檔案管理制度匯編檔案管理制度2文件管理制度6檔案歸檔制度15文書材料歸檔制度17聲像材料歸檔制度22會計文件材料歸檔制度25電子文件歸檔制度27檔案保密制度32檔案查閱利用制度33檔案鑒定、銷毀制度34重大活動檔案登記制度35檔案管理制度第一章總則第一條為提高檔案管理水平，充分發揮檔案管理在各項工作中的指導作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司全體員工。第三章職責第三條積極宣傳并遵守國家和集團公司關于檔案管理的法規、制度、規定。第四條維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守機密。第五條檔案管理人員應熱愛本職工作，全面了解和掌握檔案室情況,熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。第六條檔案保管應科學分類、排列、編號，要排列整齊，與存放索引相一致。第七條定期檢查和核對檔案內容、數量，以及存放的順序和位置，做到心中有數。第四章工作規范第八條檔案室管理規范一、認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實加強檔案室的各項安全措施。二、檔案室為公司機密重地，非檔案管理人員未經領導準許不得擅自進入檔案室。三、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。四、檔案出入庫要及時登記，借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。五、定期對檔案室的案卷及保管條件進行檢查,切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。第九條保密工作規范一、嚴格遵守和檔案保密工作有關法規和制度。二、查閱時須嚴格履行審批和登記手續，注明查閱目的和內容。三、強化保密意識，嚴格控制閱檔范圍，嚴禁擅自翻閱、抄錄及復印秘密文件資料。因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。四、發現丟失泄密情況后，立即向有關領導報告，并積極配合有關部門查處。五、檔案管理人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。第十條檔案利用規范一、查閱公司一般檔案材料,由綜合部負責人簽字批準,涉密檔案，須經綜合部負責人同意后報公司主要負責人簽字批準。二、嚴格履行借閱手續，并將利用結果及時向檔案管理員反饋。三、查閱利用檔案，必須在檔案室內，不得帶出室外，不得轉借他人傳閱，隨意摘錄和復制。特殊情況需摘錄或復制檔案材料需經領導簽批，摘抄時必須保持檔案內容的準確性，不準任意篡改。四、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。五、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，須經綜合部負責人批準報公司主要負責人審批后，辦理外借手續（限5天內歸還）,若續借，需辦續借手續。六、要愛護檔案，確保檔案的完整與安全，不準折疊、勾劃、涂改、抽撕、拆卷，不準在閱卷時吸煙、喝水。第十一條檔案鑒定銷毀規范一、根據檔案保管期限規定，及時對保管期滿的檔案進行鑒定、銷毀。二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴禁只看案卷標題的間接鑒定方法。三、經鑒定，對已經失去保存價值，需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊，經公司主要負責人審批，方可銷毀。四、銷毀檔案時，必須有兩人以上監銷，監銷者要在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。五、嚴格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案，要送造紙廠當場化為紙漿，嚴防泄密。六、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由綜合部集中銷毀。第五章附則第十二條本規定未盡事宜或其他特殊情況，由總經理辦公會另行決定。第十三條本規定由綜合部制定并負責解釋。第十四條本規定自發布之日起實施。文件管理制度第一章總則第一條為提高辦公速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司外部機構的來函、來電和來文；本公司上報下發的各種文件、資料。第三章職責第三條綜合部負責公司各類文件的歸口管理、簽收和保管，閱批和分轉、傳閱和催辦、發放、借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各部門指定兼職文管員在綜合部指導下對部門文件進行相應處理。第四章工作程序第四條文件的簽收。任何送到公司的公啟文件（除公司領導親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收，再交由綜合部經理拆封。在簽收和拆封時，文秘宣傳主管和綜合部經理要注意檢查封口和郵戳。對函件開口和郵票撕毀應查明原因。第五條文件保管。綜合部經理對來文拆封后，應及時附上《公司文件處理單》，或掃描后通過OA辦公平臺，分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，在公司領導啟封后，應交綜合部辦理正常手續。第六條文件的閱批和分轉（一）公司收文運轉充分依托集團OA辦公平臺，各部門指定文管員向綜合部發文。（二）向地產旅游集團報文流程為：各部門需報送材料轉至綜合部（文管員）→綜合部負責人閱批→向地產旅游集團綜合部（文管員）提報→地產旅游集團綜合部（文管員）接收→地產旅游集團綜合部負責人閱批→呈總經理審批→呈董事長審批→地產旅游集團綜合部（文管員）將領導批示內容反饋給報文單位綜合部（文管員）→綜合部（文管員）反饋信息轉報文部門負責人→材料編號→歸檔（三）對于公司各部門的內部請示報告類文件，審批流程為：擬稿部門擬稿→部門負責人核稿→綜合部接收（文管員）→綜合部負責人閱批→副總經理審批→總經理審批→董事長批示→編號→歸檔（四）以上為常規流程，在文件運轉過程中，可能需要多次領導批示，多個職能部門提出意見，以及提交公司總經理辦公會議研究等情況，流程根據需要略作調整。（五）文件運轉中，部門受理環節的主辦部門要主動與協辦部門溝通，盡快反饋辦理意見和結果。（六）綜合部文管員及部門擬稿人負責及時跟蹤上報文件的處理結果。第七條文件的傳閱和催辦（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家或帶到公共場所，也不得將文件轉借、分閱其他人員。對尚未傳達的文件不得向外泄漏內容。（二）閱批文件應及時，一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，綜合部應督辦、催辦有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走或復制、轉借文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。