公司內部下單管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部下單流程，提高工作效率，確保公司各項業務的順利開展，加強對公司資源的有效管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間的下單業務，包括但不限于辦公用品采購、設備維修、服務需求等各類涉及公司內部資源調配的事項。（三）基本原則1.準確性原則：下單信息應準確無誤，包括物品名稱、規格、數量、需求時間等關鍵要素，避免因信息錯誤導致的工作延誤或資源浪費。2.及時性原則：各部門應根據實際需求及時下單，不得拖延，以保證業務的正常進行。對于緊急需求，應優先處理并明確標注。3.責任明確原則：明確下單部門、接單部門及相關審批人員的責任，確保每個環節都有專人負責，避免出現推諉扯皮現象。4.成本控制原則：在滿足業務需求的前提下，充分考慮成本因素，合理選擇供應商和采購方式，降低公司運營成本。二、下單流程（一）需求提出1.各部門根據工作需要，由需求人填寫《內部下單申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細說明需求內容，包括但不限于：物品或服務的名稱、規格、型號、數量等具體要求。需求的緊急程度，分為緊急、一般、常規等類別。預計使用時間或完成時間。需求的原因及相關背景信息。2.申請表需由部門負責人審核簽字，確認需求的合理性和必要性。對于涉及預算的需求，還需注明預算來源及金額。（二）審批環節1.根據需求的性質和金額大小，按照公司既定的審批權限進行審批。對于金額較小、常規性的需求，由部門負責人審批后即可下單。對于金額較大或涉及重要資源的需求，需依次經過相關職能部門負責人、分管領導審批。審批人員應認真審核申請表內容，重點關注需求的合理性、合規性以及對公司整體業務的影響，簽署明確的審批意見。2.審批通過后，申請表返回下單部門，作為下單的依據。如審批未通過，需求部門應根據審批意見進行修改完善后重新提交審批。（三）下單操作1.下單部門根據審批通過的申請表，選擇合適的供應商或內部資源進行下單。如為采購物品，應通過公司指定的采購系統或方式向供應商發送訂單；如為內部服務需求，應與相關部門或人員進行溝通協調，明確服務要求和交付時間，并以書面或電子形式確認下單信息。2.在下單過程中，下單人員應確保訂單信息與申請表一致，并及時跟蹤訂單狀態，確保訂單的準確執行。如發現訂單信息有誤或需要變更，應及時與供應商或相關部門溝通協調，辦理變更手續，并重新提交審批（如涉及）。（四）訂單跟蹤與反饋1.下單部門負責對訂單的執行情況進行跟蹤，及時了解供應商的供貨進度或服務提供情況。對于預計會出現延誤的訂單，應提前與供應商溝通協調，了解原因并尋求解決方案，同時向相關部門反饋訂單進展情況。2.接單部門在收到訂單后，應按照訂單要求及時安排工作，并在規定時間內完成交付或提供服務。完成后，應及時向下單部門反饋工作結果，如交付的物品清單、服務報告等，并由下單部門進行驗收確認。3.如在訂單執行過程中出現問題或糾紛，下單部門和接單部門應共同協商解決。如無法協商解決，應及時向上級領導匯報，尋求協調處理。（五）驗收結算1.下單部門負責組織對交付的物品或完成的服務進行驗收。驗收應依據訂單要求和相關標準進行，確保質量和數量符合要求。驗收合格后，下單部門應在驗收報告上簽字確認。2.對于采購物品，財務部門根據驗收合格的發票及相關憑證進行結算付款。對于內部服務，財務部門根據相關費用標準和結算流程進行費用核算和支付。結算過程中，應嚴格審核相關單據，確保費用支付的準確性和合規性。三、相關部門職責（一）下單部門1.負責準確填寫《內部下單申請表》，詳細說明需求內容，并確保信息的真實性和完整性。2.按照審批流程提交申請表，配合相關部門進行審批工作，根據審批意見及時修改完善申請表。3.選擇合適的供應商或內部資源進行下單，跟蹤訂單執行情況，及時協調解決訂單執行過程中出現的問題。4.組織對交付的物品或完成的服務進行驗收，確認驗收結果，并在規定時間內反饋給相關部門。