補建職工檔案管理制度?總則目的為規范公司職工檔案管理工作，確保職工檔案的完整性、準確性和保密性，維護職工合法權益，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體在職職工、離職職工檔案的補建及管理。基本原則1.真實性原則：職工檔案內容應真實、準確地反映職工個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現等情況。2.完整性原則：全面收集職工各類相關材料，確保檔案資料齊全，能夠完整呈現職工職業生涯。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，保護職工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態管理原則：根據職工工作變動、崗位調整、獎懲情況等及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。檔案內容個人基本信息1.履歷材料：包括職工的學歷、學位、工作經歷、培訓經歷等詳細信息，按照時間順序排列。2.身份證明材料：身份證、戶口本等復印件。3.照片：近期免冠一寸照片若干。勞動合同及協議1.勞動合同：公司與職工簽訂的勞動合同文本。2.培訓協議：涉及職工培訓費用、服務期等內容的協議。3.保密協議：職工簽署的保密協議。4.競業限制協議：如有簽訂，相關協議文本。薪資福利材料1.工資單：每月工資發放明細。2.獎金分配記錄：各類獎金的分配依據及發放記錄。3.福利發放記錄：如節日福利、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。考核評價材料1.績效考核表：定期績效考核結果記錄。2.年度考核表：年度工作表現考核評價。3.獎懲記錄：包括獎勵證書、處罰決定書等。教育培訓材料1.培訓證書：參加公司內部或外部培訓獲得的證書。2.學歷學位證書：最高學歷、學位證書原件及復印件。3.職業資格證書：與工作相關的職業資格證書。崗位變動材料1.崗位調動申請表：記錄崗位調動原因、時間、新崗位等信息。2.晉升審批表：晉升相關的審批文件及材料。其他材料1.健康體檢報告：公司組織的定期健康體檢報告。2.員工離職證明：離職職工的離職證明原件。3.其他與職工個人相關的重要材料。補建流程檔案收集1.職工本人提供：職工按照檔案內容要求，主動提供個人相關材料原件及復印件，并填寫檔案材料清單。2.部門協助收集：職工所在部門負責協助收集與職工工作相關的材料，如績效考核表、崗位變動記錄等，并及時交至人力資源部。3.人力資源部核查：人力資源部對職工提供及部門收集的材料進行初步核查，確保材料的真實性、完整性和規范性。檔案整理1.分類排序：按照檔案內容分類標準，對核查后的材料進行分類，并按照時間順序或重要程度排序。2.材料審核：對每份材料進行詳細審核，確保材料內容清晰、準確，簽字蓋章齊全。3.編號裝訂：為每份材料編號，采用統一規格的檔案袋或文件夾進行裝訂，確保檔案整齊、美觀。檔案錄入1.建立電子檔案：將紙質檔案內容錄入公司人力資源管理系統，建立電子職工檔案，方便查詢和管理。2.信息核對：錄入過程中認真核對各項信息，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。檔案歸檔1.確定保管期限：根據檔案內容及相關規定，確定每份檔案的保管期限。2.存放位置標識：按照檔案類別和保管期限，在檔案庫房設置明確的存放位置標識，便于查找。3.歸檔存放：將整理好的紙質檔案和電子檔案按照規定存放至檔案庫房。檔案管理檔案保管1.檔案庫房管理：檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案存放安全。2.檔案整理維護：每年定期對檔案進行整理，檢查檔案材料的完整性和準確性，對破損、褪色等檔案材料進行修復或復制。根據檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和處理。檔案查閱1.查閱權限：公司內部人員因工作需要查閱職工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人及人力資源部負責人批準后方可查閱。外部單位或個人因特殊原因需要查閱職工檔案的，須持有單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準，并由人力資源部指定專人陪同查閱。2.查閱登記：查閱檔案時，查閱人需在《檔案查閱登記表》上詳細記錄查閱時間、查閱內容、查閱目的等信息。3.查閱要求：查閱人應愛護檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換，查閱完畢后及時歸還檔案。檔案借閱1.借閱權限：原則上不允許借閱職工檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經公司領導批準。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，需辦理續借手續。3.借閱登記：借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經批準后進行借閱登記。4.借閱歸還：借閱人應按時歸還檔案，歸還時人力資源部應對檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人的責任。檔案保密1.保密措施：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。電子檔案應設置不同級別的訪問權限，確保信息安全。2.保密教育：定期對檔案管理人員及可能接觸檔案的人員進行保密教育，提高保密意識。檔案轉遞職工離職轉遞1.離職手續辦理：職工離職時，所在部門應督促其辦理完離職手續，包括歸還公司財物、清理工作交接等。2.檔案審核：人力資源部對離職職工檔案進行審核，確保檔案內容完整、無誤。3.檔案轉遞：審核通過后，人力資源部按照規定將離職職工檔案轉遞至其新的工作單位或戶籍所在地人才交流中心等，并辦理檔案轉遞手續，留存轉遞憑證。職工崗位調動轉遞1.崗位調動通知：職工崗位調動獲批后，人力資源部向相關部門及檔案管理人員發出崗位調動通知。2.檔案調整：檔案管理人員根據崗位調動情況，對職工檔案進行相應調整，如更換崗位變動材料等。3.檔案轉遞：調整后的檔案轉遞至新的檔案存放位置，并做好記錄。監督與檢查內部監督1.定期檢查：人力資源部定期對職工檔案管理工作進行檢查，包括檔案內容完整性、整理規范性、保管安全性等方面。2.問題整改：對檢查中發現的問題及時進行整改，明確整改責任人及整改期限，確保檔案管理工作規范有序。外部監督1.接受審計：公司接受內部審計或外部審計時，應積極配合提供職工檔案相關資料，接受審計監督。2.合規審查：關注國家及地方有關檔案管理的法律法規和政策變化，定期進行合規審查，確保公司檔案管理工作符合相關規定。責任追究違規行為界定1.在檔案收集過程中，故意提供虛假材料的。2.檔案管理人員違反檔案保管、查閱、借閱、保密等規定，造成檔案信息泄露或檔案損壞、丟失的。3.未經批準擅自查閱、借閱職工檔案或違規轉遞檔案的。責任追究方式1.對于違規行為較輕的，給予批評教育、責令改正等處理。2.對于違規行為造成一定后果的，視情節輕重給予警告、記過、記大過等行