情況進行日常監督，定期檢查活動預算執行情況、報銷憑證的合規性等。2.如發現問題及時與活動負責人溝通，要求其限期整改，并將監督情況定期向公司管理層匯報。（二）審計監督1.公司審計部門定期對活動基金的使用情況進行審計，審計內容包括活動預算編制與執行情況、費用報銷的真實性與合規性、活動效果評估等。2.審計部門根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（三）員工監督鼓勵全體員工對活動基金的使用情況進行監督，如發現違規行為或不合理支出，可向人力資源部門或公司管理層舉報。公司將對舉報信息進行調查核實，如情況屬實，將按照相關規定嚴肅處理。七、活動效果評估（一）評估指標1.員工滿意度：通過問卷調查、現場訪談等方式收集員工對活動的滿意度評價，了解員工對活動內容、組織安排、費用支出等方面的意見和建議。2.團隊凝聚力提升：觀察活動前后團隊成員之間的溝通協作、相互信任等方面的變化，通過團隊合作項目的完成情況、員工之間的互動頻率等指標進行評估。3.業務促進效果：分析活動對員工工作積極性、工作效率、業務業績等方面的影響，如是否激發了員工的創新思維、是否提高了團隊的工作執行力等。（二）評估方式1.活動結束后即時評估：在活動結束后的[X]個工作日內，組織參與活動的員工進行現場評估，填寫評估問卷或進行小組討論，收集員工的即時反饋。2.定期跟蹤評估：活動結束后的[X]周/月/季度內，對員工進行定期跟蹤，了解活動對員工工作和團隊氛圍的持續影響，如員工在工作中是否更加積極主動、團隊協作是否更加順暢等。3.綜合評估報告：人力資源部門根據即時評估和定期跟蹤評估的結果，撰寫活動效果評估報告，總結活動的優點和不足，提出改進建議。（三）結果應用1.根據活動效果評估結果，對活動組織部門或個人進行績效評價，作為績效考核的參考依據