企業會計檔案管理規章制度情況

會計檔案作為企業檔案的重要組成局部,是維護企業經濟利益、

合法權益，記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，企業需要建立

完善的會計檔案，這對企業的開展有很大幫助。下面愛匯的企業會

計檔案管理規章制度，供你參考。

一、會計人員要按照國家和上級關于會計憑證、會記賬簿、會

計報表、財務方案、單位預算和重要的經濟等會計資料，定期收

集，審查核對，立卷，編制目錄，裝訂成冊，由會計主管人員或指

定專人妥善保管。

二、查閱會計檔案，要嚴格辦事手續。本單位人員調閱會計檔

案，要經會計主管人員同意，外單位人員猬閱會計檔案，要有正式

介紹信，經單位領導或財務負責人批準。批準后要詳細登記調閱的

檔案名稱、調閱日期、調閱人員姓名和工作單位、調閱理由、歸還

日期等。調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制的，要

經本單位領導同意。同時，認真登記檔案查閱登記表，作存檔處

理。

三、會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，

查找方便。同時嚴格執行平安和保密制度，除法律規定的單位領導

同意外不得私自向外界提供或者泄露單位的會計信息。

四、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，

執行建立單位會計檔案保管期限，即：會計憑證15年，銀行存款余

額調節表3年，現金、銀行日記賬25年，其他明細賬15年，涉及

外事的永久保管。會計報表5年，年度會計決算永久。會計清冊15

年，會計檔案清冊和銷毀清冊25年。

五、對保管期滿的會計檔案，應按照會計檔案管理方法的規

定，由財政部門和檔案部門共同鑒定，報經批準后進行處理。對需

要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”。

六、撤消、合并單位和建立單位完工后的會計檔案，應根據不

同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他

單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。

一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查

考利用價值的文件材料，必須按規定向本單位檔案管理部門移交，

集中管理，任何單位和個人不得將檔案據為已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和

檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監視

和指導。

四、歸檔內容

1、但凡反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的

原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。

2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工

作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像

等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、股東會、董事會、年度，作會議、總裁辦公會、工程論證

會、業務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以

及會議形成的聲像材料等。

5、頒發的各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改

稿。

6、請示與批復文件。

7、年度工作方案、總結、參考價值的考察報告，重要工作匯

報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、記錄，外單位的

與公司有關的文件材料。

9、花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協

議）、制度，以及職務任免、職級評定、、等資源管理工作中形成的

文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協議、

合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批準執行的規章

制度。

12、企業歷史沿革，包括企業簡介、大事記、反映企業重要活

動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳

冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的'工作綜述、工程動態等文件材料的定

稿，編印的企業要聞、簡報等刊物的定稿和印本，出版物（企業報、

企業雜志等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業所有對外簽訂的各種合同、協議書。

16、固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協議合同、圖紙、使

用說明書等設備資料。

18、審計、考核及承受上級單位檢查等活動中形成的重要文

件。

19、外單位與本企業的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦

理完畢、

需歸檔的文件材料、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相

關文件后的3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故

延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存

檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先

立卷歸檔后再辦理借閱手續。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限

已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業有關領導批準后，按規定

進行銷毀。

2、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。假

設按規定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監銷，檔案

管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經報總裁批準前方可銷毀。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業務檔案需到

行政管理部填寫檔案借閱單，經直接上級批準前方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門主

管同意或公司領導批準。

3、機密檔案的借閱需經總裁（或分管副總裁）批準。

4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理人員要及時時

歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉借復印和攜帶檔案

外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時\須經相關領導批

準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過

十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行

政管理部視情況給予經濟處分。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應

報相關領導批準，且按公司有關保密規定辦理。

9、公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否那

么，專員有權拒絕辦理調崗手續。

第一章總那么第一條為進一步加強會計檔案管理，統一會計檔

案管理制度，根據民銀行《銀行會計根本標準指導意見》、《銀行

會計檔案管理方法》和《江蘇省農村信用社會計檔案管理方法》，

結合我市農村信用社實際情況，特制定本細那么。

第二條本細那么所指會計檔案是農村信用社在業務經營和財務

活動中形成的會計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成局部。

第三條聯社財務會計部門負責轄內農村信用社會計檔案的日常

檢查和管理，建立健全會計檔案的歸檔、，呆管、查閱、交接、銷毀

和保密制度。承受省聯社會計檔案工作的指導、監視和檢查。第二

章會計檔案的分類

第四條會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其

他會計資料。

㈠會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑

證;