（二）接單部門1.接收下單部門的訂單信息，確認訂單內容和要求。2.根據訂單要求及時安排工作，組織資源進行交付或提供服務，確保在規定時間內完成任務。3.在工作完成后，及時向下單部門反饋工作結果，提供相關證明文件或報告，并配合下單部門進行驗收工作。（三）審批部門1.按照公司審批權限對《內部下單申請表》進行審批，認真審核需求的合理性、合規性以及對公司整體業務的影響。2.簽署明確的審批意見，對于不符合要求的申請，提出修改意見或不予批準的理由。3.對審批結果負責，確保公司資源的合理使用和業務的正常開展。（四）財務部門1.審核與下單業務相關的發票、憑證等財務單據，確保費用支出的準確性和合規性。2.根據公司財務制度和審批流程進行結算付款，對下單業務的費用核算和支付情況進行記錄和監督。3.定期對下單業務的財務數據進行統計分析，為公司成本控制和財務管理提供依據。四、信息管理（一）訂單信息存儲1.建立公司內部下單信息管理系統，對所有的《內部下單申請表》、訂單記錄、驗收報告、發票等相關資料進行電子化存儲。確保信息的安全、完整和可查詢。2.訂單信息應按照一定的分類規則進行歸檔，如按年份、部門、業務類型等進行分類，便于檢索和統計分析。（二）信息共享與查詢1.授權相關部門和人員可以訪問內部下單信息管理系統，根據工作需要查詢和使用訂單信息。各部門應指定專人負責信息的查詢和維護工作，確保信息的及時更新和準確傳遞。2.對于涉及公司機密的訂單信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制訪問權限，防止信息泄露。（三）數據分析與統計1.定期對公司內部下單業務的數據進行分析和統計，如訂單數量、金額、采購物品或服務的種類分布、各部門下單頻率等。通過數據分析，發現下單業務中的規律和問題，為公司決策提供參考依據。2.根據數據分析結果，提出改進建議和措施，如優化下單流程、調整采購策略、加強部門間溝通協調等，以提高公司內部下單管理的效率和效果。五、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，定期對公司內部下單管理制度的執行情況進行檢查和監督。監督小組由公司高層管理人員、相關職能部門負責人組成，負責對下單流程的各個環節進行抽查和評估。2.監督小組通過查閱訂單記錄、審批文件、驗收報告等資料，實地走訪相關部門和供應商，與相關人員進行溝通交流等方式，了解下單業務的實際執行情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核指標1.下單準確性：考核下單信息的準確程度，包括物品名稱、規格、數量、需求時間等關鍵要素的填寫是否正確。2.審批及時性：統計各部門審批申請表的平均時間，考核審批環節是否按照規定的時間要求完成。3.訂單執行率：計算實際完成的訂單數量與下達的訂單數量之比，考核訂單的執行情況。4.驗收合格率：統計驗收合格的訂單數量與驗收訂單總數之比，考核交付物品或服務的質量是否符合要求。5.成本控制：對比實際下單成本與預算成本，考核各部門在下單過程中對成本的控制情況。（三）考核方式與結果應用1.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每季度進行一次，由人力資源部門負責組織實施；不定期抽查根據監督小組的檢查情況隨時進行。2.考核結果以書面形式反饋給各部門和相關人員，并在公司內部進行通報。對于考核成績優秀的部門和個人，給予適當的獎勵，如績效加分、榮譽證書等；對于考核不達標或違反制度的部門和個人，按照公司績效考核制度進行相應的處罰，如績效扣分、警告、罰款等。同時，要求相關部門針對存在的問題進行整改，制定改進措施，持續提高下單管理水平。六、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。如有未盡事宜或在執行過程中遇到問題，由人力資源部門會同相關部門研究決定，并根據實際情況對制度進行修訂和完善。（二）修訂與廢止