（四）文件閱讀完后，應交還綜合部文秘主管，不得橫向傳閱。（五）文秘主管對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得綜合部經理同意后，予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。第八條發文規定（一）公司正式對外發文只能以公司名義，公司上報下發正式文件的權力集中于綜合部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式文件。（二）各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求的，對全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批準簽發，由綜合部發文。第九條發文范圍（一）凡以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、會議簡報以及公司編寫的會議紀要，均屬發文范圍；（二）公司對外發文主要用于：對業務單位聯系有關工程建設、技術、材料供應、公司經營、人事勞資等工作事宜；（三）各部門與所屬單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名義發文，應各自編號備查。第十條發文內容（一）發布公司的規章制度；（二）公布公司的重大工程、技術、安全、經營管理、生活福利等決定；（三）發布公司有關獎懲決定和通報；（四）其他有關公司的重大事項。第十一條發文程序與要求（一）公司發文流程：擬稿（部門員工）→部門核稿（部門負責人）→綜合部初審（文管員）→綜合部閱批（綜合部負責人）→總經理閱批→董事長簽發→編號（文管員）→校對（擬稿人）→蓋章套打→歸檔（二）公司向集團公司的發文，需由地產旅游集團相關部門提出意見，連同公司發文（作為附件），按照發文流程，報送集團公司。（三）以上為常規流程，在文件運轉過程中，存在提交公司總經理辦公會議研究或駁回等情況。第十二條發文組成部分（一）發文號：由公司的代字、發文年度、發文順序號組成，與簽發人姓名一并位于文頭與界欄線上；以公司名義發文字號為“魯金字［年度］＊號”，規劃設計部發文則為“魯金規字［年度］＊號”，工程技術部發文則為“魯金工字［年度］＊號”，計劃成本部發文則為“魯金計字［年度］＊號”，財務部發文則為“魯金財字［年度］＊號”，綜合部發文則為“魯金綜字［年度］＊號”，均加蓋公司公章。（二）主送機關：向上級的請示、報告，一般只寫一個主送單位；需同時報送另一個上級部門的，用“抄報”；對同級則用“抄送”；（三）標題：對文件主要內容的概括和反映，用三號黑；（四）正文：文件的主體部分，用三號仿宋；（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。（六）文件日期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準，重要文件以簽發日期為準；（七）文件印章：加印在發文日期中間；（八）密級：保密文件注明密級；第十三條用紙格式，公司經營管理類文件統一使用A4紙。第十四條印裝格式（一）文件均采用橫書橫排；（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；（三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。第十五條版面格式，首頁采用文頭，頁腳標注頁碼。第十六條文件的借閱和清退（一）公司各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對有密級的文件須經綜合部經理同意后方可借閱。（二）借閱紙質文件應嚴格履行借閱登記手續，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。借閱電子文檔，應遵守保密守則。（三）文秘宣傳主管應定期對已辦妥的文件和領導要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向上級報告。第十七條文件歸檔（一）文件歸檔應按照年度、部門、內容、期限，分門別類地進行整理歸檔。（二）歸檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。（三）要堅持平時歸檔與年終歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時歸檔。（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。第十八條文件銷毀（一）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，文秘要定期清理造冊，經公司總經理辦公會議批準，辦理銷毀手續。（二）經審核同意銷毀的文件，應由文秘進行正式銷毀。第十九條文件管理記錄（一）綜合部文秘對送到公司的公啟文件進行登記。（二）綜合部對拆分的文件分類登記編號、保管。（三）以公司名義的發文綜合部至少要保留一份進行保管，各部門提交并由綜合部制發的公文可由綜合部視具體情況而定是否對其進行保管，但發文部門須至少保留一份。（四）文件的借閱和清退應由綜合部檔案管理員進行登記。（五）文件由綜合部檔案管理員進行整理歸檔。第五章附則第二十條本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經理辦公會另行決定。第二十一條本制度由綜合部制定并負責解釋。第二十二條本制度自發布之日起實施。附表1：文件/資料登記表序號文件/資料名稱來源密級登記時間保存期限123附表2：文件/資料發放記錄表序號文件/資料名稱發放日期密級接收部門接收部門123附表3：檔案查閱（外借）登記表序號借（閱）檔案名稱日期借閱人簽字123附表4：文件銷毀申請表序號銷毀檔案名稱銷毀原由123申請人：日期：審批意見：簽字：日期：注：檔案管理員要定期整理檔案，對需要銷毀的檔案提出銷毀申請。附表5：檔案銷毀記錄表序號銷毀檔案名稱銷毀時間經辦人123檔案歸檔制度為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富，結構合理的室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。第一章歸檔范圍凡是反映本公司工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。1、上級機關制發的屬于本公司主管業務需執行的文件、普發的非主管業務但需執行的法規性文件、上級召開的需貫徹執行的會議主要文件以及上級領導針對本公司的重要講話、指示等。2、本公司黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的各種載體的文件材料。3、同級單位和非隸屬單位需要執行、業務或工作聯系密切以及檢查本公司工作制發或形成的主要文件。4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規備案文件材料。