自來水水費管理及辦公系統各模塊功能介紹

一、個人辦公

＞待辦事宜

待辦事宜系統是整個公司辦公系統的重要組成部分，請

示報告、督辦查辦、會議管理等系統產生的用戶傳遞信息都

由待辦事宜來完成。待辦事宜系統是企業辦公系統面向領導

和具體工作人員的一個窗口，系統正常運行后，上報領導的

請示、信息都集中在領導的待辦事宜系統中，領導轉辦的事

項集中在辦理人員的待辦事宜系統中；領導只需查看、處理

待辦事宜系統中的文件，領導批示、審批、審閱的工作都可

以完成，極大地方便了領導辦公。同時工作人員需要經常查

看待辦事宜，辦理領導交辦的事項，以免本人的工作延誤（如

圖M）o

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一）討論處索

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圖1-1

＞內部郵件

Notes電子郵件系統是企業辦公系統的基礎，它不僅是系

統各種流程銜接的紐帶，同時Notes郵件系統也可以非常方

便地促進工作人員之間信息的交流（如圖1-2）。

圖1-2

＞日程安排

日程安排系統的主要目的是記錄各人的日程安排情況，

通過計算機網絡供內部人員進行查詢，以便領導及時掌握部

門人員動向，為各部門安排本部門的相應工作提供依據（圖

l-3）o

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周日-4月7日

近朝38周

'—＞辦公室

圖1-3

＞名片夾

名片夾的主要目的是為保存、管埋您通訊所用的個人、

公司信息而設計的，它內容全面、涉及面廣、操作方便、查

詢功能強大，為您個人的信息管理提供了極大的方便，是您

繁忙工作的好助手。

名片夾管理的是個人私有信息，用戶只能查看自己創建

的信息，不對他人共享（圖1-4）。

"名片管理按灶名-LotusNotes

文幟E>aas<a鎏看t”創建gm作⑹用耿3

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名片管理0打開■■新電/生改、陽除Iu返

勝名公司，地區，行業，職務電話

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5IH5K2222222

按姓名

技行業

按地區

119林?1b

圖1-4

用戶的工作

新建名片

1.在視圖中單擊“新增”按鈕。

2.輸入姓名、稱謂、單位、電話、傳真、家庭住址等

信息。

3,單擊“保存并關閉”按鈕。（如下圖）

c名片：張三lotusNotes-ICIxl

X#(E)茶幡(E)豪看(E包度《)拗作(A)?WXtD

5歡迎JU名片：張三xnotes

修改名片

L在視圖中單擊“新增”按鈕。

2.修改姓名、稱謂、單位、電話、傳真、家庭住址等

信息。

3.單擊“保存并關閉”按鈕。

二、行政管理

＞人事管理

如果你是一位大型企業/集團公司的人力資源部的主管，

面對堆積如山的人事檔案資料，如何才能迅速地從中獲得您

所需要的資料？如何才能真正做到“任人為賢”、充分發揮

員工潛力？如何才能……當今社會計算機的迅速發展為人

事管理提供了嶄新的方式和手段。人事管理系統正是基于為

方便單位的人事檔案管理而設計，每個員工的相關個人資料

都保存在本數據庫中。利用本系統可以進行公司的人事資料

的瀏覽，查詢和分析，以便于單位內部的人力資源開發。

具有相應權限的用戶負責人事信息的錄入及維護，授權

用戶可對入庫的人事檔案資料進行瀏覽、查詢和分析，以便

及時了解職員情況。

人事管理模塊提供了管理和查看《審計信息管理系統》

中所有人員信息的功能。模塊的功能包括一般成員隨時可以

查閱自己或其他成員的信息，和系統管理員對人員信息的輸

入、維護和管理。

