改善檔案銷毀法制的思索

作者：崔文俊

隨著時間的推移，原本有保存價值的檔案，可能變得小冉有保存

的價值，繼續(xù)保管只會造成人力、物力、財力的浪費，因而有必要予

以銷毀；若檔案尚有保存價值，將其銷毀則會使社會各方面無法利用，

因而有必要繼續(xù)保管。永久保管的檔案，被認(rèn)為具有永久的保存價值,

故不得予以銷毀；定期保管的檔案，在一定的保管期限內(nèi)，被視為具

有保存價值，亦不得予以銷毀；至于已超過保管期限的定期檔案，并

不能當(dāng)然地被視為已無保存價值，其是否還有保存價值尚需進一步審

視：若其還有保存價值，則應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保管，不得予以銷毀，若其已無

保存價值，則應(yīng)該予以銷毀。因此，基于繼續(xù)保管的現(xiàn)實必要性的考

量，已逾法定保管期限，且無繼續(xù)保存價值的定期檔案，可予以銷毀。

基于繼續(xù)保管的預(yù)期可能性的考量國家在對公民、法人或者其他組織

設(shè)定義務(wù)或者負(fù)擔(dān)忖，必須符合預(yù)期可能性原則。根據(jù)預(yù)期可能性原

則，在事實上或者法律上繼續(xù)保管檔案不可能時，國家不能要求檔案

保管單位履行繼續(xù)保管檔案的義務(wù)。繼續(xù)保管檔案事實上不可能的，

主要指檔案因天災(zāi)或事故被嚴(yán)重毀損，并且無法修復(fù)的情形。檔案的

保管，以檔案的存在為前提。在前述情形下,檔案實際上已不復(fù)存在，

自然也就不能繼續(xù)保管。繼續(xù)保管檔案在法律上不可能的，主要指遭

遇戰(zhàn)爭、等緊急情況，繼續(xù)保管檔案可能危害國家安全和利益的情形。

于此情形下，繼續(xù)保管檔案體現(xiàn)的利益與維護國家安全的利益相比,

顯然后者更重要，自然不能犧牲后者而強行要求繼續(xù)保管檔案。因此,

基于繼續(xù)保管的預(yù)期可能性考量，檔案在事實上或者法律上不可能繼

續(xù)保管時，亦可予以銷毀。

檔案銷毀的程序

檔案銷毀的程序，是指檔案工作人員在辦理檔案銷毀時所應(yīng)遵守

的工作順序和步驟。對于沒有繼續(xù)保管必要性的檔案的銷毀，應(yīng)根據(jù)

