EXCEL基本技巧和操作培訓講師:小一知計算器制圖器電子表格自動化你以為deExcel功能真實deExcel圖標與圖形宏與VBA數據處理報告自動化數據分析公式與函數······培訓目標Excel界面認識、快捷鍵掌握一些操作技巧常用函數目錄零一Excel基礎介紹零二快捷鍵de使用零四Excel常用函數零三Excel基本操作Excel基礎介紹工作簿(workbook)工作表(worksheet)工作薄de一部分,是顯示在工作簿窗口中de表格.用于保存數據信息de文件稱.在一個工作簿中,可以有多個不同類型de工作表,默認情況下包含三個工作表.編輯欄工作表標簽名稱框工作表列號行號當前單元格Excel頁面工作簿窗口一.自定義快速訪問工具欄:常用二.菜單欄:文件、開始、插入、頁面布局、公式、數據、審閱、視圖三.工具欄:在菜單欄de下方,由一系列de按鈕組成,可以比菜單欄更快捷de方式實現某些操作四.單元格:行和列de交叉,表格de最小單位五.狀態欄:在程序窗口de底部,可提供命令和操作進程de信息快捷鍵de使用Ctrl+C復制Ctrl+V粘貼Ctrl+X剪切Ctrl+H替換Ctrl+F搜索Ctrl+Home跳至開頭Ctrl+End跳至結尾Ctrl+Shift+L篩選第一部分Ctrl+Shift+↓向下選定Ctrl+N新建工作簿Ctrl+W關閉當前工作簿Alt+F四關閉所有工作簿Ctrl+“+”插入行或列Ctrl+“-”刪除行或列Ctrl+D填充F一二另存為第二部分Excel基本操作基本操作備份保存數據有效性刪除重復值加密凍結窗格跳行排序和篩選數據透視表分列打印相對引用和絕對引用條件格式選中單元格-開始-排序與篩選（最右邊倒數二個）組合排列順序和篩選對應數據一、排序和篩選選中單元格-插入-數據透視表-選擇報表相應組合排列順序和篩選對應數據二、數據透視表選中單元格-數據-分列-分隔符號-下一步-文本(或者數值)可讓單元格格式在文本和數值間相互切換三、分列選中單元格-頁面布局-打印標題行固定標題行,不在表體中插入標題,便于統計.四、打印選中單元格-按F四（快速添加$符號）相對引用:$A一,表示行變,列不變,A$一則相反絕對引用:$A$一,行列都不變引用可理解為固定de意思,此概念會運用到實際運算中五、相對引用和絕對引用選中單元格-開始-條件格式-突出顯示單元格規則-重復值快速查找重復項目六、條件格式選中單元格-文件-選項-保存-保存自動恢復信息時間間隔設置成一分鐘-當遇到excel突然關閉時-可在文件中打開自動恢復文件位置,

找到對應文件

C:\Users\Ren\AppData\Roaming\Microsoft\Excel給數據處理加個保險(此功能WORD和PPT都適用)七、備份保存選中單元格-數據-數據有效性-允許-序列-來源（輸入對應字段）指定單元格數據,減少重復輸入de工作量八、數據有效性選中單元格-數據-刪除重復值快速取唯一值九、刪除重復值文件-信息-保護工作簿-用密碼進行加密可提高數據安全性一零、加密選中單元格-視圖-凍結窗格-拆分窗格/首行/首列便于數據查看一一、凍結窗格選中單元格-鼠標移到該單元格de下框線-鼠標指針變成十字箭頭形狀后-雙擊數據快速跳至最下面de單元格,選擇左框線,則跳至最左,右邊同理.一二、跳行Excel常用函數IF(判斷條件,條件成立,條件不成立)IFERROR(判斷條件,條件不成立)SUM(單元格)連續用:間斷用快捷鍵:Alt+=SUMIF(條件單元格de范圍,條件,求和計算de單元格)取值函數匹配查找函數條件函數求和函數LEFT(單元格,左起截止de位數)RIGHT(單元格,左起截止de位數)MID(單元格,開始取數de位置,截止de位數)VLOOKUP(查找值,查找范圍,左起對應查找值在查找區域de列數,零）注意:此函數只能從做左往右查找EXCEL基礎應用培訓課程演講人:前言（Preface）

Excel是一個功能強大de電子表格軟件,是Office辦公自動化系列軟件de重要組成部分之一.Excel具有強大de數據計算與分析功能,可以把數據用各種統計圖de形式形象地表示出來,被廣泛應用于財務、金融、經濟、審計和統計等眾多領域.

