面料采購訂單管理制度?（一）目的為規(guī)范公司面料采購訂單管理流程，確保采購活動的順利進行，保證面料質(zhì)量符合要求，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有面料采購訂單的管理，包括從訂單的發(fā)起、審批、下達、執(zhí)行到結(jié)束的全過程。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購面料符合產(chǎn)品質(zhì)量標準。3.成本控制原則：在保證面料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.效率原則：優(yōu)化采購訂單管理流程，提高工作效率，確保訂單按時交付。二、訂單發(fā)起（一）需求部門提交申請1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單或其他業(yè)務(wù)需求，填寫《面料采購申請表》。申請表應(yīng)詳細注明所需面料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計交貨日期等信息。2.如有特殊要求，如面料的顏色、圖案、環(huán)保指標等，需在申請表中明確說明。（二）需求評估與審核1.采購部門收到《面料采購申請表》后，對需求進行初步評估。評估內(nèi)容包括需求的合理性、面料規(guī)格與產(chǎn)品要求的匹配性、預計交貨日期的可行性等。2.采購部門將評估后的申請表提交給相關(guān)部門進行審核。審核部門包括但不限于生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等。生產(chǎn)部門審核面料需求是否與生產(chǎn)計劃相符，是否會影響生產(chǎn)進度。質(zhì)量控制部門審核面料質(zhì)量要求是否明確、合理，是否符合公司產(chǎn)品質(zhì)量標準。財務(wù)部門審核采購預算是否充足，是否在預算范圍內(nèi)。（三）審批流程1.根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，《面料采購申請表》經(jīng)各級審批人審批后生效。審批流程一般為：需求部門負責人＞采購部門負責人＞財務(wù)部門負責人＞分管領(lǐng)導＞總經(jīng)理。2.審批人應(yīng)認真審核申請表內(nèi)容，簽署審批意見。如申請表存在問題或不符合要求，應(yīng)及時反饋給需求部門進行修改。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門根據(jù)面料需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。2.對供應(yīng)商進行初步篩選，篩選標準包括但不限于供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等。3.向篩選出的供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，要求其填寫公司基本信息、生產(chǎn)設(shè)備情況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場管理、生產(chǎn)工藝、原材料采購渠道、質(zhì)量控制流程等。2.根據(jù)考察和評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行打分，形成《供應(yīng)商評估報告》。評估指標可包括質(zhì)量（40%）、價格（30%）、交貨期（20%）、服務(wù)（10%）等。3.根據(jù)供應(yīng)商評估得分，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先合作；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，視情況選擇合作；C類供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商，原則上不予合作。（三）供應(yīng)商合作與管理1.與選定的供應(yīng)商簽訂《面料采購合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容包括但不限于采購產(chǎn)品的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估報告、合作協(xié)議、采購訂單執(zhí)行情況等。3.定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，評估周期一般為每季度一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，可暫停或終止合作。四、采購訂單下達（一）訂單編制1.采購部門根據(jù)審批通過的《面料采購申請表》，編制《面料采購訂單》。訂單內(nèi)容應(yīng)與申請表一致，并明確訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購產(chǎn)品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點等信息。2.在訂單中注明質(zhì)量標準和驗收要求，如面料的顏色、手感、縮水率、疵點等指標。（二）訂單審核與批準1.《面料采購訂單》編制完成后，提交給采購部門負責人審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準確性、完整性、與申請表的一致性等。2.采購部門負責人審核通過后，將訂單提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核訂單價格是否符合公司采購預算，付款方式是否合理。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，訂單提交給分管領(lǐng)導批準。分管領(lǐng)導批準后，訂單正式生效。（三）訂單下達1.采購部門將批準后的《面料采購訂單》通過郵件、傳真、采購平臺等方式發(fā)送給供應(yīng)商。同時，電話通知供應(yīng)商確認收到訂單。2.要求供應(yīng)商在收到訂單后[X]個工作日內(nèi)回復確認函，確認訂單內(nèi)容并承諾按時交貨。五、訂單執(zhí)行與跟蹤（一）供應(yīng)商備貨1.供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求組織生產(chǎn)和備貨。在備貨過程中，應(yīng)嚴格控制面料質(zhì)量，確保符合訂單要求。2.供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門反饋備貨進度，如已完成的生產(chǎn)數(shù)量、剩余生產(chǎn)數(shù)量、預計完成日期等。（二）采購部門跟蹤1.采購部門安排專人負責訂單跟蹤，及時了解供應(yīng)商的備貨進度和生產(chǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨期的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決。