公司日常合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在日常經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規及相關政策的規定。2.風險防范原則注重合同風險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同風險，保障公司利益。3.公平公正原則合同條款應體現公平、公正的原則，不得損害公司及對方的合法權益。4.統一管理原則公司合同實行統一歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規范、有序。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規要求提出法律意見。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期對公司合同管理情況進行法律風險評估，提出改進建議。（二）業務部門1.負責合同的前期調研、談判、起草工作，確保合同內容符合業務實際需求。2.負責合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中出現的問題，并向公司相關部門匯報。3.負責收集、整理與合同相關的資料，建立合同檔案。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。（三）財務部門1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，確保合同款項收付的合理性和安全性。2.參與合同付款審批流程，對合同執行情況進行財務監督。3.根據合同約定及時辦理款項收付手續，并進行賬務處理。（四）行政管理部門1.負責合同用印的審核與管理，確保合同用印的合規性。2.協助業務部門辦理合同簽訂過程中的相關手續，如合同登記、備案等。3.負責公司合同檔案的統一保管和查閱服務。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門根據業務需求進行市場調研，與對方進行初步洽談，形成合作意向。2.業務部門起草合同文本，明確雙方的權利義務、標的、價款、履行期限、違約責任等主要條款。3.合同文本初稿完成后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內提出審查意見，業務部門根據審查意見對合同文本進行修改完善。4.經法務部門審查通過的合同文本，提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應在[X]個工作日內提出審核意見，業務部門根據審核意見對合同文本進行再次修改完善。5.合同文本經法務部門和財務部門審核通過后，提交行政管理部門進行用印審核。行政管理部門應在[X]個工作日內完成審核，并辦理合同用印手續。6.合同簽訂后，業務部門應將合同副本分別送法務部門、財務部門、行政管理部門備案。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查簽訂合同前，應審查對方的營業執照、經營范圍、法定代表人身份證明等相關資料，確保對方具有合法的經營資格和履約能力。2.合同條款明確合同條款應清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款，如標的、價款、質量標準、履行期限、違約責任等，應進行詳細約定。3.合同審批流程嚴格按照合同簽訂流程進行審批，未經審批的合同不得簽訂。各部門應認真履行審批職責，確保合同內容符合公司利益和法律法規要求。4.合同簽訂方式合同應采用書面形式簽訂，由雙方當事人簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應清晰、完整，不得使用傳真件、復印件等替代原件。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業務部門負責合同履行的跟蹤管理，定期檢查合同履行情況，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。2.合同履行過程中，如出現對方違約或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時向公司相關部門匯報，并采取相應的措施，如要求對方承擔違約責任、協商變更合同條款等。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，業務部門應建立專門的合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、標的、價款、付款情況、驗收情況等。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與對方協商，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審批。2.如因對方違約或其他原因需要解除合同的，業務部門應及時通知對方，并按照法律法規及合同約定辦理解除合同手續。解除合同協議應按照合同簽訂流程進行審批。3.合同變更或解除后，業務部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門、行政管理部門，并辦理相應的備案手續。五、合同付款管理（一）付款審批流程1.業務部門根據合同約定，填寫付款申請單，詳細說明付款事由、金額、付款時間等信息，并附上合同副本、發票、驗收報告等相關資料。2.付款申請單經業務部門負責人審核簽字后，提交財務部門進行審核。財務部門應重點審核付款金額是否符合合同約定、發票是否合規、驗收報告是否齊全等。3.財務部門審核通過后，付款申請單提交公司分管領導審批。公司分管領導根據公司資金狀況和合同履行情況進行審批。4.付款申請單經公司分管領導審批通過后，提交公司總經理審批。公司總經理根據公司整體經營情況進行最終審批。5.付款申請單經公司總經理審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續。（二）付款注意事項1.嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款，不得提前或逾期付款。2.付款前應確保發票合規、驗收報告齊全等相關手續完備。3.對于大額付款或重要合同付款，應進行專項審計或風險評估，確保付款安全。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本及相關資料提交行政管理部門進行歸檔。2.合同履行過程中產生的補充協議、變更協議、往來函件、驗收報告、付款憑證等資料，業務部門應定期整理后提交行政管理部門歸檔。（二）檔案整理與保管1.行政管理部門負責對合同檔案進行整理、分類、編號，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應按照年度、類別進行存放，便于查閱和管理。3.合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞、泄露等情況發生。檔案保管期限按照國家法律法規及公司相關規定執行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到行政管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人、行政管理部門負責人、公司分管領導簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.查閱或借閱合同檔案時，不得擅自涂改、復印、抽取、撤換檔案材料。查閱或借閱完畢后，應及時歸還檔案，并辦理相關手續。七、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和履行要求操作，避免因合同簽訂或履行不當引發糾紛。2.定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，及時發現潛在的合同風險，并采取相應的防范措施。3.加強對員工的合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時收集相關證據資料，并向公司法務部門匯報。2.法務部門根據業務部門提供的證據資料，進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經公司分管領導審批后，法務部門代表公司與對方進行協商解決。協商過程中，應保持冷靜、理智，充分聽取對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。4.如協商不成，法務部門應及時代表公司提起訴訟或仲裁，通過法律途徑解決糾紛。在訴訟或仲裁過程中，應積極配合律師工作，提供充分的證據資料，維護公司的合法權益。（三）糾紛處理注意事項1.及時收集和保存與糾紛相關的證據資料，如合同文本、往來函件、發票、驗收報告、付款憑證等，確保證據的真實性、合法性和關聯性。2.在糾紛處理過程中，應嚴格遵守法律法規及相關程序規定