熟練使用Excel,掌握Excelde功能,能大大de提高我們de工作效率.培訓內容Excel基礎認識及設置Excel常用函數篩選與排序數據透視表與圖表鏈接及超級鏈接Excel基礎認識及設置Excel認識及基礎設置Part一Part二Part三Part四Excel主窗口界面Excel基本要素Excel簡化操作Excel常用快捷鍵Excel認識及基礎設置目錄Part一Part二Part三Part四Excel主窗口界面Excel基本要素Excel簡化操作Excel常用快捷鍵標題欄菜單欄工具欄名稱框編輯框工作表區工作表標簽區域狀態欄滾動條區域滾動條區域Excel基本要素要素解釋工作簿book存儲并處理數據de文件,可包含多個工作表,系統默認為三個工作表sheet由行和列組成de表格,用來存儲和處理數據de基礎行row行標為數字,每一工作表最多有六五,五三六行列column列標為字母,每一個工作表最多有二五六列單元格cellexcel基本要素,列標行標表示,如:A八、CD二六,每一個工作表最多有一,六七七,二一六個單元格備注:二零零七版本中最多有一,零四八,五七六行、一六,三八四列Excel簡化操作提高效率善用右鍵操作自定義工具欄選項設置良好習慣Excel使用應具備de良好習慣一、同一對象請使用同一名稱,而不要使用簡寫、別稱,以便使用函數查找、引用,如果你使用過vlookup等函數你就可體會到這個習慣de必要性.同理,不同部門間對同一對象亦應統一名稱或編碼,便于數據de傳遞、引用.二、排版時不要在字符串內、前后插入空格,盡量使用對齊功能來排版,以便使用函數查找、引用.Excel使用應具備de良好習慣三、在要使用公式de單元格,盡量不使用合并單元格功能（可用跨列對齊來居中）以便填充公式、排序、篩選.四、排版時使用頂端標題行、標題列功能、而不要笨拙、野蠻地強制性插入標題行、標題列.五、數字及文本de對齊方式請使用Excel默認de格式,即數字靠右對齊,文本靠左對齊.數字使用千位分隔符.頂端標題行設置窗口Excel使用應具備de良好習慣六、學會使用拆分窗口功能,免除為看到標題行而大量滾屏,以提高工作效率.七、工作簿內工作表較多時,使用工作表標簽de快捷菜單,快速選取工作表.通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕,顯示快捷菜單.八、經常使用快捷鍵,提高工作效率.九、在同一工作簿de不同工作表de相同單元格輸入相同de數據或設置相同de格式,請使用組合工作表功能,以提高效率.字符顯示格式范例文本數字時間文本格式

九,八六四,八八二.六六二零零八-七-一二零零九年八月八日九九.三三%二零零八-七-二四九:二九:四四零一一二八零零零二三四七七八六五五二一:二二:零八EXCEL一九九八.二二Jul-二二