㈡會計賬簿類：總賬、各種分戶明細賬、日記賬、固定資產卡

片賬、低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿；

㈢財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告、余額

表、附表、附注及文字說明；㈣其他類：銀行對賬單、各種登記

簿、會計檔案移交（保管、銷毀）清冊、機構撤銷（合并）交接清冊、

房屋購建的契據、計算機運行日志、客戶掛失申請書、聯行查詢、

查復書等。第三章會計檔案的歸檔

第五條會計檔案應立卷，裝訂成冊，按照保管期限、類別和形

成時間進行分類，編制會計檔案保管登記簿，以便查閱。采用非紙

介質存儲會計檔案的，應能滿足閱讀及打印要求。

第六條會計檔案歸檔的根本要求：

㈠分類組卷。

會計檔案立卷應采用“年度/保管期限/檔案類別”的分類方

法。即先將同一年度形成的會計檔案按照保管期限分類，再將同一

期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷并形成分類索引。㈡與裝

訂

1、會計憑證的與裝訂。憑證按日裝訂。憑證應按照科目順序排

列，同科目按照先現金后轉賬順序排列，現金傳票按照收付順序排

列，轉賬傳票按照借貸順序排列，表外科目按照收付順序排列。憑

證過少的可將同一月份假設干日憑證（不得超過5日）按日順序合并

裝封，并用封面隔開；憑證過多的可分假設十冊裝訂。裝可成冊的憑

證應在傳票封面上填明要素，編寫順序號，注明日期、保管期限及

檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

2、會計賬簿的與裝訂。總賬按月分科目順序裝訂，分戶賬將電

腦打印分戶賬和手工記載分戶賬分開裝訂，分戶賬分科目、賬號按

年裝訂。在年度中間更換或結清的賬頁，應按照賬號順序分科目妥

善保管，待年度終了統一裝訂。賬頁過多可分冊裝訂。裝訂成冊的

賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，另加封面、封底，在裝訂

處加封并登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂

人員和會計主管人員在加封處簽章。

3、會計報表的與裝訂。按日打印的報表按月分類裝訂，按月、

按季打印的資料以及結息和其他資料按年分類裝訂，另加封面、封

底，在裝訂處加封，登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案

號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

4、不需連續記載的各種登記簿應根據類別、使用年度和保管期

限，統一編列檔案號，作為相關年度的會計檔案歸檔。連續記載的

登記簿應按啟用時間順序編號，作為永久性檔案統一編號歸檔。

㈢保存會計檔案資料的磁盤或其他介質，也應按照檔案資料的

“年度/保管期限/類別”加以分

類、編號、張貼標簽并加裝介質封套，注明檔案資料名稱、年

度、保管期限及檔案號，由經辦人員在標簽及介質封套上簽章。

㈣會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于

保管的介質保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力

的資料?，應保存紙質檔案。

㈤其他會計檔案的與裝訂，按有關規定執行。第四章會計檔案

的保管

第七條各單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后應及時

收集歸檔保管。主管會計為兼職會計檔案管理員。檔案室應到達

“五防”、“五無”的標準，即：防盜、防火、防潮、防塵、防有

害生物;無火患、無蟲蛀、無霉爛、無鼠咬、無失竊。磁介質檔案保

管應具備防磁條件，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管。磁

介質檔案應打印出書面檔案裝訂保管。檔案室應按規定建立健全各

類會計檔案管理登記簿。

第八條會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保

管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起，可以

延長，但不能縮短。

同一介質上有不同保管期限會計檔案的，應按最長期限保管。

同一會計檔案采用不同介質保管的，至少應有一種介質的會計檔案

滿足保管期限的要求。

第九條存款人開設的銀行結算賬戶管理資料、會計電子化系統

開發和修改的文檔資料應作為會計檔案進行管理。銀行結算賬戶管

理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年，會計電子化系統開發和修改

的文檔資料保管期限為該系統停止使用或重大修改后5年。

第十條會計檔案管理人員應按照檔案保管期限對會計檔案分類

管理，逐項編號、登記，并及時入庫（柜）保管，確保會計檔案的完

整無缺。信用分社、儲蓄所、聯站的會計檔案納入管轄信用社保

管。會計檔案管理人員調動需辦理交接手續。出納人員不得兼管會

計檔案。第十一條會計檔案管理人員要定期檢查會計檔案，及時對

破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理。

第十二條轄內分支機構關閉、撤銷、合并，所有會計檔案移交

承受社保管。

第十三條會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核

對，雙方負責人、監交人在交接后簽章確認，監交人員由聯社財務

會計部門指派。涉及機構合并、關閉、撤銷的檔案交接，應經聯社

稽核部門核對;分社、儲蓄所、聯站保管的會計檔案，在會計年度終

了后應移交管轄信用社統一保管。第五章會計檔案的調（查）閱

第十四條嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案

喪失和泄密。

內部查閱會計檔案，應由查閱人提出申請，經聯社財務會計部

門及分管領導批準前方可查閱。采用網絡形式查閱的，應嚴格執行

有關控制制度。法律、法規授權部門調（查）閱會計檔案時，應持有

效證件和縣以上主管部門的正式公函（文件），經聯社主任或其授權

人批準后，在檔案管理員陪同下調（查）閱。

調（查）閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得涂改、圈劃

會計檔案，不得將會計檔案拆封和借出。檔案管理員應對調調（查）

閱情況進行記錄，并由調（查）閱人簽字確認。