大唐公司鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強大唐公司鑰匙的管理，確保公司財產安全，規范鑰匙的使用、保管和交接流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大唐公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、臨時工及外來訪客等涉及使用公司鑰匙的相關人員。（三）定義1.公司鑰匙：指大唐公司辦公區域、生產區域、倉庫、機房、車輛等各類場所及設施所配備的鑰匙，包括但不限于門鎖鑰匙、設備鑰匙、工具柜鑰匙等。2.備用鑰匙：為防止因鑰匙丟失、損壞或其他原因導致無法正常使用而額外留存的鑰匙。二、鑰匙的分類及管理職責（一）分類1.辦公區域鑰匙：包括辦公室、會議室、檔案室、公共區域等門鎖鑰匙。2.生產區域鑰匙：涵蓋生產車間、設備操作間、動力房等場所的門鎖及設備鑰匙。3.倉庫鑰匙：各類原材料庫、成品庫、工具庫等倉庫的門鎖鑰匙。4.機房鑰匙：計算機機房、配電室、網絡機房等重要機房的門鎖及相關設備鑰匙。5.車輛鑰匙：公司所有車輛的啟動及車門鑰匙。（二）管理職責1.行政部門負責制定和完善公司鑰匙管理制度，并監督執行。統一管理公司各類鑰匙的臺賬，記錄鑰匙的領取、使用、歸還等情況。定期對公司鑰匙進行盤點，確保賬實相符。負責備用鑰匙的保管，并根據實際情況進行發放。2.使用部門負責本部門所使用鑰匙的日常管理，指定專人負責鑰匙的領取、保管和歸還。對本部門員工進行鑰匙使用和保管的培訓，確保員工了解并遵守相關規定。如發現鑰匙丟失、損壞或其他異常情況，應及時報告行政部門。3.員工個人負責妥善保管所領取的公司鑰匙，不得隨意轉借他人。如因工作調動、離職等原因，應及時將鑰匙歸還至所在部門或行政部門。在使用鑰匙過程中，如發現鑰匙存在問題，應及時向部門負責人或行政部門報告。三、鑰匙的領取與發放（一）新員工入職1.新員工入職時，由行政部門負責發放辦公區域鑰匙。2.如需領取其他區域鑰匙（如生產區域、倉庫等），由所在部門負責人根據工作需要填寫《鑰匙領取申請表》，經部門負責人簽字、行政部門審核后，到行政部門領取。（二）崗位調動員工因崗位調動需要領取新的鑰匙時，由調入部門負責人填寫《鑰匙領取申請表》，經部門負責人簽字、行政部門審核后，到行政部門領取。原部門負責人負責收回其原崗位所使用的鑰匙，并交回行政部門。（三）臨時借用1.因工作需要臨時借用鑰匙的，由借用人員填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用時間等信息，經所在部門負責人簽字后，到行政部門辦理借用手續。2.行政部門應在《鑰匙借用申請表》上記錄借用情況，并告知借用人員按時歸還。（四）發放流程1.申請人填寫相應的申請表，詳細注明所需鑰匙的類型、數量及用途。2.申請表依次經所在部門負責人審批，確保申請的合理性和必要性。3.行政部門對申請表進行審核，核對信息無誤后，根據庫存情況進行發放。4.發放鑰匙時，行政部門與申請人共同核對鑰匙數量和類型，并在《鑰匙發放登記表》上簽字確認。四、鑰匙的使用與保管（一）使用規范1.員工應按照規定的用途使用鑰匙，不得擅自將鑰匙用于其他非工作目的。2.在開啟或關閉門、設備等時，應正確使用鑰匙，避免因操作不當導致鑰匙損壞或設備故障。3.如發現鑰匙無法正常使用，應及時報告所在部門負責人或行政部門，不得自行拆卸、修理或丟棄鑰匙。（二）保管要求1.員工領取鑰匙后，應妥善保管，隨身攜帶或放置在安全可靠的地方，防止鑰匙丟失、被盜或損壞。2.不得將鑰匙隨意放置在辦公桌上、公共場所或易被他人獲取的地方。3.嚴禁將公司鑰匙私自復制或交給無關人員使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況（如火災、盜竊等）需要強行開門或使用設備時，應在確保安全的前提下，及時報告相關部門，并做好記錄。