一/二Excel使用應具備de良好習慣十、在要進行乘除等運算時,要養成在公式de最外層使用round函數de習慣,以免出現四舍五入de誤差.十一、在計算結果可能出現#DIV/零!、#VALUE!、#N/A等錯誤,而其它單元格又需對此單元格進行運算時,要養成使用if和ISERROR函數消除錯誤值de習慣.十二、要對工作表進行臨時性排序時,養成添加序號列de習慣,以便恢復原來de順序.十三、養成使用狀態欄進行臨時性de求和、計數、求平均值de習慣.工作簿選項設置統一工作表de外觀、格式,減少重復調整操作目de操作【工具】→〖選項〗自定義工具欄位置:工具欄操作:【工具】→〖自定義〗:分為工具欄、命令、選項三個選項卡.在“命令”選項卡可以將你要經常用到de一些命令拖到工具欄上,以方便操作,不要時將其拖回去即可.善用鼠標右鍵單元格行工作表常用快捷鍵提高效率目de移動光標編輯工作表填充工作表其他快捷鍵移動光標Ctrl+光標鍵移動到工作表邊緣；Ctrl+Home回到A一；Ctrl+End去到本工作表de最尾端；Ctrl+PageUp(Down)在同一工作簿中向前、向后切換工作表；Shift+Enter在選定區域內從下往上或從右往左移動,即與Enterde移動方向相反；Shift+Tab在選定區域內從右至左由下至上移動,即與Tabde移動方向相反.編輯工作表(一)快捷鍵用法解釋Ctrl+A全部選定Ctrl+空格鍵選定整列注:如果與輸入法切換de快捷鍵相沖突時,輸入法切換優先Shift+空格鍵選定整行注:此快捷鍵與全角半角切換de快捷鍵相沖突時,輸入法切換優先Ctrl+C復制Ctrl+X剪切Ctrl+V粘貼Ctrl+Alt+V選擇性粘貼Ctrl+Shift+"（雙引號）將活動單元格上方單元格中de數值復制到當前單元格或編輯欄編輯工作表(二)快捷鍵用法解釋Ctrl+'（撇號）:將活動單元格上方單元格中de公式復制到當前單元格或編輯欄Ctrl+B單元格內文字加粗Ctrl+三單元格內文字變成斜體Ctrl+四單元格內文字加下劃線Ctrl+Z回到前一步Alt+Tab切換窗口功能鍵F四、Alt+Enter重復上一步操作功能鍵F二或Ctrl+~在顯示公式和計算結果之間切換,若單元格內為文字,按F二直接在文字de最后端顯示光標,可直接進行修改編輯工作表(三)快捷鍵用法解釋Ctrl+九隱藏選中單元格所在行（取消隱藏用Ctrl+Shift+九）.Ctrl+零隱藏選中單元格所在列（取消隱藏用Ctrl+Shift+零）.Ctrl+F九最小化工作簿窗口.Ctrl+F一零最大化或還原選定de工作簿窗口.PrtScr將屏幕圖片復制到剪貼板中.Alt+PrtScr將當前窗口de圖片復制到剪貼板中.Alt+Enter編輯單元格時換行輸入.填充工作表快捷鍵用法解釋Ctrl+Enter在多個單元格輸入同一內容,即先選中所需填寫de單元格,輸入數據,最后用Ctrl+Enter即可.（不受單元格相鄰與否de限制）Ctrl+D\R向下\右填充.(相鄰單元格之間)雙擊填充柄復制公式到整列（至文件尾）,即選中有公式de單元格,待右下角出現黑色填充柄時,雙擊即可.Shift+F一一(Alt+Shift+F一)快速插入新工作表.右鍵單擊工作薄左下角de工作表滾動軸(sheettabs)在快捷菜單中選擇目標工作表.快速選擇de工作表Alt+=(等號)用SUM函數插入“自動求和”公式.Ctrl+;（分號）輸入當前日期.Ctrl+Shift+:（冒號）輸入當前時間.其他快捷鍵Excelde幫助系統中有大量常用de快捷鍵de示例說明,在實際應用中,可以點擊【幫助】菜單選項在彈出de對話框中輸入‘快捷鍵’來搜素相關幫助信息.Excel常用函數函數de基本格式必須以「=」開頭,加上括號和自變量自變量可以是:范圍、地址、數值、函數、范圍名稱、文字、邏輯值=SUM(c二:h一零,k五,一零零,average(m三:m六))

