公司快遞寄發管理制度一、總則（一）目的為規范公司快遞寄發流程，提高工作效率，降低快遞成本，確保公司文件、資料及物品能夠安全、準確、及時地送達目的地，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要寄發的各類快遞，包括但不限于文件、合同、樣品、辦公用品等。（三）基本原則1.準確性原則：確?？爝f信息填寫準確無誤，包括收件人姓名、地址、聯系電話等，避免因信息錯誤導致快遞延誤、丟失或退回。2.及時性原則：根據工作需要和緊急程度，合理安排快遞寄發時間，確保文件和物品能夠及時送達收件人手中，不影響工作進展。3.安全性原則：選擇信譽良好、服務可靠的快遞公司，確保快遞在運輸過程中的安全，防止文件和物品損壞、丟失。4.成本控制原則：在保證快遞服務質量的前提下，合理選擇快遞服務方式，降低快遞成本，提高公司經濟效益。二、寄發流程（一）寄件申請1.各部門因工作需要寄發快遞時，由寄件人填寫《快遞寄發申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話、快遞內容、預計重量、寄發原因及緊急程度等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部。行政部對申請表進行初步審核，檢查信息是否完整、準確，對不符合要求的申請表退回寄件人重新填寫。（二）快遞選擇1.行政部根據寄件內容、重量、目的地及緊急程度等因素，綜合考慮各快遞公司的服務質量、價格等因素，選擇合適的快遞公司。2.對于一般文件和資料，可選擇普通快遞服務；對于緊急文件、重要合同或樣品等，應優先選擇順豐、EMS等速度較快的快遞公司。3.在選擇快遞公司時，行政部應與多家快遞公司進行溝通洽談，爭取更優惠的價格和更好的服務。同時，應定期對快遞公司的服務質量進行評估，如出現服務問題或價格不合理等情況，及時更換合作快遞公司。（三）快遞包裝1.寄件人應根據快遞內容的性質和特點，選擇合適的包裝材料進行包裝。對于文件類，應使用文件袋或信封進行包裝，并確保封口牢固；對于物品類，應使用紙箱、泡沫等材料進行包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。2.在包裝過程中，應注意對快遞內容進行妥善保護，避免因擠壓、碰撞等原因導致文件或物品損壞。對于易碎物品，應在包裝內填充足夠的緩沖材料，并在外包裝上注明“易碎物品，小心輕放”字樣。3.寄件人應在包裝上清晰標注收件人姓名、地址、聯系電話及寄件人姓名、部門、聯系電話等信息，以便快遞公司準確識別和投遞。（四）快遞稱重計費1.寄件人將包裝好的快遞送至行政部，由行政部安排專人對快遞進行稱重，并根據快遞公司的收費標準計算快遞費用。2.行政部應在稱重后及時記錄快遞重量、費用等信息，并將相關信息反饋給寄件人。寄件人對快遞費用有疑問時，可向行政部咨詢。3.對于月結客戶，行政部應定期與快遞公司核對賬單，確保費用結算準確無誤。如發現賬單有誤，應及時與快遞公司溝通協商解決。（五）快遞寄發1.行政部根據快遞費用結算情況，安排專人到選定的快遞公司營業網點辦理寄發手續。辦理寄發手續時，應向快遞公司提供《快遞寄發申請表》及快遞包裝，并確保快遞信息填寫準確無誤。2.快遞公司收件人員對快遞進行檢查、稱重、計費后，出具快遞單號及發票。行政部應妥善保管快遞單號及發票，并及時將快遞單號告知寄件人。3.寄件人可通過快遞公司官方網站或客服電話查詢快遞物流信息，了解快遞運輸狀態。行政部應定期跟蹤快遞物流信息，如發現快遞出現延誤、丟失等異常情況，應及時與快遞公司聯系，協調解決問題。三、費用結算（一）費用標準1.公司快遞寄發費用標準根據快遞公司收費標準及市場行情制定，并定期進行調整。行政部應及時將最新的費用標準通知各部門。2.對于不同類型的快遞，如文件快遞、物品快遞、加急快遞等，應制定相應的費用標準，以便各部門合理選擇快遞服務方式。（二）費用結算方式1.公司快遞寄發費用結算方式分為現結和月結兩種。對于費用金額較小的快遞，可采用現結方式；對于費用金額較大或寄發頻率較高的部門，可采用月結方式。2.采用現結方式的，寄件人在申請寄發快遞時，應將快遞費用支付給行政部，行政部在辦理寄發手續時向快遞公司支付費用。3.采用月結方式的，行政部應每月定期與快遞公司核對賬單，確認無誤后，填寫《快遞費用月結申請表》，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部。財務部根據申請表進行費用結算，并在規定時間內支付給快遞公司。（三）費用報銷1.對于采用現結方式的快遞寄發費用，寄件人可憑快遞公司出具的發票及《快遞寄發申請表》到財務部辦理報銷手續。2.對于采用月結方式的快遞寄發費用，由行政部統一向財務部報銷。行政部應在報銷時提供快遞公司出具的發票、《快遞費用月結申請表》及快遞費用明細清單等資料。3.財務部應嚴格按照公司財務制度對快遞寄發費用進行審核，對不符合報銷規定的費用不予報銷。四、快遞跟蹤與查詢（一）跟蹤職責1.行政部負責對公司寄發的快遞進行跟蹤，及時了解快遞運輸狀態，確?？爝f能夠按時、準確送達收件人手中。2.寄件人在寄發快遞后，可通過快遞公司官方網站或客服電話查詢快遞物流信息，并將查詢結果及時反饋給行政部。（二）異常處理1.如發現快遞出現延誤、丟失、損壞等異常情況，行政部應及時與快遞公司聯系，了解具體原因，并要求快遞公司采取相應的解決措施。2.對于因快遞公司原因導致的快遞延誤、丟失、損壞等問題，快遞公司應按照相關規定進行賠償。行政部應協助寄件人辦理賠償手續，并及時將賠償情況反饋給寄件人。3.對于因不可抗力等非快遞公司原因導致的快遞異常情況，行政部應及時與寄件人溝通協商，共同采取措施解決問題，如重新寄發快遞、調整寄發時間等。五、快遞安全管理（一）信息安全1.寄件人在填寫《快遞寄發申請表》時，應嚴格遵守公司保密制度，確?？爝f內容涉及的公司機密信息不被泄露。2.行政部在辦理快遞寄發手續時，應妥善保管快遞信息，不得隨意泄露給無關人員。3.快遞公司應嚴格遵守國家相關法律法規，對客戶信息進行保密，不得將客戶信息用于任何非法目的。（二）物品安全1.寄件人應確?？爝f包裝牢固、密封良好，防止快遞在運輸過程中出現物品丟失、損壞等情況。2.對于貴重物品或重要文件，寄件人可選擇保價服務，以降低運輸風險。3.行政部在安排快遞寄發時，應提醒寄件人注意物品安全，并對快遞包裝進行檢查，確保符合安全要求。六、監督與考核（一）監督機制1.行政部負責對公司快遞寄發管理制度的執行情況進行監督檢查，定期對各部門的快遞寄發情況進行統計分析，發現問題及時督促整改。2.公司內部審計部門負責對快遞寄發費用的使用情況進行審計監督，確保費用支出合理、合規。（二）考核辦法1.將快遞寄發工作納入各部門績效考核體系，對快遞寄發工作完成情況較好的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力、違反制度的部門和個人進行批評和處罰。2.考核指標包括快遞寄發的準確性、及時性