軟件服務(wù)合同管理制度?（一）目的為了規(guī)范公司軟件服務(wù)合同的管理，保障公司合法權(quán)益，提高軟件服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類軟件服務(wù)合同，包括但不限于軟件開(kāi)發(fā)、軟件維護(hù)、軟件升級(jí)、軟件定制等服務(wù)項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.公平性原則：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)當(dāng)對(duì)等，合同條款應(yīng)當(dāng)公平合理，不得顯失公平。3.完整性原則：合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、明確，包括合同標(biāo)的、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。4.保密性原則：對(duì)于合同中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，雙方應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。二、合同簽訂前的管理（一）項(xiàng)目立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶需求，提出軟件服務(wù)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《軟件服務(wù)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目背景、目標(biāo)、服務(wù)內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間要求等信息。2.立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、資源狀況等因素，對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)立項(xiàng)。（二）合同談判1.立項(xiàng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)當(dāng)由熟悉業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)等方面知識(shí)的人員組成，確保談判的專業(yè)性和全面性。2.談判過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分了解客戶需求，明確合同標(biāo)的、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款，爭(zhēng)取有利的合同條件。3.談判人員應(yīng)當(dāng)做好談判記錄，記錄談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)、雙方達(dá)成的共識(shí)以及未解決的問(wèn)題等，為合同起草提供依據(jù)。（三）合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草軟件服務(wù)合同。合同文本應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款的規(guī)范性和完整性。2.合同起草人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。對(duì)于合同中的重要條款，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)說(shuō)明和解釋，確保雙方理解一致。3.合同起草完成后，應(yīng)當(dāng)提交給業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)當(dāng)從各自專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。（四）合同審核1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主要從業(yè)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略，服務(wù)內(nèi)容明確、可行，服務(wù)期限合理，服務(wù)費(fèi)用定價(jià)公平合理等。2.法務(wù)部門主要從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同的簽訂、履行是否會(huì)給公司帶來(lái)法律糾紛等。對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款，應(yīng)當(dāng)提出修改意見(jiàn)，確保合同的合法性和有效性。3.財(cái)務(wù)部門主要從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核，審查合同的付款方式、付款期限、費(fèi)用計(jì)算等是否符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，是否能夠保障公司的資金安全等。對(duì)于存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的條款，應(yīng)當(dāng)提出修改意見(jiàn)，確保合同的財(cái)務(wù)合理性。4.各審核部門應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合各方要求。（五）合同審批1.經(jīng)審核修改后的合同，由業(yè)務(wù)部門提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各審核部門的意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行全面評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)合同簽訂。2.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)當(dāng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)應(yīng)當(dāng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)合同的必要性、可行性、合法性、財(cái)務(wù)合理性等進(jìn)行綜合評(píng)估，做出決策。（六）合同簽訂1.合同經(jīng)審批批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同。簽訂合同的人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的授權(quán)，確保合同簽訂的有效性。2.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)合同文本，確保合同內(nèi)容與審批通過(guò)的合同一致。雙方應(yīng)當(dāng)在合同上加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目實(shí)施部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。三、合同履行過(guò)程中的管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.合同簽訂后，項(xiàng)目實(shí)施部門根據(jù)合同要求，制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分解、進(jìn)度安排、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、人員配備等內(nèi)容。2.項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，項(xiàng)目實(shí)施部門按照計(jì)劃組織開(kāi)展項(xiàng)目實(shí)施工作。（二）服務(wù)提供1.項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)當(dāng)按照合同約定和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，認(rèn)真履行服務(wù)義務(wù)，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成軟件服務(wù)項(xiàng)目。2.在服務(wù)提供過(guò)程中，項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)當(dāng)保持與客戶的密切溝通，及時(shí)了解客戶需求變化，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，確保服務(wù)質(zhì)量滿足客戶要求。3.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)建立項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。（三）服務(wù)驗(yàn)收1.軟件服務(wù)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知客戶進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收前，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好相關(guān)驗(yàn)收資料，包括項(xiàng)目文檔、測(cè)試報(bào)告、用戶手冊(cè)等。2.客戶應(yīng)當(dāng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)軟件服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，客戶有權(quán)提出整改意見(jiàn)，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)客戶意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行整改，直至客戶驗(yàn)收通過(guò)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，客戶應(yīng)當(dāng)簽署《軟件服務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；對(duì)于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)客戶意見(jiàn)進(jìn)行整改，整改完成后重新申請(qǐng)驗(yàn)收，直至驗(yàn)收通過(guò)。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，催收到期款項(xiàng)。2.對(duì)于客戶支付的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和入賬，確保資金安全。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)款項(xiàng)進(jìn)行分類核算，為公司財(cái)務(wù)管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。3.在付款過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在逾期付款等違約行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門，采取相應(yīng)措施維護(hù)公司合法權(quán)益。（五）合同變更1.在合同履行過(guò)程中，如因客戶需求變化、不可抗力等原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，明確變更的內(nèi)容、原因、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。變更協(xié)議經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將變更情況通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目實(shí)施部門等相關(guān)部門，各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)變更后的合同內(nèi)容做好相應(yīng)的工作調(diào)整。（六）合同終止1.合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行等情況下，合同應(yīng)當(dāng)終止。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知客戶辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算服務(wù)費(fèi)用、歸還相關(guān)資料等。3.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)對(duì)已完成的項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)分析，整理項(xiàng)目文檔，為后續(xù)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)參考。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的人員進(jìn)行培訓(xùn)和改進(jìn)。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)軟件服務(wù)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)當(dāng)采用多種方法，如問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的全面性和準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣、風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)等工具，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小、影響程度較低的風(fēng)險(xiǎn)，可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受的策略；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大、影響程度較高的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等策略。2.在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施得到有效落實(shí)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控可以采用定期報(bào)告、專項(xiàng)檢查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行，確保風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的及時(shí)性和有效性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施加以解決，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件、審批文件、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料收集整理，移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的檔案資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，建立檔案目錄索引，方便查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照合同類別、項(xiàng)目名稱、時(shí)間順序等進(jìn)行分類排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)等處理，保證檔案的整齊美觀。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為合同檔案提供安全、可靠的保管環(huán)境，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案資料的安全完整。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行專人保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印合同檔案。如需查閱、借閱合同檔案，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批通過(guò)的查閱申請(qǐng)，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還檔案資料，不得擅自留存、轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案資料。（五）檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限、已失去保存價(jià)值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.合同檔案銷毀應(yīng)當(dāng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)當(dāng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案名稱及數(shù)量等信息，銷毀記錄應(yīng)當(dāng)保存一定期限，以備查閱。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司建立軟件服務(wù)合同管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)合同簽訂、履行、風(fēng)險(xiǎn)管理、檔案管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查可以采用內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、日常巡查等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目實(shí)施部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)當(dāng)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性，合同履行的質(zhì)量、進(jìn)度、成本控制，合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)，合同檔案的管理等方面。考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)當(dāng)與部