以SUM為例,自變量最多可達三零個有自變量de函數=SUM(c二:h一零)沒有自變量de函數=NOW()、=TODAY()函數理解函數de作用:將指定de數據按照一定de規則轉化為需要de結果輸入函數de方法直接在單元格中輸入完整de函數內容=sum(c二:h一零)先輸入指令和左括號再拖曳范圍=sum(點選「插入/函數」,使用插入函數對話窗口常用函數語法及應用實例數學函數邏輯判斷函數取值函數Vlookup/Hlookup函數時間函數轉換函數數學函數加總:=SUM(D三:D六)相乘:PRODUCT(五,四)=二零取整數=INT(一二三.五七九)=一二三指定小數位數=ROUND(一二三.五七九,二)=一二三.五八無條件舍位=ROUNDDOWN(一二三.五七九,二)=一二三.五七無條件進位=ROUNDUP(一二三.五七二,二)=一二三.五八距陣相乘:=SUMPRODUCT(B六:E六,A三:D三)求余數:=MOD(九,二)=一求商:=QUOTIENT(八,三)=二倍數進位:=CEILING(一七.三,零.五)=一七.五=TRUNC(一七.三,零.五)=一七SUMIF求和函數語法格式:SUMIF(比對de范圍,條件,要加總de范圍)示例:=SUMIF(D二:D一零,”>=一零零零零零零”)=SUMIF(資產類別,D五,期初金額)邏輯判斷函數IF=IF(條件,條件成立使用此值,不成立使用此值)=IF(D二>=九零,”優”,””)=IF(成績>=九零,”優”,IF(考績>=八零,”甲”,IF(成績>=七零,”乙”,IF(成績>=六零,”丙”,”丁”))))=IF(數量>一零零零零零零,金額*零.零五,零)IF語句最多只能嵌套七層IF組合語句應用=IF(AND(B七>=九零,C七>=九零,D七>=九零),“優秀","")=IF(OR(B七<六零,C七<六零,D七<六零),"加油","")=IF(NOT(E七>九零),一,二)返回TRUE或FALSE數值類型判斷函數ISIS相關函數(共有一一個),返回TRUE或FALSEISNA()ISTEXT()ISBLANK()ISERROR()取值函數之字符串字符串比較=EXACT(“北京”,“北京")=FALSE刪除字符串右邊空格=TRIM(“北京“)=“北京”套用指定格式并轉換成文字=TEXT(一二三四五六七八九,“$#,##零元整”)

=$一二三,四五六,七八九元整重復字符串=REPT("▲",ROUND(D三*一零零,零))Right、left、mid函數取值函數之小數取整函數=INT(一二三.五七九)=一二三=TRUNC(一二三.五七九)=一二三指定小數位數=ROUND(一二三.五七九,二)=一二三.五八=ROUNDDOWN(一二三.五七九,二)=一二三.五七=ROUNDUP(一二三.五七二,二)=一二三.五八倍數進位函數=CEILING(一五.六,零.五)=一六=FLOOR(一五.六,零.五)=一五.五Vlookup/Hlookup函數功能:Vlookup用于在表格或數值數組de首行查找指定de數值,并由此返回表格或數組當前列中指定行處de數值Hlookup用于在表格或數值數組de首列查找指定de數值,并由此返回表格或數組當前行中指定列處de數值當比較值位于數據表de首行,并且要查找下面給定行中de數據時,請使用Hlookup當比較值位于數據表de最左列,并且要查找右面給定列中de數據時,請使用Vlookup使用方法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup))=VLOOKUP(A二,對照表,二,FALSE或true)使用true時,對照表中de資料必須由小到大排序HLOOKUP()只是資料排列de方向不同LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)=LOOKUP(A二,B二:B一零,C二:C一零)對照表中de資料必須由小到大排序時間函數(一)Excelde日期范圍:一九零零/一/一-九九九九/一二/三一NOW()=二零零六/一/二零一五:一八返回當前日期和時間TODAY()=二零零六/一/二零返回當前日期DATEVALUE(日期)將字符串轉換成天數=DATEVALUE("二零零五/一二/三一")=三八七一七=DATEVALUE(“二零零八/七/一”)-TODAY()=九二一=“從今天到二零零八/七/一共經過"&DATEVALUE("二零零八/七/一")-TODAY()&"天”時間函數(二)DAY(TODAY())=二七第幾天MONTH(TODAY())=一二第幾個月YEAR(TODAY())=二零零五第幾年WORKDAY(開始日期,經過天數,[假日])計算二指定日期之間de工作天(可扣除特別假)NETWORKDAYS(開始日期,結束日期,[假日])計算二指定日期之間de可工作天數=NETWORKDAYS("二零零五/一二/二五","二零零六/一/二五")=NETWORKDAYS(D一,D二)時間函數(三)DATEDIF()生日、年資計算(計算到今天)=DATEDIF(D三,TODAY(),"y")=一七(D三=一九八八/七/一六)=DATEDIF(D三,TODAY(),“ym")=五=DATEDIF(D三,TODAY(),“md")=一一=DATEDIF(D三,TODAY(),“m”)=二零九個月=DATEDIF(D三,TODAY(),“d”)=六三七三天半年之后de票期(配合TEXT()取得中文日期格式)=“半年后到期日為:

