公文處理辦法

第一章總則

第一條為了適應(yīng)公司工作需要，推送公文處理工作科學(xué)化、制

度化、規(guī)范化，制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司的公文處理工作。

第三條公文是公司實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定

效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布規(guī)章制

度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情

況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互

關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。.

第五條公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、

安全保密的原則。

第六條公司綜合辦公室主管公司的公文處理工作，并對(duì)各部門

的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。需要說明的是，本辦法所

采用的公文格式參照國(guó)家黨政單位公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

第二章公文種類

第七條公文種類主要有：

（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位

和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大

強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

（五）公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（七）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周

知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知

重要情況。

（十）報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)

單位的詢問。

（十一）請(qǐng)示C適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（十二）批復(fù)C適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。

（十三）議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代

表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

（十四）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問

題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第八條公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單

位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)

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文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和

印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)；涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公

文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，

緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急"電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”

“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文單位標(biāo)志。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文

件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文

時(shí)，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨(dú)用主辦單

位名稱。公司發(fā)文單位標(biāo)志為：**有限公司。

（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成c聯(lián)

合行文時(shí)，使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。公司文件發(fā)文字號(hào)由“公司”

代字“神州基投”、各部門代字、年號(hào)、序號(hào)組成。

（六）簽發(fā)人c上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（七）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

（A）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)

范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。除普發(fā)性文件外，公文一般只能有一

個(gè)主送單位。應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦文意圖及受文單位權(quán)限確定主送單位，不要

多頭主送和越級(jí)主送。對(duì)普發(fā)性文件的主送單位，應(yīng)分別根據(jù)不同情

況使用不同的稱呼C如“各部門”、“各土建施工單位”、“各監(jiān)理

單位”、“各監(jiān)理、施工單位”、“各房建監(jiān)理單位”、“各房建

施工單位”、“各房建監(jiān)理、施工單位”、“各機(jī)電施工單位”、

“各機(jī)電監(jiān)理單位”、“各機(jī)電監(jiān)理、施工單位”、“各檢測(cè)單位”

等等。

（九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。

（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（十二）成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印

章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可

以不加蓋印章。

（十四）附注c公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。

（十五）附件c公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（十六）抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的

其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

第九條公文的版式按照《黨政單位公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符

號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并

用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

第十一條公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用

紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作

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性。

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越

級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。

第十四條向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單

位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。

（二）部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司同

意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。

（三）下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本單位名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，

應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。

（四）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)

示事項(xiàng)。

（五）除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向

上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位報(bào)送

公文。

（六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一

個(gè)上級(jí)單位。

第十五條向下級(jí)單位（或下設(shè)機(jī)構(gòu)）行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同

時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。

（二）涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間協(xié)商一致方可

行文，未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，公司應(yīng)當(dāng)責(zé)令及

時(shí)糾正或者撤銷。

（三）向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位（機(jī)構(gòu)）行文，必要時(shí)抄送該下

級(jí)單位（機(jī)構(gòu)）的另一個(gè)上級(jí)單位。

第十六條公司部門之間原則上不互相行文，工作需要可以工作

便函形式解決。

第五章公文擬制

第十七條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十八條公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)

文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦

法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確,

文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門必須征求

相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。

（七）公司負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第十九條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由公司綜合辦公室進(jìn)行審核。

審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完

整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和

辦法是否切實(shí)可行C

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（三）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成

一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、

段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用

法是否規(guī)范。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

第二十條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說

明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門

修改后重新報(bào)送。

第二十一條公文原則上由公司相關(guān)工作負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重

要公文和上行文由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署

明確意見、姓名和完整日期。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

第六章公文辦理

第二十二條公文辦埋包括收文辦埋、發(fā)文辦埋和整埋歸檔。

第二十三條收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者

蓋章，并注明簽收時(shí)間。公司領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門收到的外單位主（抄）

送公司的公文應(yīng)在第一時(shí)間交公司綜合事務(wù)部進(jìn)行處理。

（二）登記。綜合公辦室對(duì)以各種形式收到的公文應(yīng)逐件登記。

登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、

頁(yè)數(shù)、來(lái)文日期、收文編號(hào)、辦理情況等逐項(xiàng)填寫清楚。對(duì)復(fù)印件、

傳真件、掃描件等也要加以備注。

（三）初審。綜合公辦室應(yīng)對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的

重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否

符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,

應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說明理由。

（四）擬辦

公司收到的公文，由公司綜合公辦室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)分工、

部門職責(zé)提出處置意見，分送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)部門辦理。擬辦人

應(yīng)認(rèn)真研讀文件，弄清來(lái)文的背景與意圖，必要時(shí)還應(yīng)查閱有關(guān)文件,

對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查研究，以便使擬辦的意見具有法律依據(jù)，切實(shí)可

