已出庫未開票管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司已出庫未開票業(yè)務(wù)的管理，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及已出庫未開票業(yè)務(wù)的各個部門，包括銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等。3.定義已出庫未開票：指公司產(chǎn)品已從倉庫發(fā)出，但尚未向客戶開具銷售發(fā)票的業(yè)務(wù)狀態(tài)。二、職責(zé)分工1.銷售部門負責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，及時了解客戶開票需求，按照合同約定及公司規(guī)定，準(zhǔn)確填寫開票申請單。跟進開票申請的審批流程，確保開票信息的準(zhǔn)確性和及時性。對已開具的發(fā)票進行跟蹤管理，確保發(fā)票安全送達客戶，并及時收回發(fā)票簽收單。2.倉庫管理部門根據(jù)銷售部門提供的發(fā)貨通知，及時辦理產(chǎn)品出庫手續(xù)，確保出庫產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號等與發(fā)貨通知一致。建立已出庫未開票產(chǎn)品臺賬，詳細記錄產(chǎn)品出庫日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，并定期與銷售部門和財務(wù)部門進行核對。負責(zé)已出庫未開票產(chǎn)品的保管，確保產(chǎn)品安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。3.財務(wù)部門負責(zé)審核銷售部門提交的開票申請單，確保開票信息與銷售合同、出庫記錄等一致。根據(jù)審核通過的開票申請單，及時開具銷售發(fā)票，并做好發(fā)票的開具、登記、保管等工作。定期對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并提出整改意見。三、業(yè)務(wù)流程1.發(fā)貨通知銷售部門與客戶簽訂銷售合同后，根據(jù)合同約定及客戶需求，填寫發(fā)貨通知，明確發(fā)貨產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息，并發(fā)送給倉庫管理部門。2.產(chǎn)品出庫倉庫管理部門收到發(fā)貨通知后，按照通知要求及時辦理產(chǎn)品出庫手續(xù)。在辦理出庫手續(xù)時，倉庫管理人員應(yīng)仔細核對發(fā)貨產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與發(fā)貨通知一致。產(chǎn)品出庫后，倉庫管理人員應(yīng)在已出庫未開票產(chǎn)品臺賬上詳細記錄產(chǎn)品出庫日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，并及時更新臺賬。3.開票申請銷售部門在產(chǎn)品出庫后，應(yīng)及時與客戶溝通開票需求。根據(jù)客戶要求及公司規(guī)定，填寫開票申請單，明確開票客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、開票金額、開票內(nèi)容等信息。開票申請單應(yīng)由銷售部門負責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。4.開票審核財務(wù)部門收到銷售部門提交的開票申請單后，應(yīng)認真審核開票信息。審核內(nèi)容包括開票申請單與銷售合同、出庫記錄等是否一致，開票金額是否準(zhǔn)確，開票內(nèi)容是否符合規(guī)定等。如審核發(fā)現(xiàn)開票信息有誤或不符合規(guī)定，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通，要求其修改開票申請單。銷售部門修改后重新提交審核，直至審核通過。5.發(fā)票開具財務(wù)部門審核通過開票申請單后，應(yīng)按照規(guī)定及時開具銷售發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得壓線、錯格。發(fā)票開具后，財務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票登記簿上詳細記錄發(fā)票號碼、開票日期、客戶名稱、開票金額等信息，并及時將發(fā)票交給銷售部門。6.發(fā)票送達與簽收銷售部門收到財務(wù)部門開具的發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票送達客戶。發(fā)票送達方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達等方式。銷售部門應(yīng)要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認，并及時將發(fā)票簽收單返回給財務(wù)部門。財務(wù)部門收到發(fā)票簽收單后，應(yīng)進行妥善保管，作為已開票業(yè)務(wù)的憑證。四、賬務(wù)處理1.已出庫未開票業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理倉庫管理部門每月末應(yīng)將已出庫未開票產(chǎn)品臺賬與財務(wù)部門進行核對，確保賬賬相符。財務(wù)部門根據(jù)已出庫未開票產(chǎn)品臺賬及銷售合同等資料，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理。具體賬務(wù)處理如下：借：發(fā)出商品貸：庫存商品2.開票后的賬務(wù)處理財務(wù)部門在開具銷售發(fā)票后，應(yīng)根據(jù)發(fā)票金額及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，進行如下賬務(wù)處理：借：應(yīng)收賬款貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）同時，結(jié)轉(zhuǎn)已銷售產(chǎn)品成本：借：主營業(yè)務(wù)成本貸：發(fā)出商品五、風(fēng)險管理1.客戶信用風(fēng)險銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)充分了解客戶的信用狀況，評估客戶的信用風(fēng)險。