食品文件記錄管理制度?一、總則（一）目的為加強公司食品文件記錄管理，確保文件記錄的完整性、準確性、可追溯性，規范公司各項生產經營活動，依據相關法律法規及行業標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內與食品生產、經營、管理相關的各類文件記錄，包括但不限于質量管理文件、生產操作文件、采購銷售文件、人員管理文件、設備設施文件等。（三）職責分工1.行政部門負責公司文件記錄管理工作的統籌規劃與指導。制定和修訂文件記錄管理制度，并監督制度的執行情況。負責文件記錄的分類編號、歸檔存儲及檢索查詢等工作。2.各部門負責本部門文件記錄的編制、審核、批準、發放、使用、保管及歸檔等工作。配合行政部門做好文件記錄的定期檢查與清理工作。確保本部門文件記錄的完整性、準確性和規范性。二、文件管理（一）文件分類1.質量文件：包括質量手冊、程序文件、作業指導書、質量標準、檢驗規范等，用于指導和規范公司質量管理活動。2.生產文件：涵蓋生產工藝流程、操作規程、生產計劃、生產記錄等，保障食品生產過程的順利進行。3.采購文件：如采購計劃、供應商評估報告、采購合同等，規范公司采購活動，確保原材料質量。4.銷售文件：包含銷售合同、訂單、客戶信息等，記錄公司銷售業務，維護客戶關系。5.人員文件：涉及員工檔案、培訓記錄、績效考核文件等，用于人員管理與發展。6.設備文件：有設備操作規程、維護保養記錄、設備檔案等，保障設備正常運行。（二）文件編號1.公司文件采用統一的編號規則，以便于識別和管理。編號格式為：[部門代碼][文件類別代碼][年份][流水號]。2.部門代碼由兩位大寫字母表示，如"QA"表示質量部門，"PR"表示采購部門等。3.文件類別代碼根據文件分類設定，如"QM"表示質量文件，"OP"表示生產文件等。4.年份為文件編制年份的后兩位數字。5.流水號為該類文件的順序編號，從001開始遞增。（三）文件編制與審批1.文件編制應依據相關法律法規、行業標準及公司實際情況，確保文件內容準確、完整、可操作。2.編制完成的文件需經部門負責人審核，確保文件符合部門工作要求和流程。3.重要文件（如質量手冊、程序文件等）需經公司主管領導批準后發布實施。（四）文件發放1.行政部門根據文件審批結果，對文件進行編號、排版、印刷，并發放至相關部門。2.文件發放應進行登記，記錄文件名稱、編號、發放部門、發放日期、簽收人等信息。3.對于受控文件，應在文件上加蓋"受控"章，并注明分發號，確保文件的唯一性和可追溯性。（五）文件使用與保管1.各部門應指定專人負責文件的接收、保管和使用，確保文件的妥善存放，便于查閱。2.文件使用者應愛護文件，不得隨意涂改、損壞或丟失。如因工作需要借閱文件，應辦理借閱手續，并在規定期限內歸還。3.文件保管人員應定期對文件進行整理和清查，確保文件的完整性和有效性。發現文件損壞或丟失時，應及時報告并采取相應措施。（六）文件修訂與廢止1.當文件所依據的法律法規、行業標準發生變化，或公司內部管理要求、業務流程發生調整時，應對相關文件進行修訂。2.文件修訂應按照文件編制與審批程序進行，確保修訂后的文件符合最新要求。3.對于已廢止的文件，應及時收回并加蓋"廢止"章，防止誤用。廢止文件應妥善保管，以備追溯查詢。三、記錄管理（一）記錄分類1.生產記錄：如生產批次記錄、配料記錄、包裝記錄等，記錄食品生產過程中的各項數據和信息。2.檢驗記錄：包括原材料檢驗記錄、半成品檢驗記錄、成品檢驗記錄等，為產品質量提供依據。3.設備運行記錄：記錄設備的啟動、運行、維護、維修等情況，確保設備正常運行。4.人員培訓記錄：記載員工參加培訓的時間、內容、考核結果等，反映員工培訓情況。5.客戶反饋記錄：收集客戶對產品質量、服務等方面的意見和建議，以便改進工作。（二）記錄填寫1.記錄應及時、準確、完整地填寫，不得提前填寫或事后補填。2.記錄填寫應使用黑色或藍色中性筆，字跡清晰、工整，不得涂改。如確需修改，應在修改處劃雙橫線，在其上方填寫正確內容，并簽名確認。3.記錄中的數據應真實可靠，不得弄虛作假。（三）記錄收集與整理1.各部門應按照規定的時間和要求，將本部門產生的記錄收集齊全，并進行初步整理。2.收集的記錄應按照記錄類別和時間順序進行分類整理，確保記錄的系統性和條理性。