酒店用車報銷管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店用車費用的管理與控制，規(guī)范用車報銷流程，確保費用支出合理、合規(guī)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體員工因公務(wù)產(chǎn)生的用車費用報銷。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：用車報銷必須符合國家法律法規(guī)及酒店相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：報銷憑證應(yīng)真實、有效，如實反映用車情況。3.合理性原則：根據(jù)實際公務(wù)需求選擇合適的用車方式，確保費用支出合理。4.審批流程嚴(yán)格原則：按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行報銷，確保每筆費用支出得到有效監(jiān)管。二、用車類型及標(biāo)準(zhǔn)（一）酒店自有車輛1.酒店根據(jù)業(yè)務(wù)需求配備一定數(shù)量的自有車輛，主要用于接送重要賓客、酒店物資運輸、員工因公外出等。2.自有車輛的使用由行政部門統(tǒng)一調(diào)度安排，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則和安全操作規(guī)程，確保行車安全。3.自有車輛的維修保養(yǎng)、保險、加油等費用由酒店統(tǒng)一承擔(dān)，行政部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，定期進(jìn)行核算和分析。（二）租賃車輛1.因業(yè)務(wù)需要，酒店可臨時租賃車輛使用。租賃車輛應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的正規(guī)租賃公司，并簽訂租賃合同。2.租賃車輛的費用根據(jù)車型、租賃期限等因素確定，一般按照市場行情進(jìn)行租賃。租賃費用由酒店承擔(dān)，但需在租賃合同中明確約定。3.租賃車輛時，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部門統(tǒng)一辦理租賃手續(xù)。在租賃期間，駕駛員應(yīng)遵守租賃合同約定及交通規(guī)則，確保車輛正常使用。（三）公務(wù)用車補貼1.對于因工作需要經(jīng)常外出且符合一定條件的員工，酒店可發(fā)放公務(wù)用車補貼。公務(wù)用車補貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位、工作性質(zhì)等因素確定，并報酒店管理層審批。2.享受公務(wù)用車補貼的員工，在規(guī)定范圍內(nèi)自行解決公務(wù)用車問題，不再另行報銷公務(wù)用車費用。員工應(yīng)提供與公務(wù)相關(guān)的出行記錄，以備核查。3.公務(wù)用車補貼按月發(fā)放，隨工資一同發(fā)放至員工工資賬戶。員工在領(lǐng)取補貼后，不得再以任何理由重復(fù)報銷公務(wù)用車費用。（四）用車費用標(biāo)準(zhǔn)1.燃油費：根據(jù)車輛型號、油耗情況等因素，確定每公里燃油費標(biāo)準(zhǔn)。自有車輛加油應(yīng)統(tǒng)一使用酒店指定的加油站，并保留加油發(fā)票。租賃車輛的燃油費按照租賃合同約定執(zhí)行。2.過路費：根據(jù)實際發(fā)生的過路費金額進(jìn)行報銷，應(yīng)保留有效的過路費發(fā)票。3.停車費：在公務(wù)用車過程中產(chǎn)生的停車費，憑有效發(fā)票進(jìn)行報銷。4.車輛維修保養(yǎng)費：自有車輛的維修保養(yǎng)應(yīng)按照酒店規(guī)定的維修保養(yǎng)流程進(jìn)行，維修保養(yǎng)費用應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及維修清單。租賃車輛的維修保養(yǎng)費用由租賃公司承擔(dān)，如因特殊情況由酒店承擔(dān)的，需經(jīng)相關(guān)部門審批。三、用車申請與審批（一）用車申請1.員工因公務(wù)需要用車，應(yīng)提前填寫《用車申請表》，詳細(xì)注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息。2.用車申請應(yīng)至少提前[X]小時提交至行政部門，如遇緊急情況無法提前申請的，應(yīng)在事后及時補辦申請手續(xù)，并說明原因。3.對于跨部門的用車需求，應(yīng)由牽頭部門負(fù)責(zé)填寫申請表，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門人員一同乘車。（二）審批流程1.《用車申請表》由申請人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括用車事由是否合理、是否符合節(jié)約原則等。2.初審?fù)ㄟ^后，申請表提交至行政部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。行政部門負(fù)責(zé)人根據(jù)車輛使用情況、申請時間等因素進(jìn)行綜合審批，確定是否批準(zhǔn)用車申請。3.對于重要賓客接送、重大活動用車等特殊情況，用車申請需報酒店總經(jīng)理審批。