《檔案法》和國家檔案局的相關(guān)規(guī)定及其體現(xiàn)的精神設(shè)置銷毀程序,

主要包括以下幾個方面：1.編制檔案銷毀計劃和擬銷毀檔案目錄檔

案保管單位銷毀檔案，應(yīng)當(dāng)先制定檔案銷毀計劃和擬銷毀檔案目錄。

在檔案銷毀計劃中，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)列明下列事項：擬銷毀檔案的

年度、種類、數(shù)量；擬銷毀檔案的存放場所；銷毀檔案的時間、地點

以及銷毀方法：其它需要注意的事項。在檔案銷毀目錄中，檔案工作

人員應(yīng)當(dāng)記載擬銷毀檔案的檔號、案卷（文件）名稱、卷（件）數(shù)、

形成日期、保管期限、內(nèi)容摘要、形成單位或者移交單位以及其它必

要的事項。要求檔案銷毀履行這一程序，對于推動檔案銷毀工作的順

利進行，提高檔案銷毀工作的質(zhì)量與效率，具有十分重要的意義。目

前，國家檔案局并未要求檔案銷毀必須履行該程序，尚有待將來通過

立法確定相關(guān)條款。2.鑒定檔案的保存價值檔案保存價值的鑒定是

確定檔案存毀的前提和基礎(chǔ)。根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，檔案的保

存價值由檔案保管單位的檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門人員共同組成的

鑒定小組進行鑒定；只有經(jīng)鑒定確實沒有保存價值的檔案，才能進一

步辦理銷毀手續(xù)。至于鑒定小組的工作方式是實行組長負(fù)責(zé)制，還是

實行少數(shù)服從多數(shù)制，目前尚無明確的規(guī)定。考慮到檔案保存價值的

鑒定具有高度的專業(yè)技術(shù)性及政策性，為確保鑒定結(jié)論的科學(xué)正確性,

應(yīng)交由相對獨立的專家組成的（或有相對獨立的專家參與的）鑒定小

組進行，以少數(shù)服從多數(shù)的原則達成鑒定意見。我國目前的檔案保存

價值鑒定機制并不科學(xué)，難以確保鑒定結(jié)論的科學(xué)正確性，應(yīng)適時予

以修正。3.征求有關(guān)單位或個人的意見在批準(zhǔn)銷毀檔案之前，征求

有關(guān)單位或個人的意見，可以最大限度地避免發(fā)生錯誤銷毀檔案的情

況。如果有關(guān)單位或個人認(rèn)為擬銷毀的檔案還有保存價值，應(yīng)當(dāng)延長

保存年限或者變更為永久保存，可以提出具體的建議并說明理由，供

審批機關(guān)參考。這里的“有關(guān)單位”主要指檔案的形成單位、移交單

位，“有關(guān)個人”主要指檔案內(nèi)容涉及到的研究領(lǐng)域的專家、學(xué)者。

根據(jù)《檔案館工作通則》第條的規(guī)定，檔案館在辦理銷毀檔案事項時，

必須征求有關(guān)單位的意見。考慮到征求有關(guān)單位或者個人意見的程序

所具有的重要意義，我們在辦理銷毀檔案事項時，應(yīng)自覺地履行這一

程序，以確保檔案銷毀工作的審慎性4.檔案銷毀的報批檔案必須經(jīng)

過法定審查批準(zhǔn)才能予以銷毀。根據(jù)《檔案館工作通則》第條和《機

關(guān)檔案工作條例》第條的規(guī)定，檔案館保管的檔案的銷毀，由主管的

領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)；各級黨、政、軍機關(guān)和人民團體保管的檔案的銷毀，

由該組織的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。由于檔案的保管單位與所保管檔案的存毀有一

定的利害關(guān)系，故由保管單位領(lǐng)導(dǎo)決定本單位所管檔案的存毀的做法,

難以確保檔案銷毀工作的客觀公正性。根據(jù)我國檔案管理體制的特點

和檔案按專業(yè)分類管理的需要，把國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位

和其它組織保管的檔案的銷毀，交由相應(yīng)的主管部門及其授權(quán)的組織

批準(zhǔn)，應(yīng)為較為適宜的做法。5.檔案銷毀的實施擬銷毀檔案經(jīng)批準(zhǔn)后，

即進入實施銷毀階段。檔案保管單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并

派人全程監(jiān)督檔案的銷毀過程。在必要的時候，檔案工作人員在銷毀

前可以先將待銷毀的檔案以微縮、電子或者其它較為便捷、經(jīng)濟的方

式存儲，以便做到有備無患。在銷毀檔案時，負(fù)責(zé)銷毀檔案的人員應(yīng)

當(dāng)填寫檔案銷毀清冊，載明銷毀檔案的時間、地點、種類、數(shù)量、方

法等事項，并由負(fù)責(zé)銷毀的人員和監(jiān)督銷毀的人員在銷毀清冊上簽名,

以示負(fù)責(zé)。銷毀的檔案已以微縮、電子或者其它方式存儲的，應(yīng)在銷

毀清冊上附注其查找的途徑。檔案銷毀完畢后，銷毀檔案清冊、己銷

毀檔案的目錄、批準(zhǔn)銷毀檔案的文件等，應(yīng)當(dāng)永久保存?zhèn)洳椤τ跊]

有繼續(xù)保管可能性的檔案的銷毀程序，國家檔案局尚未作出明確規(guī)定。

由于導(dǎo)致檔案失去繼續(xù)保管可能性情形的發(fā)生，往往非事先可以預(yù)料,

因此，前述事前編制檔案銷毀計劃和檔案銷毀目錄的程序?qū)Υ瞬⒉贿m

用。此外，由于此類檔案的銷毀原因不是其已無保存價值，故前述圍

繞檔案的保存價值展開的鑒定及征求意見程序，也就沒有必要。對于

缺乏繼續(xù)保管可能性的檔案的銷毀程序，大體上可以簡化如下：提出

銷毀檔案的申請。在導(dǎo)致檔案失去繼續(xù)保管可能性的情形發(fā)生后，檔

案管理人員應(yīng)當(dāng)提出銷毀檔案的申請，說明檔案銷毀的原因、擬銷毀

檔案的基本情況并附具相關(guān)證明材料，直接報請有關(guān)主管機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)。檔案銷毀的審批。有關(guān)機關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)在接到檔案銷毀申請后，應(yīng)

指派兩名以上的工作人員對檔案銷毀的原因事實進行核查，經(jīng)核查屬

實的，方可批準(zhǔn)銷毀。實施檔案銷毀。在履行上述手續(xù)后，應(yīng)指派專

人實施檔案銷毀。

檔案銷毀的方法

關(guān)于檔案銷毀的方法，我國目前尚尢統(tǒng)一的規(guī)定，也很少有人關(guān)

注這一問題。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第條中，對電子檔案銷

毀的方法作了專門的規(guī)定，但該規(guī)定顯然并不適用于其它類型的檔案。

一般來說，紙質(zhì)檔案的銷毀可以采用粉碎、焚化、送造紙廠化為紙漿

等足以完全毀滅或消除檔案內(nèi)容的方法。其中，焚化的銷毀方法