Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業高效辦公應用匯報人:一夏如何提高日常數據處理效率?樹立一種正確高效使用Excel的基本理念和思路掌握實用的Excel技能和技巧靈活使用常用的函數了解和掌握一些實用的工具熟練使用數據透視表

感謝您下載模板網提供的PPT模板.請勿復制、傳播、銷售,否則將承擔法律責任!課程目錄前言高效數據處理日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用高效數據分析工具及應用前言零一前言（Excel的使用習慣）你設計表格是否很隨意?想怎么弄就怎么弄?你是不是輸入數據也很隨意,而不考慮Excel對數據格式的要求?你是不是特別喜歡設計多行表頭,還有大量合并單元格?你是不是特別喜歡在表格里插入很多合計行和空行?你是不是特別喜歡把所有的數據（包括計算結果）都保存在一個工作表,結果表格有非常多的列?你是不是只會簡單的加減乘除,而不會使用函數進行匯總計算?你是不是只會使用簡單的直接單元格鏈接,而不會使用函數引用數據?你是不是不注意保護工作表的計算公式?你是不是總在使用笨辦法來處理數據?前言（Excel的標準化和規范化）樹立一種正確使用Excel的理念科學規范的表格結構科學規范的數據結構正確區分和處理兩類Excel表格基礎表報告表正確處理三種Excel數據文本（純文本和數字型文本）日期和時間數字（純數字和文本型數字）高效數據處理零二第一部分高效數據處理技能一:快速處理非法日期技能二:非法數字與純數字之間的相互轉換技能三:快速填充數據（定位填充法的應用）技能四:刪除數據中眼睛看不見的特殊字符技能五:自定義排序與高級篩選的靈活運用技能六:數據的快速分列技能七:設計標準的表格模板,數據有效性應用技能八:保護工作表指定區域,以免別人破壞或修改技能一:快速處理非法日期很多人對日期數據的輸入是很隨意的,有時侯輸入的“日期”并不是真正的日期.例如:“二零一四零八一七”、“二零一四.零八.一七”注:日期在Excel中是作為數值儲存在單元格中的,永遠是正整數.正確的日期格式:年月日三個數字之間用減號（-）或者斜杠（/）隔開的.案例零一:非法日期的快速轉換技能二:非法數字與純數字之間的相互轉換在單元格輸入文本型數字的方法有兩種:方法一:應先輸入單引號“‘”,再輸入數字；方法二:先將單元格設置為文本,然后正常輸入數字.文本型數字轉換為純數字利用智能標記使用分列工具選擇性粘貼純數字轉換為文本型數字使用Text()函數使用分列工具案例零二:非法數字與純數字的相互轉換技能三:快速填充數據

數據區域內如果有空白單元格,在使用數據透視表做數據分析時就會造成一些數據的分析困難,甚至會影響到數據分析的準確性.定位填充法步驟:一、選擇整個數據區域二、使用F五健,把數據區域內的所有空單元格都選中三、在活動單元格中輸入公式,“=活動單元格上一個單元格的地址”四、按[Ctrl+Enter]組合鍵案例零三:快速填充數據技能四:刪除數據中看不見的特殊字符

從數據庫導入的數據往往會含有一些眼睛看不見的特殊字符,為了能正確的處理分析,必須把這些特殊字符刪除.步驟:一）復制單元格中看不見的字符二）打開查找和替換對話框,將特殊字符粘貼進“查找內容”輸入框中,“替換為”輸入框中不輸入任何字符,單擊“全部替換”按鈕.案例零四刪除數據中看不見的特殊字符技能五:自定義排序與高級篩選的靈活運用排序如何按照規定的格式進行排序?排序的妙用:制作工資條注意事項（有公式時要小心）案例零五自定義排序與高級篩選應用篩選如何篩選不重復數據?如何進行多條件下的高級篩選?案例零五自定義排序與高級篩選應用技能六:數據的快速分列數據分列是在實際工作中經常遇到的問題.基本方法方法一:使用“分列”工具根據分融符號進行數據分列根據數據寬度進行數據分列方法二:利用函數案例零六數據的快速分列技能七:設計標準的表格模板使用數據有效性規范控制數據的輸入.數據有效性的應用:案例零七設計標準規范的管理表單技能八:保護工作表指定區域工作表中的有些地方有時是需要保護或設置修改權限的,例如:做好的計算公式等.步聚Step一:先解除整個工作表或者指定區域的鎖定Step二:選擇要保護的公式單元格,鎖定或隱藏Step三:保護工作表案例零八保護工作表日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用零三第二部分日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用技能九:日期的計算（日期函數的綜合應用）技能一零:從數據字符中提取需要的數據（文本函數綜合應用）技能一一:日常數據的邏輯判斷處理技能一二:日常數據的高效求和與匯總技能一三:日常數據的高效查詢技能九:日期計算（日期函數的綜合應用）三個重要的日期函數TODAY計算當天日期