事后，應及時通知行政部門對損壞的門鎖或設備進行維修或更換。2.如鑰匙丟失，使用人員應立即向所在部門負責人報告，并協助行政部門進行查找。如確實無法找回，應填寫《鑰匙掛失申請表》，注明丟失鑰匙的類型、數量及可能丟失的地點等信息，經部門負責人簽字、行政部門審核后，辦理掛失手續。同時，應采取必要的防范措施，如更換門鎖、加強安全防范等，以防止公司財產遭受損失。五、鑰匙的歸還與交接（一）正常離職員工離職時，所在部門負責人應負責收回其使用的所有公司鑰匙，并在離職手續辦理完畢后，交回行政部門。行政部門在收到鑰匙后，應在《鑰匙歸還登記表》上簽字確認，并注明歸還日期。（二）工作調動員工因工作調動離開原部門時，原部門負責人應收回其原崗位所使用的鑰匙，并交回行政部門。同時，新部門負責人應根據工作需要，到行政部門領取相應的鑰匙。（三）臨時借用歸還臨時借用鑰匙的人員應在借用期限屆滿后及時歸還鑰匙。歸還時，應確保鑰匙完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。行政部門在收到歸還的鑰匙后，應在《鑰匙借用登記表》上注明歸還情況。（四）交接流程1.鑰匙交接時，交接雙方應共同核對鑰匙數量、類型及完好情況，并在《鑰匙交接清單》上簽字確認。2.如發現鑰匙存在問題（如損壞、丟失等），交接雙方應在《鑰匙交接清單》上注明，并由交接雙方協商解決。如無法協商解決，應及時報告行政部門處理。3.對于重要場所或設備的鑰匙交接，行政部門應派人進行監督，確保交接過程準確無誤。六、鑰匙的盤點與檢查（一）盤點周期行政部門應定期對公司鑰匙進行盤點，原則上每季度進行一次全面盤點，確保賬實相符。（二）盤點內容1.核對鑰匙臺賬，檢查鑰匙的領取、使用、歸還等記錄是否完整、準確。2.實地清點鑰匙數量，檢查鑰匙是否齊全，有無丟失、損壞等情況。3.檢查備用鑰匙的保管情況，確保備用鑰匙完好無損，存放安全。（三）檢查方式1.行政部門自行組織盤點人員，對公司各部門的鑰匙進行逐一核對和清點。2.在盤點過程中，可采用現場查看、查閱記錄、詢問相關人員等方式，確保盤點結果的真實性和準確性。（四）盤點結果處理1.如發現賬實不符，行政部門應及時查明原因，并填寫《鑰匙盤點差異報告》，詳細說明差異情況及原因。2.對于因丟失、損壞等原因導致的鑰匙短缺，應按照本制度的相關規定進行處理，如要求責任人照價賠償、及時補充備用鑰匙等。3.盤點結束后，行政部門應根據盤點結果對鑰匙臺賬進行更新和調整，確保臺賬信息與實際情況一致。七、鑰匙的維修與更換（一）維修1.當鑰匙出現損壞（如折斷、變形等）影響正常使用時，使用人員應及時報告所在部門負責人，由部門負責人填寫《鑰匙維修申請表》，注明損壞情況及維修要求，經部門負責人簽字后，交行政部門安排維修。2.行政部門應聯系專業的維修人員對損壞的鑰匙進行維修，維修完成后，應進行試用，確保鑰匙能夠正常使用。維修費用由公司承擔。（二）更換1.如因門鎖更換、設備升級等原因需要更換鑰匙，由相關部門提出申請，填寫《鑰匙更換申請表》，詳細說明更換原因、更換范圍及新鑰匙的規格等信息，經部門負責人簽字、行政部門審核后，進行鑰匙更換。2.更換鑰匙時，行政部門應做好記錄，包括新鑰匙的領取時間、發放對象、更換原因等，并及時更新鑰匙臺賬。八、處罰規定（一）違反本制度規定，有下列情形之一的，給予警告處分，并責令限期改正：1.未按規定領取、歸還鑰匙的。2.將鑰匙轉借他人的。3.未妥善保管鑰匙，導致鑰匙丟失或損壞的。（二）違反本制度規定，有下列情形之一的，給予記過處分，并處以一定金額的罰款：1.擅自復制公司鑰匙的。2.因保管不善，導致公司財產遭受損失的。3.拒絕配合行政部門進行鑰匙盤點或交接工作的。（三）違反本制度規定，情節嚴重的，給予辭退