5、本公司重要活動、重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。第二章歸檔時間需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理歸檔，即須在當年上半內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規定先由文書部門或業務部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進行規范排列和實施集中統一保管。對于專業方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。第三章歸檔的基本要求1歸檔的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數等，不得殘缺不齊。2、歸檔的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確，分類科學，組卷合理，卷盒內文件排列有序、條理清楚。3、歸檔進室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內容完整準確，統一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。4、機關單位發文應建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機關及撤消單位的檔案都要按照國家規定，定期向檔案館移交。文書材料歸檔制度第一章歸檔范圍1、黨、政、工、團各部門在工作中形成和處理的具有保存價值的各類文件材料。2、各業務部門在管理活動中形成和處理的具有保存價值非技術性文件材料。3、外出參觀、學習、開會帶回來的及向外單位索取的具有保存價值的非技術性文件材料。第二章歸檔時間歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。第三章歸檔份數公司的發文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。第四章文書材料整理的質量要求為了保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質量提出如下要求：1、為保證歸檔文件材料整理質量，文件制發一律采用國家標準規定的用紙規格，左側留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。2、歸檔的文件材料一定要齊全、完整。3、整理文件時，應保持文件的有機聯系，以“件”為整理單位，進行文件級整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。4、將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復應放在復文年整理歸檔；沒有復文的放在請示年整理歸檔；對于計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，應按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會議、處理案件等形成的文件，應納入辦結年度整理歸檔。5、歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，同一事由內歸檔文件是按文件形成時間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時間、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；重要法規性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結論、決定性文件材料在前，調查依據材料在后。6、歸檔文件的編號與蓋章。室編件號是在同一年度內，同一組織機構的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號，編號后形成永久、定期2個流水號。①全宗號。②年度。填寫此項時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示。③保管期限。保管期限分為永久、定期2種。④蓋章。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機打號。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進行填寫，歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護文件正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。7、歸檔文件的編目及格式。①件號。歸檔文件目錄中“件號”是指室編件號，應填寫室編件號。②責任者。填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱。聯合發文時一般應將所有責任都照實抄錄，責任過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。未署責任者的文件，編目時應盡量根據文件內容、形式等特征加以考證并填寫。③文號。填寫文號項時應照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫題名時應照實抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。在正題后能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內容，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。會議記錄須重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。此外，有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規定，或者附件是正文的重要補充和說明。此時應在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號。⑤日期。填寫日期時應以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2001年1月17日，標注為20010117。文件上未注明日期的，編目時應根據文件內容加以考證并填寫。實際填寫目錄時，為避免日期項占用的列寬過長，可將表示月、日的數字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑥頁數。計算頁數時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數計算頁數。⑦備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。