行；擬辦意見應(yīng)簡(jiǎn)明、具體。

擬辦公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工和部門職責(zé)劃分，明確擬辦

意見。應(yīng)當(dāng)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或閱知的文件主要包括：

（1）國(guó)家及上級(jí)單位印發(fā)的重要文件；

（2）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項(xiàng)；

（3）無(wú)明確歸口管理部門，需要領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)；

（4）特別緊急的需要領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)；

（5）領(lǐng)導(dǎo)親自交辦的事項(xiàng)；

（6）其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示或閱知的事項(xiàng)。

除以上內(nèi)容外，屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的日常事務(wù)性工作，應(yīng)當(dāng)按

照部門職責(zé)分送有關(guān)部門辦理。

（五）承辦

公文承辦部門應(yīng)按時(shí)限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。涉及緊

急或重大事項(xiàng)的，應(yīng)另外通過其它方式迅速報(bào)告、請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)告有

關(guān)部門。對(duì)不屬于本部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)迅速退回綜合事務(wù)部,

并說明理由。

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（六）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱

知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、

延誤。

（七）催辦。綜合公辦室應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，

督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催力、。

（八）答復(fù)。承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文的辦理結(jié)果答復(fù)來(lái)文單位、

告知綜合公辦室和其他相關(guān)單位。

第二十四條發(fā)文辦理主要程序是：

（一）起草。公司發(fā)文由各職能部門杈據(jù)業(yè)務(wù)分工進(jìn)行起草。起

草文件應(yīng)符合文件撰擬有關(guān)要求。

（二）初審。公司發(fā)文由公司各職能部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核發(fā)文所

述事項(xiàng)情況是否屬實(shí)，文字表達(dá)與所辦理公文原意是否符合，觀點(diǎn)是

否明確，條理是否清楚，所提措施、辦法是否恰當(dāng)?shù)取?/p>

（三）核稿。綜合公辦室對(duì)公司所有發(fā)文進(jìn)行核稿。重點(diǎn)審核文

件是否符合行文規(guī)則、撰擬是否符合撰寫要求、文件內(nèi)容是否符合現(xiàn)

行的規(guī)章制度要求、文件要件是否齊全等。

（四）簽批。文件經(jīng)綜合公辦室核稿后由發(fā)文部門送公司領(lǐng)導(dǎo)簽

批。簽批時(shí)要重點(diǎn)審核行文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)、方針、政

策和有關(guān)規(guī)定，以及與公司意圖、決定是否一致等。同時(shí)，對(duì)于首簽

領(lǐng)導(dǎo)批示需要會(huì)簽的文件，由發(fā)文部門送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。

（五）排版、打印、編號(hào)、用印、登記。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)

放的文件，由發(fā)文部門送交綜合公辦室統(tǒng)一進(jìn)行排版、打印、編號(hào)、

用印、登記。

（六）分發(fā)。公司發(fā)文經(jīng)綜合公辦室統(tǒng)一進(jìn)行排版、打印、編號(hào)、

用印、登記后交發(fā)文部門分發(fā)。各部門發(fā)文應(yīng)寫發(fā)文記錄表，形成發(fā)

文記錄。對(duì)于通過信息化（傳真）系統(tǒng)發(fā)送的文件，應(yīng)制作相應(yīng)表單，

每半個(gè)月與相關(guān)單位核對(duì)發(fā)文是否收到，對(duì)于未收到的文件，應(yīng)及時(shí)

補(bǔ)發(fā)。

第二十五條涉密公文由公司指定專人保管，建立專門的收、發(fā)

文登記本，采取相應(yīng)保密措施，嚴(yán)格傳閱、借閱、回收、復(fù)印、掃描

等管理要求。

第二十六條對(duì)于公司制發(fā)的涉密公文，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密紀(jì)律，確

定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)

當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確

定密級(jí)的單位或者其上級(jí)單位決定。發(fā)放應(yīng)當(dāng)通過郵政機(jī)要通信等方

式進(jìn)行傳遞，確保傳遞過程不泄密。

第二十七條復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合涉密文

件管理有關(guān)規(guī)定并經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、

匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。匯編本的密級(jí)按照編

入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。復(fù)制件、匯編本文件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位戳記。

復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

第二十八條涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行

清退或者銷毀。

第二十九條需要?dú)w檔的公文：收文由綜合公辦室統(tǒng)一辦理，按

年度分類立卷在次年6月底前向檔案管理部門移交。發(fā)文（包括文件

原件、發(fā)文審批單、移交清單）由各職能部門按年度整理立卷后在次

年6月底前向檔案管理部門移交。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門

歸檔，相關(guān)部門保存復(fù)制件。公司負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的，在履

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行所兼職務(wù)過程中形成的公文，