1.人事管理包括四種顯示方式（如圖2-1）,可以在左邊

一欄選擇，分別是：所有人員、按部門、按職務、按

角色和人員管理。

鄭，&it看9也隧。■隹⑷格勒卻

G步圓省夏??新有人員X

人事管理6打開B?a

用戶名■門務角色

員

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員

fj財段安融審計均度核人

長

技部門yl財政金融審計科M

fcl?長室

品,財*:會破中汁科出簌彼人

按職分長

jqf腐長交艮核人

長

按角色外？合羋T

3號長交

人員管理

yl.上午軒！

圖2-1

2.［所有人員］的顯示方式按照人員編號的順序顯示所

有人員。

需要查看某個人員的詳細信息時，可以選定該人員，

單擊工具欄中的［打開］按紐；或者雙擊該人員。需要退

出某個人員詳細信息頁面時，請單擊工具欄中的［退出］

按紐。

3.［按部門］是按照人員所在部門分類顯示所有人員的

顯示方式。

首先顯示了單位中所有的部門名稱，包括“局長室”、

“財政金融審計科”等等。需要查看某個部門的所有人員

時，請選定該部門，選擇工具欄中的［打開］按紐；或者

雙擊該部門；或者單擊該部門名稱前面的三角形小箭頭

（見圖2.2）。需要關閉該分類，請重復上述過程。

部門編號用戶名角色

＞局長室3

1辦公空

?▼財政殳前審計科

科長

001yi

科員

002復核人

fj科員

擬稿人，核稿人

003admin科員

005whg且核人

圖2-2

需要查看某個人員的詳細信息時，請參照第2點。

4.［按職務］是按照人員所在職務分類顯示所有人員的

顯示方式。

顯示了單位中所有的職務名稱，包括“局長”、“科長”、

“科員，等等。

5.［按角色］是按照人員所在角色分類顯示所有人員的

顯示方式。

顯示了單位中所有的角色名稱，包括“擬稿人”、“核

稿人”、“簽發人”等等。

6.［人員管理］是系統管理員獨有的顯示方式，與［所

有人員］的顯示方式一樣按照人員編號的順序顯示所

有人員。在這種視圖中有添加、修改、刪除人員的功

能。

＞政策法規

政策法規數據庫提供對國家各種政策法規以及部門內部

規章制度的錄入、查詢功能，可以按分類樹的方式來管理和

瀏覽。

具有相應權限的用戶負責信息的錄入及維護，所有員工均

可隨時瀏覽政策法規上已發布的信息、。未發布的信息只有錄

入人自己能看到G

超過有效期的信息系統將自動刪除。（如下圖）

商援中制度所有文省lotusNote■lg|x|

文件⑹ifi向D￡S(y)創曲。?Tt(A)制蚓。G

-所有支巷Xnotes

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所有文檔

按生效日期

按制定部門

按主題分類

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'能五笨I全角I智能原僑漢字輸入系統5」版作者，陳虎

Sin，上午好，區

’2辦公空

使用本數據庫的用戶可分為兩類：一般用戶和管理員。

本節將根據這兩種用戶來分別介紹數據庫的使用。

發布新政策

1.在視圖中單擊“新政策”按鈕。

2.設置政策的截止日期，則政策到期后，系統將自動

將此政策歸檔。

3.設置政策的發布范圍，政策發布后系統將給在發布

范圍內的用戶發送郵件通知。發布范圍可以是群組或個人，

如果發布范圍為空，則系統將給所有用戶發送郵件通知。

4.如果選中只允許發布范圍內的用戶閱讀此政策，則

只有在發布范圍內的用戶能閱讀此政策，其他用戶不能閱

讀。

5.輸入政策正文。

6.單擊“發布”按鈕發布此政策。（如下圖）

基本信自

適用部門:財歡金融審汁科

001

道用人員：所在部門全體人員

E：**

B0CB-02-26

S稱：現年制度1生效日期：「

發布部門：