另外如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填入備考表中。⑧打印歸檔文件目錄時，鑒于目錄中不同條目的內容長度不同，占用空間也不同，目錄中的行距允許有所不同。⑨歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統一為國際標準A4型。8、歸檔文件的裝訂及裝盒。①永久保管文件的裝訂。“件”內文件材料去掉金屬物，對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易退變的文件進行復制，對過大的文件進行折疊等。然后將“件”內的各頁以左、下側對齊，采用三孔一線裝訂法裝訂。②定期保管文件的裝訂。“件”內文件保持原樣，按順序排列后以件為單位用訂書機裝訂。③裝盒。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對應的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。聲像材料歸檔制度聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產建設、科學研究等活動的真實歷史記錄之一。是以照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片為載體的文件材料。加強聲像材料的歸檔管理，保證其完整性、準確性、系統和及時性，是檔案管理所必須切實抓好的一項工作。為了加強聲像材料的歸檔管理，保證檔案的完整、準確、系統、充分發揮檔案作用，為公司各項工作和社會服務，特制定本制度。公司各部室在工作中形成的具有長期保存利用價值的聲像材料。均要求按規定及時向檔案室移交歸檔，以便妥善保管及方便利用。第一章聲像材料的歸檔范圍1、黨和國家領導人及省級領導人來總部視察活動的照片、底片、錄音、錄像帶。2、上級機關來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄像帶。3、公司職工大會、紀念和慶祝性員工集會的照片、底片、錄像帶。4、省以上電視臺、廣播電臺、報社、雜志社拍攝或采用的有關公司活動及面貌的照片、底片、錄音、錄像帶、新聞電影考貝。5、公司組織或參加的重要外事活動中形成的照片、底片、錄音、錄像帶。6、反映公司特點和面貌的照片、底片、錄音、錄像帶。7、外出購買或交流、攝錄的照片、底片、錄音、錄像帶。8、公司有關領導和職工參加重要社會活動的照片、底片、錄音、錄像帶。9、其他具有保存價值的照片、底片、錄音、錄像帶。第二章歸檔時間1、照片、底片要求在沖洗出照片后一個月內歸檔；外出購買、交流、攝制資料照片、底片在報銷前歸檔；2、錄音在錄制后半個月內歸檔；3、錄像在錄制后半個月內歸檔，需要送交上級部門審查和電視臺播放的審查、播放后歸檔。第三章歸檔要求1、凡需要歸檔的聲像材料，必須收集齊全，鑒別清楚。照片、底片歸檔前，歸檔部室和歸檔個人要把每張照片、底片進行認真地分辨，一一填寫攝拍的時間、地點、對象、內容，涉及人物的還要注明職務；錄音帶、錄像帶要注明錄制時間、錄制人，擬寫錄音錄像帶題名，編制內容的簡要說明或介紹。有解說詞及其它文字材料的要隨同聲像材料一同歸檔，可不必再編制內容說明或介紹。2、凡歸檔的聲像材料要保證質量。照片、底片要求拍攝中洗清晰可見，無劃痕、斷裂現象，反差適度；錄音帶要求口齒清楚、聲音宏亮、能夠讓人聽清，錄像帶要求影像清晰、聲音清楚、宏亮。3、歸檔的照片、底片，要求按其形成規律、特點進行系統排列，需要保密的要提出密級。4、各部門及有關人員在形成聲像材料同時，必須承擔聲像材料的歸檔責任，照片、底片的歸檔由拍攝人員負責，錄音錄像屬于本部錄制的，由本部負責聘請工作的部門及人員負責，屬于外出購買復制的由負責購買、復制工作的部門和個人負責。5、本部的聲像檔案由檔案室實行集中統一管理，其他部門或個人不得借故長期保存具有長期利用價值的聲像材料。會計文件材料歸檔制度第一章歸檔范圍1、會計帳簿2、會計作證3、會計報表4、其它第二章歸檔時間會計文件材料要求在形成后第三年的（即已由財會部門保存一年的）第一季度內歸檔。第三章歸檔要求1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。2、歸檔文件材料要求裝訂成冊。帳簿要按總帳、日記帳、存款日記帳、明細帳及輔助帳簿等分別建帳。帳冊要在分類建帳基礎上根據情況裝訂，報表每年一裝訂；憑證按月裝訂成一卷或數卷；案卷厚度一般不得超過四公分。裝訂采用三孔一線。3、每一案卷內文件要求按排列進行編號。帳簿編頁號；報表編張號，如果是雙面都有內容應編頁號；憑證以記帳單為單位編順序號，每張記帳單必須填寫清楚附件張數。除憑證外，卷內文件編號應在文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角。4、案卷封面的填寫要求齊全，封面格式采用財務部現在使用的帳簿、憑證的統一格式，不得擅自更換格式，報表封面采用文書檔案封面格式。封面書寫應工整，一律采用碳素、蘭黑墨水書寫或打印。5、案卷脊背填寫為了統一格式，特作以下規定：①憑證脊背填寫應有年、月份、會計處理號和檔號，除檔號外，其他均由立卷的會計、部門填寫。②報表填寫檔號，由檔案室填寫，其他部門不用填寫。6、裝訂的憑證。一律要求下齊，右邊齊。裝訂的卷內文件必須去掉金屬物，無壓字、無掉頁現象；對字跡擴散、破損的文件要進行修補、加固，或者復制，復制件與原件一并立卷。案卷應整齊、美觀。7、會計報表、會計帳簿應按排列順序填寫卷內文件目錄和備考表，卷內目錄放在卷首、備考表排列在卷內文件材料的尾頁之后。備考表內應填寫情況說明和立卷人的姓名、時間，無情況說明不必填寫。8、會計憑證、帳簿、報表等會計文件材料，統一使用國家財政部門統一印制的表格。會計檔案材料的各種手續，必須完備、字跡工整、簽字和印章清晰、規格整齊劃一。電子文件歸檔制度為確保公司歸檔文件的完整、規范,切實做好電子文件的收集積累整理歸檔工作，特制定本制度。第一章電子文件的范圍只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件都應收集保存。需要收集保存的電子文件類型如下：1、圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數碼相機等設備輸入計算機管理而形成的文件。類別代碼為I。2、圖形文件：由ＣＡＤ系統或其他制圖軟件生成的文件。類別代碼為G。3、數據文件：各種類型的分析、計算、測試、設計參數及管理數據等文件。類別代碼為D。4、文本文件：用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件。類別代碼為T。5、影像文件：記錄影像的文件。類別代碼為V、6、聲音文件：記錄聲音的文件，類別代碼為A。7、多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多種媒體體現反映出來的文件。類別代碼為M。第二章電子文件的收集電子文件的收集工作比紙質文件的收集任務更加艱巨、復雜，為切實做好收集積累工作，提出要求如下：1、健全制度，落實責任，確保電子文件完整、系統。