銀行檔案合同管理制度?一、總則（一）目的為加強銀行檔案合同管理，確保檔案合同的完整、準確、安全和有效利用，保障銀行各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門在業務活動中形成的各類檔案合同，包括但不限于信貸業務合同、金融服務協議、內部管理文件、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則銀行設立專門的檔案管理部門，對各類檔案合同進行集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案合同應如實反映銀行各項業務活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及銀行商業秘密、客戶信息等敏感內容的檔案合同進行保密管理。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，建立科學合理的檔案利用機制，方便銀行內部各部門及相關人員查閱和使用檔案。二、檔案合同管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據國家法律法規和銀行實際情況，制定、修訂檔案合同管理的各項規章制度，并組織實施。2.檔案收集與整理負責接收、收集銀行各部門形成的各類檔案合同，對其進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規范。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設施和設備，對檔案合同進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、盤點，及時發現并處理檔案保管過程中出現的問題。4.檔案利用服務為銀行內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務，按照規定辦理檔案利用手續，做好檔案利用登記和跟蹤管理。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限或無保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設推進檔案管理信息化進程，建立檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）業務部門職責1.檔案合同形成與整理負責本部門業務活動中各類檔案合同的形成、積累和初步整理工作，確保檔案合同的齊全、完整，并按照規定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.協助檔案管理部門工作配合檔案管理部門做好檔案合同的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的業務支持和信息反饋。3.檔案利用申請根據業務工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，按照規定辦理相關手續，并對檔案的使用情況負責。（三）人員職責1.檔案管理人員職責熟悉檔案管理業務知識，具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守檔案管理制度。負責檔案合同的日常管理工作，包括整理、保管、利用服務等，確保檔案工作的正常開展。積極參加檔案業務培訓，不斷提高自身業務水平和綜合素質。2.業務經辦人員職責在業務活動中，嚴格按照檔案管理要求，及時形成和整理相關檔案合同，保證檔案的質量。配合檔案管理部門做好檔案的移交、利用等工作，如實提供檔案利用所需的信息。三、檔案合同的收集與整理（一）收集范圍1.信貸業務檔案包括借款申請書、信用評級報告、貸款合同、擔保合同、抵押物評估報告、貸后檢查記錄等與信貸業務相關的文件資料。2.金融服務協議檔案如各類存款協議、理財協議、代收代付協議、信用卡協議等。3.內部管理檔案涵蓋銀行各項規章制度、會議文件、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案等。4.其他業務檔案根據銀行業務發展的需要，對新開展的業務所形成的相關檔案進行收集管理。（二）收集要求1.及時性業務部門應在業務活動結束后的規定時間內，將形成的檔案合同及時移交檔案管理部門，避免檔案積壓或丟失。2.完整性移交的檔案合同應齊全完整，包括正本、副本及相關附件，確保能夠全面反映業務活動的全貌。3.準確性檔案合同的內容應真實準確，字跡清晰，簽署完整，不得有涂改、偽造等情況。（三）整理方法1.分類按照檔案合同的性質、內容和來源，進行科學分類。例如，信貸業務檔案可分為個人信貸檔案、公司信貸檔案等；金融服務協議檔案可按業務類型進一步細分。2.編號為每一份檔案合同或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規則，具有系統性和邏輯性。3.裝訂對整理好的檔案合同進行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時應注意保持檔案內容的完整性，不得損壞文件資料。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找和檢索檔案。四、檔案合同的保管（一）保管設施1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全存儲。庫房應安裝溫濕度調節設備、消防設備、防蟲藥品投放設施等。2.存儲設備配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、密集架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。同時，應根據檔案的特點和保管要求，選擇合適的存儲介質，如紙質檔案、電子檔案存儲設備等。（二）保管期限根據國家有關規定和銀行實際情況，確定各類檔案合同的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。具體保管期限如下：1.信貸業務檔案短期：個人小額貸款檔案保管期限為3年；中期：一般公司貸款檔案保管期限為5年；長期：固定資產貸款、項目貸款等檔案保管期限為10年以上，直至貸款本息全部結清后5年。2.金融服務協議檔案短期：一些臨時性、一次性服務協議檔案保管期限為13年；中期：常規金融服務協議檔案保管期限為5年左右；長期：涉及重要客戶、重大業務合作的協議檔案保管期限為10年以上。3.