協(xié)會印章文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會印章及文件的管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和文件處理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，維護(hù)協(xié)會的正常秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中涉及印章使用和文件管理的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則印章使用和文件管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、協(xié)會章程及相關(guān)規(guī)定。2.專人負(fù)責(zé)原則明確專人負(fù)責(zé)印章保管和文件處理工作，確保職責(zé)清晰、責(zé)任落實(shí)。3.規(guī)范流程原則制定印章使用和文件管理的詳細(xì)流程，嚴(yán)格按照流程操作，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.安全保密原則加強(qiáng)印章和文件的安全保密措施，防止印章被盜用、文件泄露等情況發(fā)生。二、印章管理（一）印章種類協(xié)會印章包括協(xié)會公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等。（二）印章保管1.設(shè)立專門的印章保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印章保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過協(xié)會負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）印章使用1.使用范圍協(xié)會公章用于協(xié)會對外發(fā)布的重要文件、信函、合同、協(xié)議等；法定代表人章用于協(xié)會法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等；財務(wù)專用章用于協(xié)會財務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)；合同專用章用于協(xié)會簽訂的各類合同。2.使用流程用印申請：使用印章前，需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照協(xié)會規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)協(xié)會法定代表人審批。用印登記：印章保管人員對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息。用印蓋章：印章保管人員在審核用印申請和審批手續(xù)齊全后，方可在用印文件上蓋章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。3.禁止使用情況未經(jīng)審批的文件、合同等不得使用印章；空白紙張、空白介紹信等不得加蓋印章；涉及違法違規(guī)、損害協(xié)會利益的事項(xiàng)不得使用印章。（四）印章停用與銷毀1.印章停用因協(xié)會機(jī)構(gòu)變更、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由印章保管人員填寫《印章停用申請表》，經(jīng)協(xié)會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章銷毀停用的印章由印章保管人員妥善保管，按照協(xié)會規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)協(xié)會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。三、文件管理（一）文件分類協(xié)會文件分為收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。1.收文指協(xié)會收到的來自上級主管部門、其他單位或個人的文件、信函等。2.發(fā)文指協(xié)會以自身名義制發(fā)的文件、通知、通報、報告等。3.內(nèi)部文件指協(xié)會在內(nèi)部管理過程中形成的文件，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）文件收發(fā)1.收文收文登記：辦公室負(fù)責(zé)收文的登記工作，對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、份數(shù)等信息。文件傳閱：辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱文件應(yīng)遵循“快速、高效、保密”的原則，確保文件及時傳達(dá)給相關(guān)人員。文件辦理：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門在收到傳閱文件后，應(yīng)及時進(jìn)行辦理，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求進(jìn)行回復(fù)。2.發(fā)文擬稿：文件起草部門負(fù)責(zé)文件的擬稿工作，擬稿人應(yīng)按照協(xié)會公文格式要求和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行起草，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。審核：擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容、格式、文字表述等方面。審核通過后，將文件送辦公室核稿。核稿：辦公室對文件進(jìn)行核稿，重點(diǎn)審核文件的格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合規(guī)定。核稿通過后，將文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。簽發(fā)：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照協(xié)會規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件需經(jīng)協(xié)會法定代表人簽發(fā)。編號與印發(fā)：文件簽發(fā)后，辦公室負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。發(fā)文登記：辦公室對發(fā)文情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、印發(fā)份數(shù)等信息。（三）文件歸檔1.歸檔范圍協(xié)會在工作中形成的具有保存價值的文件、資料等均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔文件包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、合同協(xié)議等。2.歸檔時間文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。3.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編目編號，便于查找和利用。歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒、檔案袋等裝具，并在裝具上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。（四）文件查閱與借閱1.查閱協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。查閱文件時，應(yīng)在辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出辦公室。查閱人員不得在文件上涂改、圈劃、批注等。2.借閱協(xié)會外部單位或個人因工作需要借閱協(xié)會文件時，必須經(jīng)過協(xié)會負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱申請表》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件。（五）文件保密1.協(xié)會工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。2.涉及協(xié)會機(jī)密的文件，應(yīng)按照機(jī)密文件管理規(guī)定進(jìn)行保管和處理，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.銷毀文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)，防止文件信息泄露。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查協(xié)會定期對印章使用和文件管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、文件收發(fā)是否及時、歸檔是否完整等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給相關(guān)部門和人員。（二）不定期抽查協(xié)會不定期對印章使用和文件管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對違反本制度的行為，將按照協(xié)會相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）責(zé)任追究對因印章使用不當(dāng)或文件管理不善導(dǎo)致協(xié)會利益受損的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)