作若?.Sia作于?ZUWUJ-JU11U(

就g部門：

制度內容：

11ORW

修改政策

L打開需修改的政策，進入編輯狀態。

2.修改需修改的地方。

3.保存并退出。

維護政策

管理員可修改并刪除已發布的政策。

數據庫管理

只有在您的存取控制權限是“管理者”的前提下才可以

執行下面的操作。本節介紹權限設置和激活代理的操作方

法。

權限設置

權限設置的操作步驟：

打開新建數據庫的存取列表（選擇“文件->數據庫->

存取控制”）。

如果您在存取列表中看到的“確認”按鈕是灰色字體，

表示您的存取級別不是管理者，則無法進行以下操作。請與

本數據庫的管理者聯系，增加您的管理者權限。

將您認為需要的用戶的角色設置為“管理員”，同時將

他們的權限設置為至少“作者”以上；建議把他們的存取權

限設置為管理者C

缺省人員的權限為“作者”。

>學習園地

自來水公司通常會定期對員工進行培訓，日積月累會有大

量的培訓資料，如有效地管理起來可極大地方便用戶查閱并

提高工作效率。培訓園地模塊就是針對這種情況開發的，用

于管理部門內部的培訓資料，有權限的用戶負責錄入供全體

員工查閱。

＞辦公費用

自來水公司內部通常會有各種各樣的費用，如：打字、復

印、傳真、EMS及外出登記等。辦公費用管理就是用來管理

這些日常費用的，它可以將這些繁雜的費用有序的管理起

來，對各部門的費用結算提供了依據。

＞指紋考勤系統

在人事檔案管理的基礎上建立一個先進的指紋考勤系

統。指紋考勤系統是利用人體指紋所具有的唯一性、排他

性而研制的最新一代人事考勤系統。它克服了傳統打卡

鐘、磁卡、IC卡等考勤方式存在的代打卡、卡丟失等不

足和缺陷，最為有效地杜絕了考勤管理中的人為因素充分

體現了考勤管理的公正，避免不必要的人事糾紛。為企業

管理提供科學、可靠的考勤管理手段，是一個企業體現其

現代化管理、節約人力、提高效率、杜絕漏洞必要的技術

手段。

軟件系統功能簡介：

簽到程序：

簽到程序供員工上下班時進行簽到或簽退使用，是指紋考

勤系統采集考勤數據的終端程序，在月末或其他需要的時

候，這些考勤數據將通過各種途徑匯集到考勤管理系統，進

行考勤計算和統計。

卜無需攜帶任何考勤卡;

?只要輕輕一按手指就可以簽到；

＞支持輸入全部、部分考勤號碼或不輸入考勤號碼直接驗

證指紋；

卜每一個考勤工作站可支持數千人或更多的指紋庫。

a可以非常方便地直接查詢最新的考勤記錄；

＞聯網使用時可以自動匯集數據，可以同步網絡時間（網絡

版）。

考勤管理系統:（如下圖）

。考勤系統

戮犯管理①）考勤④報表輸出（&初始化（D設杳⑤備份?招?XH）

II醺圜同區《翩島昌目

處理考勤教憲

下就考勃數寬

月圖表

年圖表

考勤管理系統匯集有各個考勤簽到程序采集的考勤數

據，根據員工的考勤時間表進行匯總和統計，最終生成各

種考勤報表。系統可以維護員工的各種信息、維護出勤時

間表和其他考勤設定。

＞可以管理各種復雜的上下班時間；

卜適應各種規模的單位、企業、工廠和公司的人力資源管

埋的需要。

"艮據管理的需要輸出多種報表；

b可以設定節假日的休息時間；

卜支持多個簽到點考勤，可以連網使用（網絡版）；

卜可以處理加班、病事假、臨時外出或出差等多種例外情

況；

＞支持輸入考勤號碼、驗證指紋等多種簽到方法的處理；

＞員工信息可以根據需要進行擴展；

'方便查詢考勤記錄和出勤統計結果；

'直觀的圖形化考勤時間表讓您看了一目了然；

b只需拖動鼠標，各種復雜的考勤時間表立即設置妥當；

卜可以讓許多員工使用同一套考勤方案，大大降低了維護

員工考勤時間表的工作量；

＞您可以單獨對某一個員工的出勤時間進行修正；

a可以設置具有管理員身份的員工的各種操作權限。

指紋登記程序：

＞集中采集員工指紋；

＞每個員工可以登錄最多十枚指紋；

卜可以方便地修改考勤號碼和簽到方法;