內部管理檔案短期：一般性工作計劃、總結等檔案保管期限為13年；中期：重要會議文件、人事任免文件等檔案保管期限為5年左右；長期：銀行規章制度、歷史沿革等檔案保管期限為10年以上。（三）保管措施1.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，包括檔案的數量、質量、保管狀況等。發現問題及時記錄并采取相應的措施進行處理。2.盤點核對每年至少進行一次檔案盤點，核對檔案的實際數量與檔案目錄是否一致，確保檔案的賬實相符。3.安全防護加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。安裝監控設備，實時監控庫房情況。定期對消防設備、電氣設備等進行檢查和維護，確保其正常運行。4.數字化備份對重要的檔案合同進行數字化備份，存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行數據校驗和維護，防止數據丟失或損壞。五、檔案合同的利用（一）利用原則1.合法合規原則檔案合同的利用必須符合國家法律法規和銀行內部管理制度的要求，不得損害銀行利益和客戶權益。2.審批登記原則嚴格履行檔案利用審批手續，對利用檔案的人員、目的、范圍等進行登記，確保檔案利用過程可追溯。3.保護原件原則盡量提供檔案復印件供利用，確需查閱或借閱原件的，應采取必要的保護措施，避免原件受損。（二）利用方式1.查閱銀行內部人員因工作需要查閱檔案合同的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人協助查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案合同原件的，須經檔案管理部門負責人和銀行分管領導審批。借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還日期等，并辦理借閱登記手續。借閱人應對所借檔案合同的安全和完整負責，不得擅自轉借、涂改、復印、摘錄等。3.出具證明根據業務需要，檔案管理部門可依據檔案合同內容為相關部門或人員出具檔案證明。出具證明應嚴格審核，確保證明內容真實準確，并加蓋檔案管理專用章。（三）利用記錄與跟蹤檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案內容、歸還日期等信息。定期對檔案利用情況進行跟蹤檢查，及時收回借閱的檔案合同，發現問題及時處理。六、檔案合同的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務部門相關人員及法律合規部門人員組成。負責對到期檔案合同進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.保管期限已滿對于已達到規定保管期限的檔案合同，經鑒定小組審核后，可考慮進行銷毀。2.無保存價值檔案合同內容已失去參考價值，如過期的臨時性文件、已失效的業務資料等，可鑒定為無保存價值。3.重復或冗余存在重復記錄或內容冗余的檔案合同，經鑒定后可進行適當處理。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門根據檔案保管期限，定期對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.組織鑒定檔案鑒定小組對初步篩選的檔案進行逐一鑒定，結合檔案的歷史價值、現實利用情況等因素，確定檔案的存毀意見。3.審批備案鑒定結果經銀行分管領導審批后，報上級主管部門備案。（四）銷毀處理1.制定銷毀方案對于批準銷毀的檔案合同，檔案管理部門應制定詳細的銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點等。2.實施銷毀按照銷毀方案，采用適當的方式對檔案合同進行銷毀。紙質檔案一般采用粉碎、焚燒等方式；電子檔案應進行徹底的數據刪除或格式化處理。3.銷毀記錄對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息，并由監銷人員簽字確認。銷毀記錄應長期保存。七、檔案合同的信息化管理（一）信息化系統建設1.建立檔案信息管理系統利用現代信息技術，建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等全過程的檔案信息管理系統，實現檔案管理的自動化、規范化和信息化。2.系統功能模塊檔案錄入模塊：實現檔案合同信息的快速錄入，包括文件編號、名稱、日期、內容摘要等。存儲管理模塊：對數字化檔案進行分類存儲，提供安全可靠的數據存儲環境，并實現數據的備份與恢復功能。檢索查詢模塊：支持多種檢索方式，如按編號、關鍵詞、日期等，方便用戶快速查找所需檔案。利用審批模塊：在線辦理檔案查閱、借閱等利用手續，實現審批流程的自動化。統計分析模塊：對檔案利用情況、檔案數量變化等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。（二）數字化處理1.掃描錄入對紙質檔案合同進行掃描，將其轉化為電子圖像文件。掃描分辨率應符合檔案存儲和利用的要求，確保圖像清晰可讀。2.數據錄入對掃描后的電子圖像進行數據錄入，建立準確的檔案數據庫。錄入的數據應與紙質檔案內容一致，包括文件標題、日期、頁碼、密級等。3.元數據管理建立完善的元數據管理體系，對檔案的背景信息、來源、保管期限等元數據進行規范管理，以便更好地組織和利用檔案。（三）信息安全管理1.用戶權限設置根據檔案管理的職責和工作需要，為系統用戶設置不同的操作權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相應的檔案信息。2.數據備份與恢復定期對檔案信息管理系統的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置。建立數據恢復機制，確保在系統故障或數據丟失時能夠及時恢復數據。3.安全防護措施加強系統的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全軟件，防止網絡攻擊和數據泄露。對系統用戶進行安全培訓，提高用戶的安全意識，規范操作行為。八、監督與檢查（一）內部監督1.定期檢查檔案管理部門定期對檔案合同管理工作進行自查，檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環節是否符合制度要求，發現問題及時整改。2.專項檢查根據銀行工作重點和檔案管理實際情況，適時開展專項檢查，對特定業務領域的檔案合同管理進行深入檢查，確保檔案管理工作的質量。（二）外部監督接受上級主管部門、監管機構等的監督檢查，積極配合提供相關檔案資料和管理情況，對監督檢查中提出的問