品質文件發放管理制度一、總則（一）目的為加強公司品質文件的管理，確保品質文件的有效發放、使用和控制，保證公司各項工作按照規定的標準和流程進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有品質文件的發放管理，包括但不限于質量手冊、程序文件、作業指導書、檢驗規范、記錄表格等。（三）職責1.品質管理部門負責品質文件的歸口管理，制定和修訂品質文件發放管理制度。負責品質文件的審核、批準、編號、印刷、發放、回收、歸檔等工作。定期對品質文件的有效性進行評審，確保文件的適用性和符合性。2.文件使用部門負責本部門品質文件的簽收、保管、使用和歸還工作。對本部門使用的品質文件進行定期檢查，確保文件的完整性和有效性。及時向品質管理部門反饋品質文件在使用過程中存在的問題，提出改進建議。3.其他相關部門協助品質管理部門做好品質文件的發放管理工作。在工作中嚴格按照品質文件的要求執行，確保工作質量。二、品質文件的分類與編號（一）分類品質文件分為以下幾類：1.質量手冊：闡述公司質量管理體系的總體要求和基本框架，是公司質量管理的綱領性文件。2.程序文件：規定公司各項質量管理活動的流程和方法，是質量手冊的支持性文件。3.作業指導書：詳細描述公司各項工作的具體操作步驟和要求，是程序文件的細化和補充。4.檢驗規范：規定產品或過程的檢驗標準、檢驗方法和檢驗流程，確保產品質量符合要求。5.記錄表格：用于記錄公司各項質量管理活動的相關信息，是質量管理體系運行的證據。（二）編號品質文件采用統一的編號規則，編號格式如下：[文件類別代碼][年份][順序號]其中：文件類別代碼：用大寫字母表示，如“QS”表示質量手冊，“CX”表示程序文件，“ZY”表示作業指導書，“JG”表示檢驗規范，“JL”表示記錄表格。年份：用公元紀年的后兩位數字表示，如“22”表示2022年。順序號：用三位數字表示，從001開始依次編號。例如：QS22001表示2022年發布的第1版質量手冊。三、品質文件的編制與審批（一）編制1.品質文件由相關部門或人員負責編制，編制人員應具備相應的專業知識和工作經驗，熟悉公司的業務流程和質量管理要求。2.編制品質文件應遵循以下原則：符合國家法律法規和相關標準的要求。與公司的質量管理體系相適應，體現公司的質量管理理念和方針。內容完整、準確、清晰、易懂，具有可操作性。能夠有效指導公司的各項工作，確保工作質量和效率。（二）審批1.品質文件編制完成后，應提交品質管理部門進行審核。審核內容包括文件的完整性、準確性、適用性、符合性等方面。2.品質管理部門審核通過后，報公司管理層進行批準。批準后的品質文件方可發布實施。3.對于重要的品質文件，如質量手冊、程序文件等，應組織相關部門和人員進行會審，確保文件的科學性和合理性。四、品質文件的發放（一）發放范圍品質文件的發放范圍根據文件的性質和使用要求確定，一般包括以下人員和部門：1.公司管理層。2.品質管理部門及相關人員。3.文件使用部門的負責人和相關工作人員。4.其他需要使用品質文件的人員。（二）發放方式品質文件的發放方式分為紙質文件發放和電子文件發放兩種。1.紙質文件發放品質管理部門根據文件的發放范圍，填寫《品質文件發放登記表》，詳細記錄文件的名稱、編號、發放部門、發放日期、簽收人等信息。將紙質文件發放給各部門或人員，并要求簽收。簽收人應在《品質文件發放登記表》上簽字確認。對于重要的品質文件，應采用專人送達或特快專遞等方式進行發放，確保文件的安全和及時送達。2.電子文件發放品質管理部門將電子文件存儲在公司內部網絡的指定文件夾中，并設置相應的訪問權限。通過公司內部郵件或即時通訊工具等方式，通知文件使用部門或人員登錄指定文件夾下載文件。文件使用部門或人員應及時下載電子文件，并妥善保管。在使用電子文件時，應確保文件的完整性和準確性。（三）發放數量品質文件的發放數量應根據實際需要確定，一般以滿足工作需要為原則。對于重要的品質文件，可適當增加發放數量，以便于文件的查閱和使用。（四）發放記錄品質管理部門應建立品質文件發放記錄檔案，對每次文件的發放情況進行詳細記錄。發放記錄應包括文件名稱、編號、發放日期、發放部門、發放數量、簽收人等信息，以便于查詢和追溯。五、品質文件的使用與保管（一）使用1.文件使用部門或人員應按照品質文件的要求進行工作，確保工作質量和效率。2.在使用品質文件過程中，如發現文件存在問題或與實際工作不符，應及時向品質管理部門反饋，由品質管理部門進行修訂和完善。3.嚴禁擅自修改、復印、轉借品質文件，如需復印或轉借，應經品質管理部門批準，并辦理相關手續。（二）保管1.文件使用部門應指定專人負責品質文件的保管，確保文件的安全和完整。2.品質文件應存放在干燥、通風、防火、防潮的地方，避免文件受潮、發霉、損壞或丟失。3.對于電子文件，應定期進行備份，防止數據丟失。備份文件應存放在不同的存儲介質上，并分別保管。4.文件保管人員應定期對品質文件進行清查和整理，確保文件的分類存放和便于查閱。六、品質文件的修訂與廢止（一）修訂1.品質文件在使用過程中，如因法律法規、標準規范、公司業務流程、質量管理體系等發生變化，或發現文件存在問題需要修訂時，由品質管理部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和要求，經品質管理部門負責人審核后，報公司管理層批準。3.品質文件修訂后，應按照本制度的規定進行審核、批準和發放。修訂后的文件應注明修訂日期和版本號，同時收回并作廢原文件。（二）廢止1.品質文件因以下原因需要廢止時，由品質管理部門提出廢止申請：文件所涉及的業務活動已停止或不再適用。文件已被新的文件所替代。文件存在嚴重問題，無法繼續使用。2.廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，經品質管理部門負責人審核后，報公司管理層批準。3.品質文件廢止后，應在公司內部網絡和相關場所進行公告，同時收回并銷毀所有紙質文件和電子文件。七、品質文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱品質文件時，應填寫《品質文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《品質文件借閱申請表》經文件使用部門負責人簽字同意后，報品質管理部門批準。3.品質管理部門批準后，將借閱的文件提供給借閱人，并在《品質文件借閱登記表》上記錄借閱情況。4.借閱人應按照規定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（二）歸還1.借閱人歸還品質文件時，應確保文件的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。2.品質管理部門在收到歸還的文件后，應在《品質文件借閱登記表》上記錄歸還日期，并對文件進行檢查。如文件無問題，應在“歸還情況”欄注明“已歸還，文件完好”；如發現文件有問題，應及時與借閱人聯系，查明原因并進行處理。八、品質文件的保密管理（一）保密范圍品質文件涉及公司的質量管理體系、業務流程、技術秘密、客戶信息等重要內容，屬于公司的機密文件，應嚴格保密。（二）保密措施1.品質管理部門應建立品質文件保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及機密的品質文件，應在文件上加蓋“機密”印章，并嚴格控制發放范圍。3.文件使用部門和人員應妥善保管品質文件，不得將文件泄露給無關人員。如需對外提供文件，應經公司管理