用法:=TODAY()EDATE計算到期日用法:=EDATE(開始日期,總月數)DATEDIF計算兩個日期之間的期限

用法:=DATEDIF(開始日期,截止日期,計算類型)計算類型:"Y"時間段中的整年數;"M"時間段中的整月數.問題:已知合同簽訂日和期限,如何計算合同到期日?已知付款期限,截止日為下月五日,如何計算付款日?已知生日,如何計算年齡?案列零九常用日期函數的應用技能一零:從數據字符中提取需要的數據幾個注意事項:輸入文字應該注意的幾個問題正確區別文本型數字和純數字將不能計算的數字快速修改為可以計算的純數字常用的幾個文本函數LEN()計算字符串的長度LENB()計算字符串中字節的長度LEFT()從左往右取數RIGHT()從右往左取數MID()從指定位置取數

案例一零文本函數的綜合應用技能一一:日常數據的邏輯判斷處理數據的處理和分析,離不開邏輯判斷.常用的邏輯判斷函數IF,簡單的判斷函數=IF(判斷表達式,條件成立的結果,條件不成立的結果)嵌套IF,注意邏輯關系和正確的輸入方法

案例一一數據的邏輯判斷處理技能一二:日常數據的高效求和與匯總常用的分類匯總函數SUM:簡單的無條件求和函數SUMIF:單條件求和函數=SUMIF(條件判斷區域,條件值,實際求和區域)SUMIF函數兩種用法:一.精確匹配匯總二.模糊匹配匯總注:sumif函數模糊匹配匯總,使用通配符合連接符通配符*連接符&

案例一二數據的高效求和匯總技能一三:日常數據的高效查詢查找數據:

從表格中把滿足條件的數據查找出來

常用函數:VLOOKUP=VLOOKUP(查找依據,查找區域,取數的列位置,查找模式)

注意事項列結構表格單條件查詢從左往右查找不允許有重復不區分大小寫

案例一三日常數據的高效查詢高效數據分析工具及應用零四第三部分高效數據分析工具及應用技能一四:條件格式的實際應用技能一五:數據透視表的快速創建與布局技能一六:數據報表的多角度統計分析技能一七:數據報表的占比分析技能一八:數據報表中日期、地區、年齡、工資的組合統計分析應用技能一九:數據透視表中新分析指標的添加技能二零:相同結構工作表的快速匯總（多表快速匯總）技能二一:快速核對數據（不同工作表數據的快速核銷）技能一四:條件格式的實際應用條件格式根據指定的條件,來設置單元格格式應用:跟蹤數據變化合同提前提醒庫存預警美化表格注意事項:正確設置公式正確設置單元格引用方式

案例一四條件格式的實際應用

技能一五:數據透視表的快速創建與布局創建數據透視表利用數據透視表向導按照向導步驟進行操作缺點:無法實現數據源的動態更新,除非使用動態數據區域名稱利用導入數據工具制作數據透視表利用Excel的導入數據工具制作優點:這種數據透視表是一種動態的數據透視表,如果工作表的數據的增加或減少了,數據透視表的數據源也隨之發生改變

案例一五數據透視表創建與布局技能一六:數據報表的多角度統計分析

案例一六數據報表的多角度統計分析源始數據多角度分析報表技能一七:數據報表的占比分析設置字段顯示方式:對數據進行深層分析

案例一七數據報表的占比分析技能一八:數據報表組合統計分析應用組合字段:挖掘深層次分析指標按日期（年、季度、月）分組查看按地區分組查看數字組合（職工年齡、工資）

組合應注意的事項頁字段不能進行組合字段內有空白項不能進行組合有非法日期時不能對日期進行組合某個字段內有不同類型數據時不能組合案例一八數據的組合應用技能一九:數據透視表中新分析指標的添加添加自定義計算字段通過自定義計算字段,可以為報表設計新的考察分析指標,對數據進行多角度和深層次的分析.