電子文件收集積累一般應由文件形成部門負責，檔案部門負責監督和指導，從文件形成之時起，采取多種措施，對電子文件積累管理利用實施全過程管理。2、完善技術，加強管理，確保電子文件的原始、有效。要從電子文件生成開始不間斷地對處理操作進行管理登錄，保證電子文件的產生、處理過程符合規定程序。特別是辦公自動化系統、ＣＡＤ系統等一定要采取各種先進的技術手段，嚴格保密權限，確保文檔數據的安全。3、注意及時登記，認真填寫“電子文件積累登記表”（附件１）。為保證電子文件的質量和收集工作效率，要將電子文件收集積累分散到日常工作中，由文件形成部門負責，隨時做好登記，形成電子文件積累登記表，并同電子文件一起向檔案部門歸檔。４、在收集電子文件的同時，還要繼續做好紙質文件的收集歸檔，并與相應的紙質文件在內容、相關說明及描述上保持一致。５、電子文件收集積累過程中，要注意電子文件一旦定稿后，應設置為只讀形式，不允許再修改；多做備份，并脫離網絡系統，獨立存放；注意保管，避免載體損壞使電子文件無法讀出。第三章電子文件的整理電子文件的整理同紙質文件整理基本相同，將文件按一定順序組成保管單位，便于管理和利用；不同之處在于電子文件整理還要選擇存儲載體。１、選擇確定存儲載體。電子文件的載體應符合存儲容量大、易長期保存、使用方便、標準化程度好等要求。國家標準推薦的有光盤、磁帶硬盤等，軟磁盤禁止作為檔案的存儲載體。目前用光盤作為電子文件的載體比較合適。２、整理刻盤。先由檔案部門根據單位的歸檔范圍和保管期限表進行歸檔審查；將應當歸檔的電子文件在計算機硬盤設置一個子目錄，將已審查通過的電子文件轉移到該目錄下；按照一定的組織結構、目錄刻盤。其中，ＣＡＤ電子文件應按項目集中整理，ＯＡ電子文件一般應一年一張盤。３、加封光盤標簽。格式及填寫（內容見附件２）。附件１電子文件積累登記表序號題名電子文件名文件類別代碼光（磁）盤號形成日期備注12345附件２光盤標簽檔號檔號：歸檔序號：題名：密級：保管期限：歸檔單位：歸檔時間：硬件及軟件環境：CPU：硬盤：內存：顯卡：聲卡：其他配置：操作平臺：其他說明：檔案保密制度做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保公司機密的安全，制定本制度。一、檔案工作人員要自覺增強保密意識，嚴格遵守保密法規、保密紀律，嚴守黨和國家的機密及集團公司商業秘密和工作秘密。二、接待查閱機密檔案者，要嚴格按照查閱簽字審批規定辦理手續。三、不準隨意摘記機密檔案內容，不在私人通訊中涉及機密事項。工作人員不準私自將檔案帶出檔案室，不準帶領非檔案室工作人員出入庫房。四、郵寄機密檔案，必須按機要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。五、工作閱檔要堅持隨用隨調，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫時入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。六、定期對檔案管理軟件系統進行檢查，發現問題及時解決，并嚴格區分各類利用檔案人員的權限，以保證檔案信息的保密與安全。七、對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成嚴重泄密罪的，依法追究刑事責任。檔案查閱利用制度檔案利用是檔案工作的根本目的。為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。一、凡查閱利用檔案者，一般檔案均應按規定辦理借閱登記手續，用后及時歸還。二、查閱特殊檔案時，要自覺遵守保密制度，查閱文書檔案中的絕密文件，須經公司主要領導簽批；查閱會計檔案須經財務部門主管領導審批簽字。普通檔案的查閱應為，因工作需要經部門領導批準，在職工作人員。三、凡借閱檔案者應妥善保管，確保檔案安全。要愛護案卷，不允許拆卷、抽頁、涂字、更改、勾劃、剪裁等有礙檔案管理工作的行為，如需復印、摘錄等，須經檔案管理人員批準后方可進行。四、外單位查閱檔案，須持原單位介紹信，并經主管負責人批準，一般在檔案室查閱不得借出。五、借出檔案，借期一般不超過十天，因工作需要可辦理續借手續。六、歸還檔案時，檔案人員應詳細檢查，無誤后辦理歸還手續。如發現丟失、損壞等情況，應追查并及時報領導。檔案鑒定、銷毀制度為了做好檔案鑒定工作，正確確定檔案的保存價值，重點保護好價值大的珍貴檔案，制定本制度。一、通過檔案鑒定，正確地確定檔案的保存價值謹慎地剔除失去保存價值的檔案，更好地保管、利用具有保存價值的檔案。二、鑒定檔案必須堅持黨和國家及檔案行政管理機關制定的統一的鑒定原則和標準，并結合實際編制本單位各類檔案保管期限表，作為鑒定檔案的依據。三、鑒定檔案要由集團公司分管領導、辦公室主任、有關專業人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責組織銷毀檔案鑒定工作。四、鑒定銷毀檔案應采取直接鑒定方法，既根據銷毀檔案自身的特點和社會利用的需要，按照全面的、歷史的、發展的觀點，從文件的內容、來源、名稱、產生時間、可靠程度、外形特點、完整程度、利用率等方面，直接審查每份檔案材料，判斷確定檔案的保存價值。五、凡是鑒定需銷毀的檔案、資料，均須登記造冊，并寫出銷毀說明材料，報經鑒定小組審核。需上級主管部門審批的，要在上級批準或備案后，方可銷毀。六、銷毀檔案要嚴格執行有關保密規定。銷毀檔案時，須兩人以上監銷，經手人和監銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章。銷毀清冊應歸入“全宗卷”保存。重大活動檔案登記制度為加強對重大活動檔案的收集、管理和利用，確保檔案齊全完整和安全，根據《檔案法》和《山東省檔案條例》有關規定，制定本制度。一、重大活動包括：（一）省級以上領導來集團公司總部考察、調查研究和指導工作；（二）集團公司領導參加簽字儀式、慶典、奠基等有重要意義和影響較大的活動。（三）外省市領導來集團公司總部進行參觀、考察活動。（四）集團公司總部開展的各類有重大意義和影響的宣傳活動、業務活動、文體活動等。二、重大活動的文件材料、照片、錄像等檔案資料的整理、立卷工作，由形成單位或處室經辦人員負責收集，活動結束后及時歸檔。三、檔案室對本單位重大活動形成的檔案材料實行統一管理，并進行檔案業務監督和指導。檔案管理辦法目的為加強企業檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，便于企業各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據國家有關檔案管理的法律、法規，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于企業在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。職責檔案管理工作設立檔案管理員，對企業內的檔案資料實行統一管理，各部門設立二級檔案員，由檔案管理員組織協調。檔案管理員，負責組織各部門做好檔案歸檔工作，對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。各部門檔案員，負責部門內檔案的收集、整理工作，并于指定時間將部門檔案移交至檔案管理員。