卜圖形化界面讓您操作快捷方便。

網絡版結構和建設方案：

采用CLIENT/SERVER服務器/工作站形式組成網絡

結構，服務器安裝sqlserver數據庫、指紋考勤管埋程序、

指紋錄入程序、NT4.0操作系統、遠程管理程序、網絡通

訊程序，考勤工作站安裝指紋簽到程序、WIN98、網絡通

訊程序。

工作站同服務器的連接按照距離分別采用光纖、

RS485/232.超5類非屏蔽雙絞線、細纜、MODEM/電話

線等方法組成網絡，如果工作站當地已有局域網可以直接

接入網絡，通過局域網連接到考勤服務器。光纖連網方式

費用高，能實現長距離、高速傳輸數據；RS485/232連網

方式費用低廉，可傳輸1200米最大1500米，工作站和服

務器兩端各需要一次RS485/232的轉換，傳輸速度達到

116KBPS到最大480KBPSo采用超5類非屏蔽雙絞線連

接距離達到95米，需用10/100M網卡；細纜距離為195

米，直接連接；電話線連接需使用調制解調器，距離沒有

限制,速度為56KBpS。

考勤服務器集中存儲了員工指紋數據、員工信息、班

次設置、簽到記錄等所有數據，在服務器上完成對員工考

勤班次設置、設置員工考勤工作站、記錄各考勤工作站的

上傳考勤數據、并即時查詢考勤班次設置回饋考勤提示到

考勤地、統計考勤結果。

（系統示意圖）

三、資源管理

＞圖書期刊

圖書期刊管理提供了圖書、期刊信息查詢、圖書期刊網上

借閱（借閱單網上填寫、提交、審核、批準、反饋）、過期

借閱自動催還，系統還提供了科學圖書、期刊資料類目的管

理。

圖書信息包括如下內容：

登記日期、登記編號、圖書名稱、分類、著者、譯者、出

版日期、出版單位、發行單位、頁數、單價、數量、在庫數

量、目錄信息、所有者信息。

期刊信息包括如下內容：

分類名稱、期刊名稱、主辦單位、年度、期數、出版日期、

排架號、數量、在庫數量、目錄信息、所有者信息。

A辦公用品

實現辦公用品的申購、入庫、發放、庫存統計等功能。有

權限的用戶可起草申購單，經領導審批同意后方可購置，物

品購置后由辦公用品管理員登記入庫，入庫保存后系統自動

更新庫存信息。辦公用品發放也是由辦公用品管理員進行登

記，發放后庫存信息自動更新。

＞客戶檔案

公司內部往往會有許多合作客戶及潛在客戶資源，將這

些資源有效的管理起來，對于一個企業來說是至關重要的。

客戶檔案管理就是針對這種需求而設計的。市場人員定期將

自己所掌握的客戶詳細信息（客戶名稱、行業、類別、聯系

方式等）錄入本系統，有相應權限的人可查看，這樣避免了

客戶資源的流失，為企業進行市場活動提供依據。

［如何創建客戶信息］

在主導航器中單擊，進入客戶信息視圖界

面。如下圖所示:

助新建3戶后包1QH印客戶田應友刈0H印幺然方戶信白0nepttH|

編號，單位■姓名>|,地區上螂A

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項目

客戶信息X0002北小四環看百瞥市正睨

目

項

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目

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項

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按類別分類^目

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項

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項

X0013出譚處

連回SCK”酬好m目

10014首鋼日電電子荀艮公司?La壯.

