保證金管理制度制度?總則目的為規范公司保證金的管理，保障公司和相關方的合法權益，確保公司業務活動的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、子公司、分支機構，以及與公司簽訂業務合同涉及保證金事項的外部合作單位和個人。定義1.保證金：指公司在業務活動中，為保證合同的履行、防范風險等目的，向對方收取或向對方支付的一定金額的款項。2.保證金類型：包括但不限于投標保證金、履約保證金、質量保證金、定金等。保證金的收取收取原則1.依據法律法規、合同約定及公司相關規定收取保證金。2.收取保證金應明確金額、收取原因、退還條件及方式等條款，并在相關合同或協議中予以約定。收取流程1.業務發起部門：在與對方簽訂合同或開展相關業務前，根據業務需求和風險評估，提出收取保證金的申請，詳細說明收取保證金的類型、金額、期限、對方單位名稱等信息，并提交相關業務合同草案或業務說明。2.財務部門審核：財務部門收到申請后，對保證金收取的必要性、金額合理性、合同約定條款等進行審核。審核重點包括對方的信用狀況、業務風險程度、保證金金額與業務規模的匹配性等。如發現問題，及時與業務發起部門溝通并提出修改建議。3.法務部門審查：法務部門對涉及保證金的合同條款進行法律審查，確保合同中關于保證金的約定符合法律法規要求，保障公司合法權益。重點審查保證金的退還條件、違約責任、爭議解決方式等條款的合法性和完整性。4.審批流程：經財務部門審核和法務部門審查通過后，按照公司內部審批流程進行審批。審批層級和權限根據保證金金額大小及公司相關規定執行。一般情況下，保證金金額較小的，由部門負責人審批；金額較大的，需經分管領導、總經理等審批。5.通知對方繳納：審批通過后，由業務發起部門負責通知對方按照合同約定繳納保證金。通知方式可采用書面通知、電子郵件、電話等，確保對方明確知曉保證金的繳納金額、繳納期限、繳納方式及賬戶信息等。6.收取確認：對方繳納保證金后，財務部門應及時確認收款，并開具收款憑證。收款憑證應注明保證金的類型、金額、繳納日期、對方單位名稱等信息。同時，財務部門應將收款情況反饋給業務發起部門，業務發起部門負責跟蹤保證金到賬情況。收取標準1.投標保證金：一般按照投標項目預算金額的一定比例收取，比例范圍通常在[x]%[x]%之間。具體比例根據項目性質、規模、風險程度等因素確定。2.履約保證金：根據合同金額大小和風險程度確定收取比例，一般為合同金額的[x]%[x]%。對于風險較高的項目，收取比例可適當提高。3.質量保證金：通常為合同金額的[x]%[x]%，在合同約定的質量保證期屆滿后，如無質量問題，予以退還。4.定金：按照合同約定的金額收取，一般不超過主合同標的額的[x]%。定金的收取應嚴格遵循法律法規關于定金罰則的規定。保證金的退還退還條件1.投標保證金：在投標有效期內，如未中標，招標人應在中標通知書發出后[x]個工作日內，向中標人以外的其他投標人退還投標保證金及銀行同期存款利息；如中標，中標人應按照合同約定履行義務，待合同簽訂后，招標人應在[x]個工作日內退還未中標人的投標保證金及銀行同期存款利息。2.履約保證金：在合同履行完畢，且對方無違約行為，經業務發起部門、質量檢驗部門等相關部門驗收合格后，按照合同約定的退還條件和方式退還履約保證金。如合同約定分階段履行的，在各階段履行完畢且驗收合格后，根據階段履行情況相應退還部分履約保證金。3.質量保證金：在質量保證期屆滿后，如對方提供的產品或服務無質量問題，經業務發起部門、質量檢驗部門等相關部門確認后，按照合同約定的退還條件和方式退還質量保證金。質量保證期內如出現質量問題，對方應負責維修、更換或采取其他補救措施，如因此給公司造成損失的，公司有權扣除相應金額的質量保證金作為賠償。4.定金：給付定金的一方不履行約定的債務的，無權要求返還定金；收受定金的一方不履行約定的債務的，應當雙倍返還定金。退還流程1.業務發起部門申請：業務部門在滿足保證金退還條件后，填寫保證金退還申請表，詳細說明保證金的類型、金額、收取時間、退還原因、對方單位名稱等信息，并附上相關證明材料，如合同履行完畢證明、驗收報告、質量合格證明等。2.相關部門審核：質量檢驗部門：對涉及產品或服務質量的保證金退還申請進行審核，確認是否存在質量問題及是否滿足退還條件。如無質量問題，出具質量合格證明或驗收報告。財務部門審核：財務部門對保證金退還申請進行財務審核，核實保證金的收取情況、是否存在未結清款項或其他財務問題。同時，核對對方提供的收款賬戶信息是否準確無誤。法務部門審查：法務部門對保證金退還申請涉及的合同條款、退還條件等進行法律審查，確保退還行為符合法律法規和合同約定。3.審批流程：經相關部門審核通過后，按照公司內部審批流程進行審批。審批層級和權限根據保證金金額大小及公司相關規定執行。一般情況下，保證金金額較小的，由部門負責人審批；金額較大的，需經分管領導、總經理等審批。