檔案的分類及編號類別設置

本企業檔案共分八大類：文書檔案(A)、工程檔案(B)、合同檔案(C)、會計檔案(D)、人事檔案(E)、聲像檔案(F)、實物檔案(G)、設計檔案（H）。大類用英文字母作代字,大類以下的屬類用阿拉伯數字作代號。大類及屬類設置如下:

A

文書檔案

B

工程檔案

C

合同檔案

D

會計檔案

D1

會計報表

D2

會計賬簿

D3

會計憑證

D4

其他會計材料

E

人事檔案E1

財務綜合部E2總經辦E3

設計部E4技術部E5項目管理部F

聲像檔案

F1

視頻F2

照片G

實物檔案H

設計檔案編號方法文書檔案編號文書檔案采用單件歸檔方法，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：A/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（文書檔案）工程檔案編號工程檔案按工程項目組卷，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及工程項目代號）/案卷號。每個項目從“1”開始編案卷號。例：B1/1案卷號（第1個案卷）工程項目代號（第1項工程）大類代字（工程檔案）合同檔案編號合同檔案采用單件歸檔方法，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：C/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（合同檔案）會計檔案編號會計檔案采用單件歸檔方法，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。同一屬類的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：D3/2020/1案卷號（第1個案卷）年度（2020年）屬類代號（會計憑證）大類代字（會計檔案）人事檔案編號人事檔案按個人組卷，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/案卷號。每個員工從“1”開始編案卷號。例：E1/1案卷號（第1個案卷）部門代號（財務綜合部）大類代字（人事檔案）聲像檔案類編號視頻檔案，采用按件歸檔整理方法，一次工作或活動所形成的視頻為一件檔案材料，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。每年從“1”起編件號。例：F1/2020/1件號（第1件）年度（2013年）屬類代號（視頻）大類代字（聲像檔案）照片檔案，按組整理歸檔，一次活動形成的照片為一組，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/組號/張號。每年從“1”起編組號，每組照片從“1”起編張號。例：F2/2020/1/1張號（第1張）組號（第1組）年度（2010年）屬類代號（照片）大類代字（聲像檔案）實物檔案編號實物檔案每年按件整理歸檔，其編號結構模式為：分類號（大類代字）/年度/件號。每年從“1”開始編件號。例：G/2020/1件號（第1件）年度（2020年）大類代字（實物檔案）設計檔案編號設計檔案按年度立項項目組卷，其編號結構模式為：分類號（含大類代字及工程項目代號）/年度/案卷號。每個項目從“1”開始編案卷號。例：H1/2020/1案卷號（第1個案卷）年度（2020年）設計項目代號（第1項）大類代字（設計檔案）文件的整理和歸檔時間文件的整理歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備（打印機、復印機、掃描儀等）標稱的質量要求。歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。檔號章、檔案盒背脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可蓋字粒章或打印；檔案目錄應當打印并使用A4規格紙張。總經辦要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經部門領導審核、總經理批準后方可銷毀，任何人不得擅自銷毀檔案。文件的歸檔時間各部門檔案員應按照相關規定時間向檔案管理員移交上年度檔案，集中管理。電子檔案需相關部門負責人上傳至指定移動硬盤的文件夾中。序號檔案類別負責部門歸檔內容移交時間1文書檔案財務綜合部各類資質文件、證件（營業執照正副本、組織機構代碼正副本、IC卡、國地稅稅務登記證副本、開戶許可證等）由財務綜合部負責保管相關經辦部門會議記錄、會議紀要、簡報、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等每季度移交2合同檔案財務綜合部工程承包及發包、銷售、購置、商務、轉讓等各類合同協議的正本原件工程類合同待工程完工結算后3個月內移交，其他合同于次年2月移交3人事檔案總經辦個人簡歷、入職表、身份證明材料、學歷、職務證明材料、契約性文件員工入職1周內移交財務綜合部異動（調動、轉正、調薪、離職等）、績效管理、培訓及獎懲等相關材料由財務綜合部負責人辦理好手續1周內，移交4工程檔案技術部電子及紙質相關資料，具體見《工程檔案歸檔范圍及保管期限》待工程完工結算后3個月內移交5會計檔案財務綜合部相關資料，具體見《會計檔案歸檔范圍及保管期限》由財務綜合部負責保管6聲像檔案相關經辦部門相關資料，具體見《聲像檔案歸檔范圍及保管期限》活動結束后1個月內移交7實物檔案相關經辦部門相關資料，具體見《實物檔案歸檔范圍及保管期限》實物頒發后1個月內移交8設計檔案設計部電子及紙質相關資料，具體見《設計檔案歸檔范圍及保管期限》于次年2月移交各類文件材料歸檔范圍及保管期限文書檔案文書檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理。劃分保管期限：按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔文件材料劃分為永久、30年、10年三種保管期限。