一、您如想新建客戶信息，可在此視圖界面上單

擊葡新建舒信息按鈕，隨后進入客戶信息表單界面。

客戶信息

給號：D0O31

搬小CTH啊C%：（%C:目

費便值JB,底妥人值良

甲.便名稱：n寄

?加：1方口性別：但另c女

市：加日噴,年月舊

助卿5：工向D：

他批：n行嫄務：

自信向建：夜術蟠：

電話總機：槐電琳

用幾：移動電話：r,

傳K：B闋：r

AdicnislntorQ日期：97-06-11

1.選擇客戶類別

所謂客戶類別是指客戶與您在經濟交往中

發生的關系類別，客戶信息表單上方共給出四個類別選項。

其中一、二級代理選項是指客戶作為您商

品代理商的級別，客戶與您是代理關系。零售是指您將商品

以零售的方式買給客戶，客戶與您是零售的關系。而項目則

表明您與客戶之間是以簽訂項目來維系彼此間的利益關系。

當您確定好客戶類別后，請您點重其中一個選項。

2.錄入客戶信息

客戶信息表單由單位信息和個人信息組

成。在填寫過程中應注意以下三點：

(1)單位名稱、姓名、所在省市及地

址不能為空。

(2)客戶類型及省/直轄市名稱可在

列表中選擇，不必輸入。

(3)若通信地址與地址相同，

則單擊地址欄的小圖標即可，不必再次輸入；單位總

計一欄需填寫電話區號，以后各電話傳真號碼不必再

次輸入區號。

3.當您認為客戶信息表已填寫完畢后，可單擊緩保存退出

按鈕，存盤退出到前一界面；如不想退出而繼續新建客戶信

息，可單擊區保存建下一個按扭，完成操作；如不想保留客戶

信息表單，則可直接按X關閉|按鈕。

二、您如想修改已有客戶信息，請在(圖一)的視圖窗格中,

選中一個文檔，然后雙擊它，隨后便會進入此文檔所對應的

客戶信息表單，雙擊表單，表單即進入編輯修改狀態。

［如何查詢客戶信息］

您可通過三種方式對客戶信息進行查

詢：導航窗格分類查詢文檔、搜索條搜索特定文檔、單擊列

標題查詢。

一、導航窗格分類查詢

單擊導航窗格中的所有文檔，則視圖顯示

“編號”、“單位”、“姓名”、“地區”、“類別”、

“電話”、“傳真”等各項目。查詢結果如圖一所示。

單擊導航窗格中的按類別分類，則視圖視

圖分為兩層：第一層按客戶類別分類，分為一級代理、二級

代理、零售、項目四類；第二層按編號排列客戶，包括“單

位”、“姓名”、“電話”、“傳真”、“地區”等項目。

雙擊視圖窗格中按類別分類的折疊文檔或單擊三角符號，

如：零售，則顯示此零售類別下的客戶主要信息。分類查詢

結果如下圖所示：

編號蛇住姓名電恬

客戶信,包00028腫痕謝月崎-

D0029婦娘胡張元-

▼孚否

LOGO!常州立德計算機怖所范慶軍

所有文楮L0017蘭州天虢M洛公司（北圭國瑯-

LOO18北克中化合通痣業有赤公王光宇-

中國國防工程咨詢公司羅清江O1O-G9415511-311

1按關■別分類1LOO2s

L0026仔g解琳開.蛆用旬例附1-3328836

▼項目

按地坡分類X00021同g環創藥廠魯中正-

X0003上海市內電話發展總公司葛韌-

返回X0004中國人民銀行1賄省分行z-

X0005中化國颼業都只公葉力璃-

innfifi田野ITK求出r均公利卬生：

單擊導航窗格中的按地域分類，則視圖視

圖分為兩層：第一層按客戶所在地區分類；第二層按編號排

列客戶，包括“單位”、“姓名”、“電話”、“傳真”、

“地區”等項目。雙擊視圖窗格中按地域分類的折疊文檔或

單擊三角符號，如：北京，則顯示此地域類別下的客戶主要

信息。

二、搜索條查詢

菜單選擇“查看-搜索條”，則在按鈕條上

方出現一搜索條,單擊摺加條侔按鈕，則可輸入查詢條件，保

留后再單擊T素I按鈕，實現特定文檔查詢。若想回到搜索前

視圖，可單擊更或按鈕。

三、列標題查詢

單擊視圖窗格中帶有三角符號的列標題，

如：姓名列標題，則文檔按姓名的拼音先后順序排列，您此

時若想搜索某一文檔可直接輸入查詢條件，如某人姓名，敲

回車鍵后，即可查詢到需要的文檔。

使用權限如下：

可查詢單據的角色為：合同創建、

銷售統計、查詢

［如何打印］

客戶信息管理提供四種打印格式：

1.打印單個客戶信息：

在視圖窗格中選定一個客戶信息文檔，單

擊心懺印舒諾哂科I按鈕。

2.打印全部客戶信息:

在導航器窗格中為視圖顯示選則一種分類

方式，如按類別分類，單擊后打印翎客戶信外按鈕。

＞科技檔案

科技檔案管理提供了科技檔案信息查詢、科技檔案網上借

閱（借閱單網上填寫、提交、審核、批準、反饋）、過期借

閱自動催還，系統還提供了環境科學檔案類目的管理。

＞設備管理

實現公司儀器、設備有效管理，使決策者動態掌握設備資

源。設備主要信息包括：設備名稱、型號、規格、數量、購

買時間、購買價格、報廢時間、使用者、當前狀態等。

＞采購信息

采購信息系統完成公司工程項目產品、公司內部使用物

品采購詳細信息的輸入、修改、查詢，增加公司采購信息的

透明度，避免多個采購員因為采購渠道不透明而給公司帶來

損失。

＞市場動態

市場動態模塊主要是針對公司內部的項目進展狀況及與

本公司相關的市場動態情況而設計，其宗旨是為公司領導能

隨時跟蹤項目的進展情況并提出相關建議和公司內部員工

共享公司的市場資源服務。系統具有較完善的權限控制，能

滿足企業的市場信息方面的需求。

四、公文管理

＞發文系統

完成發文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領導審簽、文

字初審、文字復審、領導簽發、文書印發等。在系統中特別

注重數字化數據的一次性錄入，減少重復勞動，提高辦公效

率。

系統中流程允許用戶自定義，使系統可以適應各種公文

流程需求。

系統支持筆跡保留，方便發文稿件修改。

本系統采用發文和待辦事宜配合使用的方法，使流程更

加直觀。一般用戶只需經常查看并辦理待辦事宜即可進行日

常辦公。

本系統具有完善的流程跟蹤和控制。系統對發文的整個

流程進行跟蹤，詳細記錄發文的當前狀態、發文審核的過程

和領導審簽、簽發意見。

1.擬稿人在主界面單擊［公文流轉］,進入公文流轉模塊

公文流轉|?打開文\II€

文￥收文

本局收文

正在流轉的收文

本局發文

正在流轉的發文

主界面，如圖4-1所示;

圖4-1

2.擬稿人單擊［新建發文］,進入擬稿界面，類似于圖4-2

所示的畫面；

景文?位:rJ釵曲：

機與催，度:'曉機關:，.1

機關內分狂：山

標也：」事由：J

JL

圖4-2

3.輸好后單擊［送核稿人核稿］,將此公文發送給核稿人

（如：科室負責人；分管局長：副局長）；系統會提示用

戶發給彈出一個對話框，如圖4-3,擬稿人從中選擇相應

的核稿人來核稿。

圖4-3

4.核稿人打開公文流轉數據庫，選中需自己核稿的公文,

雙擊鼠標，打開此公文，單擊［編輯］或雙擊文檔，由閱讀

模式改為編輯模式，查看并修改此公文后（圖4-4）。

圖4-4

單擊［同意］或［不同意］（圖4-5）,假設同意，輸入批示信息后,

單擊［送簽發人簽發］,系統將此公文發送到簽發人（如：局長）;

如果核稿人不同意，單擊［不同意］,再單擊［退回給擬稿人］,

系統傳還給擬稿人；

圖4-5

5.簽發人打開此數據庫，選中文檔并雙擊鼠標打開此文

檔，修改好單擊［操作］,選擇［同意］或［不同意］,假設同

意，單擊［不同意］,輸入批示信息后系統，再單擊［交收發

員發文］,系統將此公文發送到收發員；如果簽發人不同意,

單擊［不同意］,再單擊［退回給擬稿人］,系統傳還給擬稿人;

6.收發員打開此數據庫，選中需自己登記的公文，雙擊

鼠標，打開此公文，單擊［編輯］或雙擊文檔，由閱讀模式

改為編輯模式，查看并登記此公文后(圖4-6)。文件登記完

成后，單擊［以其他格式顯示，單擊［打印設置］,收發員可以

選擇打印機，及紙張(A4210*297)。收發員也可單擊［頁

面設置］,一般設置，上邊距：35mm,下邊距：69mm，頁

腳：65mmo

_______________________________________________虬文

圖4-6

文檔打印完成后，單擊［送檔案室歸檔］;

檔案管理員打開此數據庫，選中需自己歸檔的公文，雙

擊鼠標，打開此公文進行歸檔。

＞收文系統

完成收文所涉及的一系列操作：公文上報、登記、擬辦、

中轉、轉發、處室擬辦、領導審核、承辦單位辦理、歸檔、

相關單位查詢公文等。在系統中特別注重數字化數據的一次

性錄入，減少重復勞動，提高辦公效率。

系統能夠自動接收下級單位的上報公文，并自動填寫收

文登記單。

系統中流程允許用戶自定義，使系統可以適應各種公文

流程需求。

系統支持領導手寫、語音批示，方便領導辦公。

系統采用收文和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加

直觀。一般用戶只需經常查看并辦理待辦事宜即可進行日常

辦公。

系統采用了完善的流程跟蹤和控制。系統對收文的整個

流程進行跟蹤，詳細記錄公文的當前狀態、辦理的過程和擬

辦、批示意見以及辦理結果。

7.收發員在主界面單擊「公文流轉1，進入公文流轉模塊主

公文流轉打齊健收文\?