3.對于電子記錄，應進行備份存儲，并建立相應的索引和目錄，便于查詢。（四）記錄保管與存儲1.記錄應妥善保管，防止損壞、丟失和泄露。記錄保管期限應符合相關法律法規和公司規定要求。2.紙質記錄應存放在專門的文件柜中，按類別和時間順序排列整齊。電子記錄應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并定期進行數據備份。3.記錄存儲環境應保持適宜的溫度、濕度，防止記錄因環境因素受損。（五）記錄檢索與查閱1.行政部門應建立記錄檢索查詢系統，方便各部門及相關人員查閱記錄。2.查閱記錄時，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經部門負責人批準后，到行政部門查閱。3.查閱人員應愛護記錄，不得在記錄上隨意標記、涂改或抽取、損壞記錄。查閱完畢后，應及時歸還記錄。（六）記錄銷毀1.記錄保管期限屆滿后，由行政部門提出銷毀申請，填寫記錄銷毀申請表，注明記錄名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.記錄銷毀申請表經公司主管領導批準后，由行政部門組織相關人員對記錄進行銷毀。3.記錄銷毀應采用適當的方式，如粉碎、焚燒等，確保記錄信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。四、文件記錄的電子管理（一）電子文件管理系統建設1.公司應建立電子文件管理系統，實現文件記錄的電子化存儲、檢索、審批、分發等功能。2.電子文件管理系統應具備權限管理功能，根據不同人員的工作職責和權限，設置相應的訪問級別，確保文件記錄的安全性和保密性。（二）電子文件的上傳與維護1.各部門應按照規定的格式和要求，將紙質文件掃描或轉換為電子文件，并上傳至電子文件管理系統。2.電子文件管理系統應定期進行維護和更新，確保系統的正常運行和數據的完整性。同時，應對電子文件進行備份存儲，防止數據丟失。（三）電子記錄的生成與管理1.對于生產、檢驗等過程中產生的電子記錄，應采用可靠的電子記錄系統進行實時記錄，并確保記錄的真實性、準確性和完整性。2.電子記錄系統應具備數據加密、防篡改等功能，防止電子記錄被非法修改或刪除。同時，應定期對電子記錄進行備份，以便在需要時進行追溯查詢。（四）電子文件記錄的安全與保密1.公司應加強電子文件記錄的安全管理，采取防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止電子文件記錄受到病毒、黑客等攻擊。2.嚴格控制電子文件記錄的訪問權限，未經授權人員不得訪問、修改或刪除電子文件記錄。對于涉及公司機密的電子文件記錄，應進行加密存儲，并設置嚴格的訪問權限。五、文件記錄的審核與監督（一）文件記錄審核1.行政部門應定期對公司文件記錄進行審核，檢查文件記錄的編制、審批、發放、使用、保管等環節是否符合制度要求。2.各部門應每月對本部門文件記錄進行自查，及時發現和糾正存在的問題。自查結果應形成報告，報行政部門備案。3.對于審核和自查中發現的不符合項，應及時分析原因，采取有效措施進行整改，并跟蹤整改效果。（二）監督檢查1.公司應建立文件記錄監督檢查機制，由行政部門會同相關部門定期對各部門文件記錄管理情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括文件記錄的完整性、準確性、規范性、保管情況以及電子文件管理系統的運行情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，應下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。六、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門應定期組織公司員工進行文件記錄管理培訓，提高員工對文件記錄管理重要性的認識和操作技能。2.培訓內容包括文件記錄管理制度、編制要求、填寫規范、電子文件管理等方面的知識和技能。3.新員工入職時，應進行文件記錄管理方面的入職培訓，使其了解公司文件記錄管理的基本要求