食品文件記錄管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品文件記錄管理，確保文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，規(guī)范公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與食品生產(chǎn)、經(jīng)營、管理相關(guān)的各類文件記錄，包括但不限于質(zhì)量管理文件、生產(chǎn)操作文件、采購銷售文件、人員管理文件、設(shè)備設(shè)施文件等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司文件記錄管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與指導(dǎo)。制定和修訂文件記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)文件記錄的分類編號、歸檔存儲及檢索查詢等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件記錄的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管及歸檔等工作。配合行政部門做好文件記錄的定期檢查與清理工作。確保本部門文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。二、文件管理（一）文件分類1.質(zhì)量文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范等，用于指導(dǎo)和規(guī)范公司質(zhì)量管理活動。2.生產(chǎn)文件：涵蓋生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄等，保障食品生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。3.采購文件：如采購計劃、供應(yīng)商評估報告、采購合同等，規(guī)范公司采購活動，確保原材料質(zhì)量。4.銷售文件：包含銷售合同、訂單、客戶信息等，記錄公司銷售業(yè)務(wù)，維護(hù)客戶關(guān)系。5.人員文件：涉及員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等，用于人員管理與發(fā)展。6.設(shè)備文件：有設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案等，保障設(shè)備正常運行。（二）文件編號1.公司文件采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，以便于識別和管理。編號格式為：[部門代碼][文件類別代碼][年份][流水號]。2.部門代碼由兩位大寫字母表示，如"QA"表示質(zhì)量部門，"PR"表示采購部門等。3.文件類別代碼根據(jù)文件分類設(shè)定，如"QM"表示質(zhì)量文件，"OP"表示生產(chǎn)文件等。4.年份為文件編制年份的后兩位數(shù)字。5.流水號為該類文件的順序編號，從001開始遞增。（三）文件編制與審批1.文件編制應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、可操作。2.編制完成的文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件符合部門工作要求和流程。3.重要文件（如質(zhì)量手冊、程序文件等）需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實施。（四）文件發(fā)放1.行政部門根據(jù)文件審批結(jié)果，對文件進(jìn)行編號、排版、印刷，并發(fā)放至相關(guān)部門。2.文件發(fā)放應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。3.對于受控文件，應(yīng)在文件上加蓋"受控"章，并注明分發(fā)號，確保文件的唯一性和可追溯性。（五）文件使用與保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的接收、保管和使用，確保文件的妥善存放，便于查閱。2.文件使用者應(yīng)愛護(hù)文件，不得隨意涂改、損壞或丟失。如因工作需要借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.文件保管人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行整理和清查，確保文件的完整性和有效性。發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（六）文件修訂與廢止1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，或公司內(nèi)部管理要求、業(yè)務(wù)流程發(fā)生調(diào)整時，應(yīng)對相關(guān)文件進(jìn)行修訂。2.文件修訂應(yīng)按照文件編制與審批程序進(jìn)行，確保修訂后的文件符合最新要求。3.對于已廢止的文件，應(yīng)及時收回并加蓋"廢止"章，防止誤用。廢止文件應(yīng)妥善保管，以備追溯查詢。三、記錄管理（一）記錄分類1.生產(chǎn)記錄：如生產(chǎn)批次記錄、配料記錄、包裝記錄等，記錄食品生產(chǎn)過程中的各項數(shù)據(jù)和信息。2.檢驗記錄：包括原材料檢驗記錄、半成品檢驗記錄、成品檢驗記錄等，為產(chǎn)品質(zhì)量提供依據(jù)。3.設(shè)備運行記錄：記錄設(shè)備的啟動、運行、維護(hù)、維修等情況，確保設(shè)備正常運行。4.人員培訓(xùn)記錄：記載員工參加培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、考核結(jié)果等，反映員工培訓(xùn)情況。5.客戶反饋記錄：收集客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等方面的意見和建議，以便改進(jìn)工作。（二）記錄填寫1.記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地填寫，不得提前填寫或事后補(bǔ)填。2.記錄填寫應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，字跡清晰、工整，不得涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處劃雙橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并簽名確認(rèn)。3.記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，不得弄虛作假。（三）記錄收集與整理1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門產(chǎn)生的記錄收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的記錄應(yīng)按照記錄類別和時間順序進(jìn)行分類整理，確保記錄的系統(tǒng)性和條理性。3.對于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢。（四）記錄保管與存儲1.記錄應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和泄露。記錄保管期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，按類別和時間順序排列整齊。電子記錄應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.記錄存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止記錄因環(huán)境因素受損。（五）記錄檢索與查閱1.行政部門應(yīng)建立記錄檢索查詢系統(tǒng)，方便各部門及相關(guān)人員查閱記錄。2.查閱記錄時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄，不得在記錄上隨意標(biāo)記、涂改或抽取、損壞記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還記錄。（六）記錄銷毀1.記錄保管期限屆滿后，由行政部門提出銷毀申請，填寫記錄銷毀申請表，注明記錄名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.記錄銷毀申請表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門組織相關(guān)人員對記錄進(jìn)行銷毀。3.記錄銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保記錄信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。四、文件記錄的電子管理（一）電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件記錄的電子化存儲、檢索、審批、分發(fā)等功能。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級別，確保文件記錄的安全性和保密性。（二）電子文件的上傳與維護(hù)1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將紙質(zhì)文件掃描或轉(zhuǎn)換為電子文件，并上傳至電子文件管理系統(tǒng)。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的完整性。同時，應(yīng)對電子文件進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子記錄的生成與管理1.對于生產(chǎn)、檢驗等過程中產(chǎn)生的電子記錄，應(yīng)采用可靠的電子記錄系統(tǒng)進(jìn)行實時記錄，并確保記錄的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.電子記錄系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、防篡改等功能，防止電子記錄被非法修改或刪除。同時，應(yīng)定期對電子記錄進(jìn)行備份，以便在需要時進(jìn)行追溯查詢。（四）電子文件記錄的安全與保密1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子文件記錄的安全管理，采取防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止電子文件記錄受到病毒、黑客等攻擊。2.嚴(yán)格控制電子文件記錄的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問、修改或刪除電子文件記錄。對于涉及公司機(jī)密的電子文件記錄，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。五、文件記錄的審核與監(jiān)督（一）文件記錄審核1.行政部門應(yīng)定期對公司文件記錄進(jìn)行審核，檢查文件記錄的編制、審批、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.各部門應(yīng)每月對本部門文件記錄進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。自查結(jié)果應(yīng)形成報告，報行政部門備案。3.對于審核和自查中發(fā)現(xiàn)的不符合項，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并跟蹤整改效果。（二）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立文件記錄監(jiān)督檢查機(jī)制，由行政部門會同相關(guān)部門定期對各部門文件記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、保管情況以及電子文件管理系統(tǒng)的運行情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行文件記錄管理培訓(xùn)，提高員工對文件記錄管理重要性的認(rèn)識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文件記錄管理制度、編制要求、填寫規(guī)范、電子文件管理等方面的知識和技能。3.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行文件記錄管理方面的入職培訓(xùn)，使其了解公司文件記錄管理的基本要求