案例一九數據透視表中新分析指標的添加源始數據新增指標后的分析報表技能二零:相同結構工作表的快速匯總使用合并計算工具快速匯總多個報表每個工作表的結構完全相同行、列也一樣多行順序和列順序一模一樣案例二零相同結構工作表的快速匯總技能二一:快速核對數據如何快速核對兩個表格的差異?實用技能:利用查找函數利用數據透視表多重合并計算區域

案例二一快速核對兩個表的數據你好,Excel!匯報人:一夏Excel的功能序言一.

創造表格

Createansheet二.數據共享

Sharethedata三.

娛樂生活

Entertainment

感謝您下載模板網提供的PPT模板.請勿復制、傳播、銷售,否則將承擔法律責任!內容大綱零一零三零二日常操作常用函數推薦Excel服務器功能介紹日常操作PART一Copy、Paste、Cutclip復制、粘貼、剪切根據目的不同,可以對數據進行剪切、復制、粘貼、選擇性粘貼.對于選擇性粘貼,可以對目標區域數據進行加減乘除的轉換,還可以實現目標區域數據進行轉置DataValidation數據有效性通過設置實現固定標題靈活選擇,演示如下,操作見演示:Conditionalformatting條件格式通過設置實現固定標題靈活選擇,演示如下,操作見演示:Aggregatedata分類匯總實現對同類別數據進行匯總,根據數據標題不同和匯總方式的不同進行匯總；分類匯總后點擊表頭左上方一、二、三可以對總會總數進行展開和折疊；注意對數據分類匯總時要將同類別數據進行排序,否則會在不同的行或列出現；具體見截圖和實例演示:AutoFilter自動篩選自動篩選:根據自定義條件進行篩選,或者直接輸入條件篩選；AdvanceFilter高級篩選高級篩選:通過兩個或者以上的條件實現篩選.“列表區域（L）”為需要高級篩選的數據,“條件區域（C）”為篩選條件,“復制到（T）”為篩選結果顯示的區域Pivottable數據透視表/圖數據透視表:根據明細數據字段屬性求匯總值、最大值、最小值、方差、百分比等功能；一、在“插入”菜單欄找到數據透視表和數據透視圖（P）:Pivottable數據透視表/圖二、選擇要數據透視的區域,然后下一步,注意透視表原數據表頭不能有空格和合并單元格,如圖:三、此時你可以選擇在當前工作表和新建工作表建立數據透視表,然后點擊“布局（L）”,將表格屬性拖入列或航中,將需要加工的數據拖入數據區域,請看演示:Pivottable數據透視表/圖Pivottable數據透視表/圖四、雙擊已拖入數據區域的項目,可以選擇要匯總的方式以及值顯示方式,如下圖:Hyperlink超鏈接“插入”菜單欄中找到“超鏈接”,點擊彈出插入超鏈接框其他文件選擇“原有文件或網頁（X）”,本文檔選擇“本文檔中的位置（A）”選擇對應文件名,然后確認InsertObject插入對象“插入”菜單欄中找到“對象”,點擊彈出插入對象框其他文件選擇“由文件創建”,本文創建選擇“新建”Search、substituted查找、替換打開對應工作表,按Ctrl+F為尋找,將依次查找輸入符合條件的結果,但不能查到保留公式計算結果的數值打開對應工作表,按Ctrl+F為替換,將查找的內容替換為要替換的內容,還可以根據選項進行設置,也可以替換公式.FreezePane凍結窗口凍結窗口:當需要顯示表頭或者列標題時就需要在合適的位置凍結窗口；常用函數PART二Generalintroduction總體介紹函數的定義:Excel中所提的函數其實是一些預定義的公式,他們使用一些稱為參數的特定數值按特定的順序或者結果進行計算.用戶可以直接用他們對某個區域內的數值進行一系列運算.下圖為函數結構:Generalintroduction總體介紹公式選項表:幫助創建或編輯公式的工具,還可提供有關函數及其參數的信息.單擊編輯欄中“編輯公式”按鈕,就會在編輯欄下面出現公式選項板:Generalintroduction總體介紹函數的種類:Excel函數一共有一一類,分別是數據庫函數、日期與時間函數、工程函數、財務函數、信息函數、邏輯函數、查詢和引用函數、數學和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數.下面從工作應用的角度為大家介紹一些函數的使用方法:求和函數SUM函數是Excel中使用最多的函數,利用他進行求和運算可以忽略存在文本、空格等數據的單元格,語法簡單、使用方便區域求和:常用于對一張工作表所有數據求總計.