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進行排序。一般按時間、機構或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發文處理單和定稿）已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號A期限永久年度2020機構件號1全宗號：是檔案館進館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度機構：歸檔文件的承辦機構（規范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內，并填寫檔案盒背脊、盒內備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。著錄上傳：在文書檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責任者、文件題名、日期、頁數等。文書檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程，董事會、股東會、監事會和經理層機構及變更永久2董事會、股東會、監事會活動永久3企業制定的規章制度永久4企業年度總結、計劃永久5一般的會議紀要、30年6綜合性行政事務30年工程檔案工程檔案的平時收集和管理工作由技術部指定專人負責，與項目建設進程同步。從項目申請投標起，即應開始進行工程檔案材料的收集，項目竣工后，要及時補充收集相關材料，確保文件材料的齊全完整。組卷：工程檔案按建設項目，區分前期準備、設計、施工、監理、竣工、使用維護等形成階段，結合考慮文件材料內容、數量、保管期限進行組卷。案卷題名應簡明、準確地揭示建設項目名稱、階段名稱、文件材料種類。編號：整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續頁碼。編號時，只對文件材料的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，反面編于左下角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。案卷裝盒：整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內。散件裝訂的，將卷內文件目錄、文件材料依次裝入檔案盒內。著錄上傳：在工程檔案Excel中著錄每個案卷和每份卷內文件的基本信息。卷內文件著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、文號、責任者、文件題名、日期、頁數、備注等；案卷著錄項目包括：全宗號、項目編號、案卷號、案卷題名、立卷單位、保管期限、密級等。同時在檔案移動硬盤上傳每份卷內文件相應電子文件，無相應電子文件的卷內文件需掃描上傳。電子檔案存放路徑：可移動硬盤\工程檔案\工程項目案卷號。工程檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1招標文件永久2投標文件3中標通知書4監理、設計、施工合同5工程開工報告及施工組織設計、技術交底6圖紙會審、變更及洽商記錄7設計變更單及相關資料（報價單，審核確認單）8施工現場簽證記錄9隱蔽工程檢驗記錄10現場施工圖片11施工日志12施工材料合格證和檢驗報告13工程結算書14工程結算審批表、竣工驗收移交證明書、交工驗收現場記錄及竣工驗收報告等15相關竣工圖紙合同檔案合同檔案采用單件歸檔方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理，合同檔案保存期限為永久。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進行排序。一般按時間、機構或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發文處理單和定稿）已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號C期限永久年度2020機構件號1全宗號：是檔案館進館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：合同檔案大類代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度機構：歸檔文件的承辦機構（規范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內，并填寫檔案盒背脊、盒內備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。著錄上傳：在合同檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、合同編號、責任者、合同題名、日期、頁數等。會計檔案會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理。“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。1份會計報表為1件、1本（份）賬簿為1件、1冊（本）憑證為1件。“件”題名應準確概括該件會計檔案的形成單位、時間、內容、文件名稱。編碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號D1期限永久年度2020機構件號1全宗號：是檔案館進館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：文件形成年度機構：歸檔文件的承辦機構（規范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內的排序號著錄上傳：在Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責任者、文件題名、日期、頁數等。