公司合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮合同檔案在公司經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：合同檔案由公司統一歸口管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據合同的性質、類別進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規定，確保合同檔案不泄露、不丟失。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司合同檔案管理制度，并組織實施。2.負責合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對合同檔案進行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質量。4.負責合同檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂和履行工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將合同文本及相關資料移交檔案管理部門歸檔。3.協助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作。（三）合同審批部門職責1.負責對合同的合法性、合規性進行審核。2.在合同簽訂前，對合同文本進行審批，并簽署意見。3.協助檔案管理部門做好合同檔案的管理工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本、補充協議、變更協議等。2.合同相關資料：如合同審批表、授權委托書、招投標文件、往來信函、會議紀要、驗收報告等。（二）收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本及相關資料移交檔案管理部門。2.移交的合同文本應字跡清晰、內容完整、格式規范，并加蓋合同專用章或公章。3.合同相關資料應按照時間順序排列，確保資料的完整性和關聯性。（三）整理方法1.分類：根據合同的性質、類別，將合同檔案分為買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等類別。2.編號：為每份合同檔案編制唯一的編號，編號格式為[年份][部門代碼][合同順序號]。3.裝訂：將合同文本及相關資料按照編號順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、對方單位、合同承辦部門等信息。四、合同檔案的歸檔（一）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的合同檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸檔手續。3.將歸檔的合同檔案按照類別、編號順序存放在檔案柜中，并建立檔案索引。（二）歸檔時間合同檔案應在合同履行完畢后[X]個工作日內歸檔。對于年度內簽訂的合同，應在次年[X]月底前完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的合同檔案應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.歸檔的合同檔案應按照規定的分類、編號方法進行整理，便于查找和利用。3.檔案管理部門應建立合同檔案歸檔臺賬，記錄合同檔案的歸檔時間、編號、名稱、承辦部門等信息。五、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的合同檔案：涉及公司重大權益、重要資產、核心業務等方面的合同檔案，如公司合并、分立、改制、上市等相關合同，以及對公司具有長期影響的合同。2.長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司日常經營活動中的重要合同，如大額買賣合同、長期租賃合同等。3.短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司日常經營活動中的一般合同，如小額買賣合同、短期租賃合同等。（二）保管方式1.紙質檔案保管：將合同檔案存放在專門的檔案柜中，按照類別、編號順序排列，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案保管：將合同檔案掃描成電子文檔，存儲在服務器或光盤等存儲介質上，并建立電子檔案索引。電子檔案應與紙質檔案內容一致，便于查閱和利用。（三）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對合同檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案臺賬一致。2.在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、合同檔案的利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.涉及公司機密的合同檔案，需經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。3.外部單位查閱合同檔案，需持有單位介紹信，并經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱合同檔案的編號、名稱、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負責人簽字同意。3.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據查閱權限進行審核。4.審核通過后，檔案管理部門為查閱人提供合同檔案，并做好查閱記錄。5.查閱人查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員借閱合同檔案，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.涉及公司機密的合同檔案，需經公司分管領導簽字同意后，方可借閱。3.外部單位借閱合同檔案，需持有單位介紹信，并經公司分管領導簽字同意后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱合同檔案的編號、名稱、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責人簽字同意。3.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據借閱權限進行審核。4.審核通過后，檔案管理部門為借閱人辦理借閱手續，并將合同檔案交給借閱人。5.借閱人應在規定的借閱期限內歸還合同檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。6.借閱人歸還合同檔案時，檔案管理部門應檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。（五）利用登記檔案管理部門應建立合同檔案利用登記臺賬，記錄查閱、借閱合同檔案的時間、編號、名稱、查閱人或借閱人、查閱目的或借閱用途等信息，確保合同檔案利用情況可追溯。七、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應與接觸合同檔案的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.嚴格控制合同檔案的查閱、借閱范圍，未經批準，不得擅自擴大。3.對涉及公司機密的合同檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。4.在合同檔案的整理、歸檔、保管和利用過程中，應注意保護檔案的原始記錄和信息安全，不得擅自修改、涂抹、刪除檔案內容。（二）安全管理1.檔案庫房應安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設施，并定期進行檢查和維護，確保設施正常運行。2.檔案管理部門應制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發事件的能力。3.在檔案的整理、歸檔、保管和利用過程中，應注意防火、防潮、防蟲、防盜等安全事項，確保檔案的安全。4.對電子合同檔案，應采取數據備份、加密存儲等措施，防止數據丟失或損壞。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續保存價值的合同檔案。2.因不可抗力等原因導致合同檔案損壞、丟失，無法繼續保存的。3.經公司批準同意銷毀的合同檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對合同檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請表》。2.《合同檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.經批準同意銷毀的合同檔案，由檔案管理部門指定專人負責銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括合同檔案的編號、名稱、銷毀時間、銷毀方式等信息。（三）監督檢查