平陽印章使用管理制度一、總則1.目的為加強平陽印章的管理，規范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于平陽公司總部及所屬各部門、分支機構、子公司等所有使用公司印章的單位和個人。3.印章種類本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、業務專用章、部門章等各類具有法律效力或代表公司對外行使職權的印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部門統一負責，根據工作需要提出印章刻制申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、用途等信息。申請經公司法定代表人或授權負責人批準后，由行政部門按照國家有關規定選擇具有資質的印章制作單位進行刻制。印章刻制完成后，行政部門應及時將印章實物、印模樣本等資料進行登記備案，并將印章移交指定的保管人員。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應發布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項。印章保管人員應在收到印章后，對印章的外觀、規格、材質等進行仔細核對，確認無誤后在《印章保管登記表》上簽字確認，并注明接收日期。印章啟用后，原相關印章同時廢止，行政部門應及時收回廢止印章，并進行妥善保管或銷毀處理。三、印章的保管1.保管原則公司印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章使用規定，不得擅自將印章交予他人使用。2.保管職責公司公章、法定代表人章等重要印章由行政部門負責人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負責人指定專人保管；財務專用章由財務部門負責人指定專人保管；業務專用章、部門章等由各相關部門負責人指定專人保管。印章保管人員應建立印章保管臺賬，詳細記錄印章的名稱、規格、啟用時間、保管人、使用情況等信息，并定期進行核對和更新。印章保管人員應妥善保管印章存放設施，確保印章存放環境安全、整潔，防止印章受潮、生銹或損壞。3.保管要求印章保管人員應將印章存放在專門的保險柜或安全箱內，并設置密碼或鑰匙進行加密保管。密碼或鑰匙應嚴格保密，不得告知他人。印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應辦理印章交接手續，填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章交接的時間、名稱、數量、規格等信息，并由交接雙方及監交人簽字確認。交接完成后，原保管人員應將印章存放設施的密碼或鑰匙等相關信息告知新保管人員，并協助新保管人員熟悉印章保管要求和使用流程。四、印章的使用1.使用原則公司印章的使用應遵循合法、合規、謹慎、審批的原則，嚴格按照規定的使用范圍和審批程序進行使用，確保印章使用的真實性、有效性和合法性。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章的，必須經公司法定代表人或授權負責人批準，并在使用后及時收回留存聯進行核對和備案。2.使用范圍公司公章主要用于以公司名義對外發布的各類公文、函件、證明、合同協議、授權委托書等重要文件；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的各類經濟業務事項的簽字確認；合同專用章主要用于簽訂各類合同協議；財務專用章主要用于公司財務收支、稅務申報、銀行結算等相關財務業務；業務專用章主要用于公司特定業務領域的文件簽署、業務往來等；部門章主要用于本部門內部的文件流轉、工作聯系等。3.使用流程申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細注明印章名稱、使用日期、使用事項、文件名稱及編號、份數、擬用印位置等信息，并由申請部門負責人或申請人簽字確認。審批：《印章使用申請表》應按照公司規定的審批流程進行逐級審批。一般事項由申請部門負責人審批；重要事項或涉及金額較大的事項需經公司分管領導審批；重大事項或涉及公司核心利益的事項必須經公司法定代表人或授權負責人審批。審批人應認真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，簽署明確的審批意見。用印：印章保管人員在收到經審批的《印章使用申請表》后，應對申請事項及審批意見進行再次核對，確認無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄印章使用的日期、事項、文件名稱及編號、份數、用印人等信息。用印時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在錯誤位置。登記備案：印章使用完成后，印章保管人員應將《印章使用申請表》、相關文件資料等進行整理歸檔，并定期將印章使用情況進行匯總統計，報行政部門備案。五、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機構調整、業務范圍變化等原因，原印章不再使用的；印章損壞、遺失或被盜用，無法繼續使用的；根據公司規定或工作需要，其他應當停用印章的情形。2.停用程序印章保管人員在發現印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并報行政部門審核。行政部門審核通過后，發布印章停用通知，明確印章停用日期，并要求各部門及時清理涉及該印章的文件資料和業務往來。印章保管人員應在收到印章停用通知后，將停用印章及時收回，并妥善保管。3.銷毀程序對于停用的印章，行政部門應定期進行清理盤點，根據印章的性質和重要程度，確定銷毀方式。一般情況下，公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等重要印章應采用粉碎、熔毀等物理方式進行銷毀；業務專用章、部門章等可采用焚燒等方式進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、規格、數量、銷毀方式等信息，并報公司法定代表人或授權負責人批準。銷毀過程應進行全程錄像或拍照記錄，確保銷毀過程可追溯。銷毀完成后，由行政部門負責人、印章保管人員及監銷人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔備案。六、印章使用的監督與檢查1.監督職責行政部門負責對公司印章的使用情況進行定期監督檢查，確保印章使用符合本制度規定。財務部門負責對財務專用章的使用情況進行監督檢查，確保財務收支等業務的印章使用規范、安全。審計部門負責對公司印章的使用情況進行不定期審計，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.檢查內容印章保管情況，包括印章存放設施是否安全、印章保管人員是否符合規定等；印章使用審批情況，包括《印章使用申請表》的填寫是否完整、審批流程是否合規等；印章使用登記情況，包括《印章使用登記表》的記錄是否準確、完整等；印章停用與銷毀情況，包括印章停用通知的發布、銷毀程序的執行等是否符合規定。3.違規處理對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。因違規使用印章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、附則1.本制度自發布之日起生效實