”&TEXT(TODAY()+一八零,”ee年mm月dd日”)=TEXT(D一六,"yyyy年mm月dd日“)轉換函數LOWER:所有大寫轉換為小寫；語法:lower（text）UPPER:所有小寫轉換為大寫；語法:upper（text）PROPER:首字母及任何非字母后de首字段轉換大寫,其他字母轉換為小寫語法:proper（text）VALUE:將一個代表數值de文本字符串轉換成數值語法:value（text）TEXT:將任意類型de字符串轉換成文本語法:text（text）篩選與排序篩選操作詳解利用“數據”菜單中de“篩選”命令可對清單中指定de數據進行查找和完成其他工作.在“篩選”命令子菜單中,Excel同時提供了“自動篩選”和“高級篩選”兩種命令來篩選用戶de數據.“自動篩選”可滿足大部分需求,但當需要更復雜de條件來篩選清單時,則可用“高級篩選器”.在取消了“自動篩選”命令后,則會顯示所有de數據.排序操作詳解以當前數據清單中de一個或幾個變量為關鍵字,對整個數據清單進行排序.排序方式:升序、降序數字型變量按數值大小；字符型變量按ASCII碼大小；日期型變量按日期先后；中文字按拼音或筆畫.單個關鍵字排序一、用鼠標單擊一個排序關鍵字；二、單擊常用工具欄中de升序（A--Z）按紐或降序（Z--A）按紐.那么整個數據清單就按指定關鍵字進行排序多個關鍵字排序一、選定數據清單中de任意單元格為當前單元格；二、單擊菜單中de“數據排序”命令,彈出排序對話框；三、在“排序”對話框中指定關鍵字:主要、次要、第三,選擇排序方式,最后按“確定”按紐.數據透視表與圖表數據透視表概念

數據透視表是“數據”菜單中“數據透視表與數據透視圖”de一部分,“數據透視表與數據透視圖”有機de綜合了數據排序、篩選、分類匯總等數據分析de優點,可方便地調整分類匯總de方式,靈活地以多種不同方式展示數據de特征.如計算平均數、標準差,建立列聯表、計算百分比、建立新de數據子集、繪制統計圖形等均可利用這一工具完成.因此,該工具是最常用、功能最全deEXCEL數據分析工具之一.創建數據透視表步驟:

一、在數據工作表選定任意單元格,單擊菜單中de“數據數據透視表與數據透視圖”,彈出“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之一”對話框；

二、單擊“下一步”按紐框,彈出“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之二”對話框；

三、確定EXCEL已正確識別數據de單元格區域（一般自動識別）,如沒有自動識別,則用鼠標進行選取,然后單擊“下一步”按紐,彈出“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之三”對話框

四、單擊完成鍵,EXCEL創建了一張新de工作表.“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之一”對話框“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之二”對話框“數據透視表與數據透視圖向導三步驟之三”對話框數據透視表雛形頁字段數據字段行字段列字段分類變量,該變量de分組類別排在一行