會計檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注D1報表（包括各級主管部門匯總財務報告）1年度財務報告（預、決算）永久包括文字分析2月、季度財務報告5年包括文字分析D2賬簿1現金出納賬25年2銀行存款賬25年3總賬25年4明細分類賬25年D3憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年D4其他1會計移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調節表5年5銀行對賬單5年人事檔案在員工入職一周內建立統一的基礎檔案，實行一人一檔的立卷方法。根據員工的異動（調動、轉正、調薪、離職等）、績效管理、培訓及獎懲等，由財務綜合部負責人辦理好相關手續后，移交給檔案管理專員。檔案管理專員應及時將相關資料歸檔，裝入員工內部人事檔案袋，并做好目錄填寫。著錄上傳：在人事檔案管理系統中著錄每位員工的基本信息。人事檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工個人簡歷定期2員工入職表定期3員工轉正申請表定期4員工與企業的勞動合同等契約性文件定期5員工身份證明材料（如身份證復印件等）定期6員工學歷、學位和專業技術職務證明材料（復印件）定期7員工在本企業工作期間的考核、考績、鑒定材料等定期8有關員工任免、聘用、待遇、獎懲、離職等方面的文件材料定期9員工在本企業工作期間參加各種培訓的證書定期10員工參加社會保險、醫療保險等方面的文件材料定期11有關該員工的其他應歸檔文件定期聲像載體檔案視頻檔案：一項工作或活動所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料，視頻按“件”整理歸檔。收集的視頻應具有完整準確的文字說明，包括活動的時間、地點、內容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“TXT”文件保存。視頻檔案存儲格式要求：屬于模擬信息或不符合歸檔數字格式要求的音頻或視頻應先按以下要求轉換為標準數字格式：MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等應轉換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時保存一份FLV格式便于利用。儲存：在聲像載體檔案Excel中著錄每件視頻的基本信息。著錄項目包括：檔號、視頻題名、錄制時間、錄制長度、備注等。同時在檔案移動硬盤上傳每件視頻。儲存路徑：可移動硬盤\聲像載體檔案\視頻檔案\“年度”命名（“年度”一般指攝錄年度）的文件夾。每段剪輯后的音頻或視頻文件以“攝錄日期·地點?活動內容。攝錄日期：用8位阿拉伯數字表示。攝錄地點：記述地點全稱。活動內容：記述清楚活動主題、主要人物姓名、職務。照片檔案：照片要選擇該項工作或活動內容具有代表性的進行歸檔，歸檔照片應圖像清晰，沖曬成4R規格，以便入冊保管。照片說明文字：應包括活動時間、地點、主題、主要人物及其位置、拍攝者等要素。相片標簽：每組照片打印一份《照片組文字說明標簽》，例：組號F3/2020/8拍攝地點市會議中心拍攝日期20200702拍攝者張××數碼照片張數15紙質照片張數10組文字說明2020年7月2日，市XX局在市會議中心召開全市檔案工作會議。副市長×××、特邀嘉賓×××出席了會議每張紙質照片打印一份《照片文字說明標簽》，例：檔號F3/2020/8/1拍攝時間20200702拍攝地點市會議中心拍攝者張××文字說明2020年7月2日，市XX局在市會議中心召開全市檔案工作會議。圖為副市長×××（中），特邀嘉賓王×××（右一）、市XX局局長×××（左一）在會議主席臺上著錄上傳：在聲像載體檔案Excel中著錄每件照片檔案的基本信息。著錄項目包括：檔號、相片題名、拍攝時間、相片所在頁號、備注等。同時在檔案移動硬盤上傳每件相片。儲存路徑：可移動硬盤\聲像載體檔案\相片檔案\以“年度”（一般指拍攝年度）命名的文件夾。按照一組照片對應一個文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點+事件內容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯數字表示，“拍攝者或來源”應用“（）”括起）的文件夾，將拍攝或掃描后形成的數碼照片存儲（按JPEG標準格式存儲，內容特別重要的宜同時選擇RAW、TIFF等文件格式存儲）在該文件夾下，每張數碼照片按順序號命名，對于主要人物的合照，應以“主要人物及其職務（在照片中的位置）”命名該張照片，以方便歸檔人員整理著錄。聲像檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業主要職能活動和工作成果的照片、VCD等永久2領導人和著名人物參與本企業有關重大活動的照片、VCD等永久3本企業組織或參加的重要外事活動的的照片、VCD等永久實物檔案歸檔的實物應當拍照，所拍照片需刻盤脫機保存，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系；一些珍貴的實物應使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標簽，填好檔號、實物名稱等。屬于歸檔范圍的實物檔案在其形成后1個月內，由經辦人擬訂說明文字，移交總經辦登記歸檔。如需在其它地方懸掛、展示的，應辦理相關手續，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點。實物檔案不分屬類，每年按其形成時間的先后順序進行排列，同一次活動產生的實物檔案排列在一起。標識：給每件實物檔案制作標簽，標簽內容包括該實物檔案的檔號、名稱、來源、時間等相關信息，并將