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取必要的風(fēng)險防范措施，如要求客戶提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。銷售部門應(yīng)定期對客戶的信用狀況進行跟蹤評估，及時調(diào)整信用政策。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況惡化，應(yīng)及時采取措施，如暫停發(fā)貨、催收貨款等，以降低公司的信用風(fēng)險。2.發(fā)票管理風(fēng)險財務(wù)部門應(yīng)加強發(fā)票的管理，確保發(fā)票的開具、登記、保管等環(huán)節(jié)安全可靠。發(fā)票開具應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行，防止虛開發(fā)票等違法行為的發(fā)生。銷售部門應(yīng)妥善保管發(fā)票簽收單，確保發(fā)票已安全送達客戶。如發(fā)票在送達過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，采取補救措施，如重新開具發(fā)票等，以避免給公司造成損失。3.財務(wù)數(shù)據(jù)風(fēng)險財務(wù)部門應(yīng)定期對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行賬務(wù)核對和清理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)不一致或存在異常情況，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整處理。財務(wù)部門應(yīng)加強對已出庫未開票業(yè)務(wù)的財務(wù)分析，為公司決策提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息支持。同時，應(yīng)建立健全財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和防范財務(wù)風(fēng)險。六、監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計部門內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行審計檢查，監(jiān)督檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，評估業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性和有效性。審計檢查內(nèi)容包括發(fā)貨通知的準(zhǔn)確性、產(chǎn)品出庫的及時性和準(zhǔn)確性、開票申請的審核情況、發(fā)票的開具和送達情況、賬務(wù)處理的正確性等。內(nèi)部審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)已出庫未開票業(yè)務(wù)中存在的問題，并提出整改建議。相關(guān)部門應(yīng)按照整改建議及時進行整改，確保已出庫未開票業(yè)務(wù)規(guī)范有序進行。2.財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)定期對已出庫未開票業(yè)務(wù)進行賬務(wù)核對和監(jiān)督檢查，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。財務(wù)部門應(yīng)加強對銷售部門開票申請的審核，對不符合規(guī)定的開票申請應(yīng)及時提出異議，并要求銷售部門進行整改。財務(wù)部門應(yīng)定期對倉庫管理部門的已出庫未開票產(chǎn)品臺賬進行核對，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整處理。七、信息溝通與共享1.部門間溝通機制建立銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門之間的定期溝通機制，加強部門間的信息交流與協(xié)作。每月末召開已出庫未開票業(yè)務(wù)溝通會議，各部門匯報本月已出庫未開票業(yè)務(wù)的進展情況、存在的問題及解決措施等。銷售部門應(yīng)及時將客戶開票需求、發(fā)貨通知等信息傳遞給倉庫管理部門和財務(wù)部門；倉庫管理部門應(yīng)及時將產(chǎn)品出庫信息反饋給銷售部門和財務(wù)部門；財務(wù)部門應(yīng)及時將開票審核結(jié)果、賬務(wù)處理情況等信息告知銷售部門和倉庫管理部門。2.信息系統(tǒng)支持公司應(yīng)建立完善的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售、倉庫、財務(wù)等部門之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。通過信息系統(tǒng)，各部門可以實時查詢已出庫未開票業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如發(fā)貨通知、產(chǎn)品出庫記錄、開票申請單、發(fā)票開具情況等，提高工作效率和信息準(zhǔn)確性。信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，確保不同部門的人員只能訪問與其職責(zé)相關(guān)的信息，保障公司信息安全。八、培訓(xùn)與宣傳1.制度培訓(xùn)人力資源部門應(yīng)定期組織已出庫未開票管理制度的培訓(xùn)，確保相關(guān)部門人員熟悉制度內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的目的、適用范圍、職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、賬務(wù)處理、風(fēng)險管理、監(jiān)督檢查等方面。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。培訓(xùn)后應(yīng)進行考核，確保相關(guān)人員掌握制度要求和業(yè)務(wù)操作技能。2.宣傳推廣公司內(nèi)部應(yīng)加強對已出庫未開票管理制度的宣傳推廣，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、工作群等渠道，