4.經(jīng)審批通過的《用車申請表》由行政部門留存一份備案，并安排車輛及駕駛員。申請人可根據(jù)行政部門的通知到指定地點乘車。四、報銷流程及要求（一）報銷憑證要求1.用車報銷必須提供真實、合法、有效的報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、過路費發(fā)票、停車費發(fā)票等。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)章。2.報銷憑證上應(yīng)注明用車日期、起止地點、事由等信息，確保與《用車申請表》內(nèi)容一致。3.對于無法取得正規(guī)發(fā)票的費用支出，如小額停車費等，可使用酒店規(guī)定的內(nèi)部報銷憑證，但需注明情況并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）報銷流程1.員工完成公務(wù)用車后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）整理好報銷憑證，并填寫《用車費用報銷單》。報銷單上應(yīng)注明報銷金額、報銷事由、所附憑證張數(shù)等信息。2.將填寫完整的《用車費用報銷單》及報銷憑證一并提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容的真實性、合理性及合規(guī)性，簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到報銷單據(jù)后，對報銷憑證的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關(guān)信息。審核無誤后，財務(wù)部門按照酒店財務(wù)制度進(jìn)行報銷處理。4.對于超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的用車費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷超出部分。如因特殊情況需要報銷的，需經(jīng)酒店總經(jīng)理審批同意。（三）報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在用車后及時辦理報銷手續(xù)，原則上每月[X]日前提交上月的用車費用報銷申請。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核及報銷工作。如遇特殊情況，報銷時間可適當(dāng)延長，但應(yīng)及時通知報銷人。五、特殊情況處理（一）駕駛員違章處理1.因駕駛員責(zé)任導(dǎo)致的交通違章行為，罰款由駕駛員自行承擔(dān)。如因違章產(chǎn)生的扣分等問題，影響車輛正常使用的，駕駛員應(yīng)積極配合處理，確保車輛正常運行。2.對于因違章給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的，如交通事故賠償?shù)龋频陮⒏鶕?jù)相關(guān)規(guī)定追究駕駛員的責(zé)任。（二）車輛事故處理1.發(fā)生車輛事故后，駕駛員應(yīng)立即停車，保護(hù)現(xiàn)場，并及時向行政部門和保險公司報案。2.行政部門應(yīng)配合駕駛員處理事故相關(guān)事宜，協(xié)調(diào)保險公司進(jìn)行理賠工作。如事故責(zé)任屬于酒店，相關(guān)費用由酒店承擔(dān)；如事故責(zé)任屬于駕駛員或第三方，應(yīng)按照責(zé)任劃分承擔(dān)相應(yīng)費用。3.在車輛事故處理期間，應(yīng)確保車輛能夠正常使用，如有必要，可臨時調(diào)配其他車輛。（三）緊急用車情況1.如遇緊急公務(wù)需要用車，且無法提前申請的，員工可先電話通知行政部門安排車輛，并在事后及時補辦申請手續(xù)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)緊急情況的重要程度和實際需求，優(yōu)先安排車輛。在緊急用車后，應(yīng)及時對用車情況進(jìn)行記錄和核算，并按照規(guī)定的報銷流程進(jìn)行處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計酒店內(nèi)部審計部門定期對用車費用報銷情況進(jìn)行審計檢查，重點審查報銷憑證的真實性、合規(guī)性，審批流程的執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對車輛使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督管理，包括檢查駕駛員的工作紀(jì)律、車輛維護(hù)保養(yǎng)情況等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并進(jìn)行處理。（三）員工監(jiān)督鼓勵全體員工對用車費用報銷情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)報銷行為，可向行政部門或酒店管理層舉報。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，酒店將嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由酒店人力資源部負(fù)責(zé)解釋。如