本局收文

正在流轉的收支

本局發文

正在流轉的發文

界面，如圖4-7所示;

圖4-7

8.收發員單擊［新建收文］,進入收文界面，類似于圖4-8

所示的畫面;

2?引入?，疆逝看正EW件'。出IUQ人1H閱:?保存井J&同M城

公文登記|正文乃6|附件|iW*R|

收文，1

圖4-8

9.收發員可以輸好“公文登記”后，還可以選擇掃措所

有的收到的文件，然后單擊［引入］，［正文］或［附件］,來引

入正文或附件（圖4-9）。輸好后，收發員單擊［送批閱人批

閱］,將此公文發送給批閱人（如：局長）；系統會提示用

戶發給彈出一個對話框，收發員從中選擇相應的批閱人來

批閱。

10.批閱人打開公文流轉數據庫，選中需自己批閱的公文,

雙擊鼠標，打開此公文，查看此公文后（圖4-10）。

圖4-10

請撥用入法下趕入注

圖4-11

單擊［批閱］（圖4-11）,批閱人單擊［閱辦人…］選擇一個或多個

閱辦人，單擊［經辦人…］選擇一個或多個經辦人，輸入批示

信息后，單擊［送閱辦人批閱］,系統將此公文發送到閱辦人

（如：分管局長，科負責人）。

12.閱辦人打開此數據庫，選中需自己批閱的公文，雙擊鼠

標，打開此公文，查看此公文后。單擊［批閱］（圖4-12）,輸

入批示信息后，單擊［送經辦人處理］，系統將此公文發送到經

辦人（如：一般科員）。

收文

圖4-12

13.經辦人打開此數據庫，選中需自己辦理的公文，雙擊鼠

標，打開此公文,查看此公文后。單擊［辦理情況］（圖4-⑵,

輸入辦埋情況后，單擊［送檔案室歸檔］,系統將此公文發送到

檔案管理員。

14.檔案管理員打開此數據庫，選中需自己歸檔的公文,

雙擊鼠標，打開此公文進行歸檔。

>文檔管理

文檔管理系統是整個企業辦公系統的重要組成部分，本系

統的特點如下：

□和文檔手工管理類似，具有案卷管理、卷內目錄、文件管

理等功能。

□收文系統接收的公文、發文系統的本單位發文自動歸檔到

文檔管理系統。

□信息量大。收錄了上級單位下發的多種文件及木單位發布

的文件。對于有關單位的相關政策、制度的制定具有指導

意義。

□信息及時、準確。文件從下發當天就可以進入辦公系統，

由于從編輯、采編都采用計算機網絡實現，因此信息不僅

及時、而且準確。

□便于重復引用。由于文檔管理系統的整個流程均以數字化

的方式傳輸，因此只需一次輸入，其它單位就可以方便地

引用，減少了文字的重復錄入，提高了工作效率。

五、綜合業務

＞請示報告

請示報告是各部門經由辦公室（或別的職能部門）向單位

領導請示、報告工作的途徑。請示報告系統的主要目的是利

用計算機網絡輔助辦公室對各部門的請示、報告進行登記、

提交、信息反饋、查詢、統計工作；實現各部門請示報告的

生成、部門意見的簽署、辦公室擬辦意見的簽署和領導批示

等全過程的網上作業，實現流程的實時監控，保證請示報告

單的安全、快速運轉。

本系統采用和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加直

觀。一般用戶只需經常查看并辦理待辦事宜即可進行日常辦

公。

本系統具有完善的流程跟蹤和控制。系統對請示報告單審

批的整個流程進行跟蹤，詳細記錄請示報告的當前狀態、請

示報告審核的過程和領導審簽意見。

＞工作簡報

工作簡報為各部門提供了發布本部門相關信息的途徑，用

于在單位內發布工作動態、工作總結等。它與公告牌有所區

別，公告牌常用于發布針對全體員工的信息，而部門工作簡

報則主要針對本部門內部與工作相關的信息。在發布信息

時，可指定發布范圍，只有屬于發布范圍內的人員可以查看。

超過有效期的信息系統將自動刪除。

＞會議管理

會議管理子系統是整個企業辦公系統的重要組成部分，本

系統的特點如下：