此時你可以讓單元格指針停留在存在結果的單元格,然后在Excel編輯欄輸入公式“=SUM()”用鼠標在括號中間單擊,最后拖過需要求和的所有單元格（不連續單元格可按住Ctrl鍵逐個選中）注意:SUM函數中的參數,即被求和的單元格和單元格區域不能超過三零個求和函數SUMIF函數:可對滿足某一條件的單元格區域求和,該條件可以是數值、文本或表達式.語法:SUMIF(range,criteria,[sum_range])其中,range必須項,表示條件范圍criteria必須項,表示條件sum_range可選項,表示求和范圍四舍五入Round函數:返回某個數字按指定位數舍入后的數字,格式ROUND(number,num_digits),number就是將要進行四舍五入的數字；num_digits則是希望的得到數字的小數點后的位數.INT函數:返回實數舍入后的整數值.因此,用INT函數進行四舍五入還是需要一些技巧的,也就是要加上零.五,才能達到去整的目的.INT(number),number就是將要進行去整的數字.ROMAN工作表函數將阿拉伯數字轉換為文本形式的羅馬數字；ROUNDDOWN工作表函數靠近零值,向下（絕對值減小的方向）舍入數字ROUNDUP工作表函數遠離零值,向上（絕對值增大的方向）舍入數字SQRT工作表函數返回正平方根邏輯函數用來判斷真假值,或則進行符合檢驗的Excel函數,我們成為邏輯函數.在Excel中提供了六種邏輯函數.即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數.AND所有參數的邏輯值為真時返回TRUE,邏輯值為假時返回FALSE.語法為AND(logical一,logical二,…),其中logical一,logical二表示待檢測的一到三零個條件值,各條件值可能為TRUE,可能是FALSE,參數必須是邏輯值.邏輯函數普通條件判斷,如下圖:邏輯函數多層嵌套,如下圖:條件求解COUNTIF,根據條件計數值,可以計算單元格區域中某個文本串或數字出現的次數,如要求計算出大于七零分的門數,或者要求找出是否有重復記錄,如下圖:文本函數LOWER:將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母；UPPER:將文本轉成大寫形式；PROPER:將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉換成大寫,將其余的字母轉換成小寫；這三種函數的基本語法形式均為函數名（text）,將“pLeaseComEHere”,舉例如下:LOWER(pLeaseComEHere)=pleasecomehereUPPER(pLeaseComEHere)=PLEASECOMEHEREPROPER(pLeaseComEHere)=PleaseComeHere日期與時間函數取出當前系統時間/日期信息的函數主要有NOW、TODAY;如果需要單獨的年份、月份、日數或小時的數據時,可以使用HOUR/DAY/MONTH/YEAR函數直接從日期/時間中取出需要的數據；DATEDIF:計算兩個日期之間的天數、月數或年數,語法形式為:DATEDIF(start_date,end_data,unit),start_data為結束日期,可以是日期格式（二零一六-五-一五）或者文本格式（二零一六/五/一五）;end_date為結束日期,格式同start_date;Unit為所需信息所返回的類型查找函數LOOKUP用于返回向量（單行區域或單列區域）或者數組中的數字,函數LOOKUP有兩種語法形式:向量和數組（僅介紹向量形式）向量形式:函數LOOKUP的向量形式是在單行區域或單列區域（向量）中查找數值,然后返回第二個單行（列）區域中相同位置的數值.語法:LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector_)Lookup_value為函數LOOKUP在第一個向量中所要尋找的數值,可以為數字、文本、邏輯值或包含數字的名稱或引用.Lookup_vector為只包含一行（列）的區域,可以喂文本、數字或邏輯值需要注意的是Lookup_vector的數值必須按升序排序,否則沒辦法返回正確結果.Result_vector只包含一行或則一列的區域,其大小必須與lookup_vector相同.如果函數LOOKUP找不到lookup_value,則查找lookup_vector