4.辦理退還手續：審批通過后，財務部門按照合同約定的退還方式辦理保證金退還手續。如以銀行轉賬方式退還的，應確保轉賬信息準確無誤；如以現金方式退還的，應要求對方出具收款收據。同時，財務部門應在保證金退還后，及時進行賬務處理，并將退還情況反饋給業務發起部門。保證金的使用使用原則1.保證金的使用應嚴格按照法律法規、合同約定及公司相關規定執行。2.保證金只能用于與收取該保證金相關的業務事項，不得挪作他用。使用情形1.投標保證金：如中標人在規定時間內放棄中標項目，招標人有權沒收其投標保證金；如因招標人原因導致中標人無法簽訂合同，招標人應雙倍返還中標人的投標保證金。2.履約保證金：如對方未按照合同約定履行義務，給公司造成損失的，公司有權扣除相應金額的履約保證金作為賠償；如因不可抗力等不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行，雙方協商一致后，可根據實際情況調整履約保證金的退還金額或使用方式。3.質量保證金：如對方提供的產品或服務出現質量問題，公司有權扣除相應金額的質量保證金用于維修、更換、賠償等支出；如因公司自身原因導致質量問題，公司應承擔相應責任，不得擅自扣除對方的質量保證金。4.定金：如收受定金方違約，應按照定金罰則雙倍返還定金；如給付定金方違約，無權要求返還定金，定金可用于彌補公司因此遭受的損失。使用流程1.業務發起部門申請：業務部門因業務需要使用保證金時，填寫保證金使用申請表，詳細說明保證金的類型、金額、使用原因、對方單位名稱等信息，并附上相關證明材料，如合同違約證明、質量問題報告、賠償協議等。2.相關部門審核：財務部門審核：財務部門對保證金使用申請進行財務審核，核實保證金的收取情況、是否存在未結清款項或其他財務問題。同時，核對使用金額的合理性及相關證明材料的真實性。法務部門審查：法務部門對保證金使用申請涉及的合同條款、使用原因、賠償依據等進行法律審查，確保使用行為符合法律法規和合同約定。3.審批流程：經相關部門審核通過后，按照公司內部審批流程進行審批。審批層級和權限根據保證金金額大小及公司相關規定執行。一般情況下，保證金金額較小的，由部門負責人審批；金額較大的，需經分管領導、總經理等審批。4.辦理使用手續：審批通過后，財務部門按照審批意見辦理保證金使用手續。如涉及支付款項的，應按照公司財務支付流程進行操作；如涉及抵扣款項的，應在相關賬務處理中予以明確記錄。同時，財務部門應在保證金使用后，及時進行賬務處理，并將使用情況反饋給業務發起部門。保證金的賬戶管理賬戶設置1.公司應設立專門的保證金賬戶，用于保證金的收取、退還和使用。保證金賬戶應與公司其他賬戶分開核算，確保資金流向清晰。2.保證金賬戶應按照銀行賬戶管理規定進行開立、變更和撤銷，并及時向財務部門報備。賬戶監管1.財務部門負責保證金賬戶的日常監管，定期核對賬戶余額、收支明細等信息，確保賬戶資金安全。2.審計部門應定期對保證金賬戶進行審計，檢查保證金的收取、退還、使用等情況是否符合公司規定和法律法規要求。3.嚴禁未經授權擅自挪用、占用保證金賬戶資金，嚴禁將保證金賬戶資金與其他資金混同使用。保證金的風險防控風險評估1.業務發起部門在收取保證金前，應對業務風險進行評估，根據風險程度確定保證金的收取金額、退還條件等。2.定期對保證金管理情況進行風險排查，重點關注保證金的收取、退還、使用是否合規，對方信用狀況是否發生變化等，及時發現和化解潛在風險。信用管理1.建立合作單位信用檔案，對涉及保證金業務的合作單位的信用狀況進行動態跟蹤和評估。2.根據合作單位的信用等級，調整保證金的收取標準和管理措施。對于信用等級較低的合作單位，可適當提高保證金收取比例或采取更為嚴格的管理措施。合同管理1.加強合同管理，在合同中明確保證金的相關條款，確保合同約定清晰、準確、合法。2.定期對合同履行情況進行檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免因合同糾紛導致保證金風險。監督與檢查內部監督1.財務部門負責對保證金的收取、退還、使用等情況進行日常監督，定期編制保證金管理報表，向公司管理層匯報。2.審計部門應定期對保證金管理情況進行審計，檢查保證金管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。外部監督1.接受政府相關部門、行業監管機構等的監督檢查，積極配合提供保證金管理的相關資料和信息。2.關注社會輿論和市場反饋，及時發現和處理可能影響公司保證金管理的外部因素。違規處理違規行為界定1.未經審批擅自收取或退還保證金。2.未按照合同約定收取或退還保證金。3.擅自挪用、占用保證金賬戶資金。4.偽造、變造保證金相關證明材料。5.其他違反保證金管理制度的行為。處理措施1.對于違規行為，一經查實，視情