建立了會議議題庫；會議起草部門可以方便地查詢、組織

會議議題，確保議題盡快得到處理。

提供了領導審核會議議題的功能；每次起草會議安排前

可以通過待辦事宜系統請主管領導審核會議議題安排，然后

根據主管領導的審核意見起草會議安排。

提供了會議安排、會議通知單、會議紀要、會議議題歸檔

庫；可以對歸檔庫中的內容按指定的方式進行查詢和統計。

提供了對會議通知單反饋信息的實時跟蹤；系統通過待辦

事宜系統發出會議通知單，用戶對會議通知單的反饋信息包

括：查看、反饋，這些寶貴的實時信息有助于管理者對會議

安排動態掌握。

使用之前的初始化

在導航器上選擇初始化會議主持人。進入

會議事宜的視圖后選擇新建，然后輸入會議主持人的名單,

并保存。

...（無標題）-Lotuslotes

口文件9編輯熠）第9創建?操作Q）文本①窗口?幫助電）

Q|《第軸蜀拿閡:鄉|B|/|或制善基尊噎莖行!

飛存盤.1；退出|

系統參數

會議主持人：,章獻黃永堅雷瑩李海峰文驚光羅宇翔」與

紀要審批：,黃永堅」口

圖1系統參數設置表單圖

此表單域有兩個：會議主持人、紀要審批。都是由本單

位的地址本里選則出來，一但選擇完畢，退出后。上述兩條

記錄將被加以限定或隱藏。

二.表格的建立與使用

進入議程表格的視圖后選擇新表格按

鈕，您可按照您自己的需要，任意輸入新表格的名稱和表格

的形式，以備會議議程的安排的使用

會議系觀~初始化議翟表格-Lotuslotes

門文件⑵編M印直看⑺鈍S?斛⑷窗口支幫方⑼

火物的導閡幺％￡干「「,|工/修一端一|"的日

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一①，

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會議系統

A.福響分類

區例造人分類

圖2會議系統初始化視圖

進入新會議議程格式文檔后，您將會看到

［格式名稱］、［格式內容］兩個域，第二個域的使用要借助操

作按鈕；例如：

□文件任）編輯⑥查看9倉犍?操作@文本CD窗口世）幫助國）

Q蜷現眼克牛國|冽B|/|周羽室善季唱|到三|日善

國新建表格國箱信表格理］刪除行或列為存盤退出

會議議程格式

格式名稱」002」

格式內容

『

圖3編輯議程格式操作按鈕圖

當您寫完名稱以后，把光標置于第二個域內，按動新

建表格按鈕屏幕就會出現創建表格的對話框，您可以確定

表格的行數與列數，然后按動編輯表格操作編輯表格，也

可刪除行或列。編輯完成后存盤退出。

三.會議前的安排

1.進入新議程的表單

在導航器上選擇按時間分類或按主持人分類，進入視圖

后，只有負責議程起草的角色才有權利選擇新議程按鈕,

別的人員將不會看到此按鈕。

2.對于表單中的主持人的限定

進入新議程表單，其主持人的參數已經限定，您可從

中選擇其一。

圖4建立新議程視圖

3.創建新議程

填寫完各項空白后，按下創建議程按鈕然后進入會議

議程的新表單，選擇創建議程按鈕，屏幕上將彈出一個你

已經編輯的表格名稱表，你可從中選擇合適的表格，若您需

要編輯表格，則可以按編輯表格按鈕添加行或列，也可按

刪除行或列按鈕刪除行或列。見下圖。

Cq瑤帝支I二園鄉書/善至季后尹詞“崢目因毆亡

皆創直議程窘編拘表格留刪除行或列打退出

城

議

會/

「公司徽」

時

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地

鼎q馀

主

持李碘t

發

言A:「舞播力鋤

席

出A:

議A:

rg:

圖5新議程表單中引入表格的對話框圖

4.發送通知

編輯完議程后，你可以按發送通知按鈕可以將這個議

程發送至每一個與這會議相關