2.定期與供應(yīng)商核對訂單執(zhí)行情況，確保雙方信息一致。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中有變更需求，應(yīng)及時辦理變更手續(xù)。（三）質(zhì)量檢驗1.在面料到貨前，質(zhì)量控制部門根據(jù)訂單質(zhì)量標準制定檢驗計劃。檢驗計劃應(yīng)明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗人員等信息。2.面料到貨后，質(zhì)量控制部門按照檢驗計劃進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括面料的外觀質(zhì)量、內(nèi)在質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)面料存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商。3.采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題，如退貨、換貨、補貨等。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定通過法律途徑解決。（四）交貨期管理1.采購部門嚴格按照訂單約定的交貨日期跟蹤供應(yīng)商的交貨情況。如供應(yīng)商未能按時交貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其給出新的交貨日期。2.對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹舆t，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。如交貨延遲對公司生產(chǎn)或銷售造成影響，采購部門應(yīng)及時評估損失，并采取相應(yīng)的措施減少損失。六、訂單驗收與付款（一）驗收1.面料到貨后，質(zhì)量控制部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，填寫《面料驗收報告》。驗收報告應(yīng)包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收結(jié)果等信息。2.驗收內(nèi)容包括面料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與訂單一致。如驗收不合格，應(yīng)在驗收報告中注明不合格原因，并及時通知采購部門和供應(yīng)商。（二）付款1.采購部門根據(jù)《面料驗收報告》和《面料采購訂單》，填寫《付款申請單》。付款申請單應(yīng)包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后，提交給財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定的付款方式進行付款。付款方式一般包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。七、訂單變更與終止（一）變更1.在訂單執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、產(chǎn)品設(shè)計變更、供應(yīng)商原因等需要變更訂單內(nèi)容，需求部門應(yīng)填寫《面料采購訂單變更申請表》，詳細說明變更原因和變更內(nèi)容。2.《面料采購訂單變更申請表》經(jīng)需求部門負責人、采購部門負責人、財務(wù)部門負責人、分管領(lǐng)導審批后生效。3.采購部門將變更后的訂單及時通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商變更后的交貨期、價格等事宜。（二）終止1.在訂單執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場取消訂單、供應(yīng)商嚴重違約等原因需要終止訂單，采購部門應(yīng)填寫《面料采購訂單終止申請表》，詳細說明終止原因。2.《面料采購訂單終止申請表》經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后生效。3.采購部門及時通知供應(yīng)商訂單終止，并與供應(yīng)商協(xié)商處理已生產(chǎn)的面料、貨款結(jié)算等事宜。八、檔案管理（一）訂單檔案分類面料采購訂單檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案包括《面料采購申請表》、《供應(yīng)商評估報告》、《面料采購合作協(xié)議》、《面料采購訂單》、《面料驗收報告》、《付款申請單》等相關(guān)文件。電子檔案為紙質(zhì)檔案的掃描件或電子文檔。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門負責訂單檔案的整理和歸檔工作。在訂單執(zhí)行完畢后，及時將相關(guān)文件收集齊全，按照檔案分類進行整理。2.將整理好的紙質(zhì)檔案裝訂成冊，編號存檔。同時，將電子檔案存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并建立索引，方便查詢。（三）檔案保管期限面料采購訂單檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審批后可進行銷毀。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對面料采購訂單管理流程進行審計，檢查訂單的發(fā)起、審批、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)規(guī)定。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反制度的行為，按照公司規(guī)定進行處理。（二）考核指標1.采購部門的考核指標包括訂單按時交付率、采購成本控制率、供應(yīng)商滿意度等。訂單按時交付率=按時交付的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%采購成本控制率=（預算采購成本實際采購成本）/預算采購成本×100%供應(yīng)商滿意度=滿意的供應(yīng)商數(shù)量/總供應(yīng)商數(shù)量×100%2.需求部門的考核指標包括需求預測準確性、訂單變更率等。需求預測準確性=預測準確的需求數(shù)量/總需求數(shù)量×100%訂單變更率=變更的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%（三）考核與獎懲1.根據(jù)考核指標完成情況，對采購部門和需求部門進行考核評分。考核周期一般為每季度一次。2.對考核成績優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，獎勵方式可包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。3.對考核成