負責檔案印章管理制度?總則目的為加強公司檔案印章的管理，確保檔案印章的安全使用，維護公司的合法權益和正常運營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案管理和使用印章過程中的相關行為。基本原則1.依法合規原則：檔案印章的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.安全保密原則：確保檔案印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用，嚴格控制印章使用范圍和審批流程，保護公司機密信息。3.規范有序原則：明確檔案印章管理各環節的職責、流程和要求，做到管理規范、操作有序。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度等。2.人事檔案：員工個人信息檔案、勞動合同、薪資福利記錄、培訓檔案等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。4.業務檔案：公司業務活動中形成的合同、協議、項目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：如工程檔案、技術檔案、法務檔案等特定領域的檔案。檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案收集后，應按照分類標準進行整理，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行規范命名和分類存儲，并建立相應的索引和備份機制。檔案歸檔1.定期將整理好的檔案移交至公司檔案室進行歸檔。歸檔時，需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案室應建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、歸檔時間、保管期限等信息。3.嚴格按照檔案保管期限的規定，對檔案進行分類存放，便于管理和查閱。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經公司分管領導批準，方可查閱。查閱過程中，檔案室應安排專人陪同，不得將檔案帶離檔案室。3.檔案借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案。4.查閱或借閱檔案時，嚴禁在檔案上批注、圈劃、污損等。查閱完畢后，應及時歸還檔案室，由檔案管理人員進行核對和驗收。檔案保管與銷毀1.檔案室應具備安全的保管條件，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保存。2.定期對檔案進行清查和盤點，確保賬實相符。如發現檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經公司分管領導審批后，組織專人進行銷毀。4.檔案銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數量、銷毀人員等信息，并由監銷人員簽字確認。印章管理印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力和承擔責任的重要印章。2.合同專用章：用于簽訂各類經濟合同、協議等法律文件。3.財務專用章：專門用于公司財務核算、資金收付等業務。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權的印章。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于本部門內部文件、通知等的發布。印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統一負責，須憑上級主管部門批準設立的文件或公司決議書，到公安機關指定的刻章單位辦理。2.新刻印章須在公安機關備案，并留存印模。印章刻制完成后，行政部門應及時將印章移交檔案室或相關使用部門妥善保管。印章保管1.公司公章、合同專用章、財務專用章及法定代表人章由行政部門指定專人保管，實行"專人專柜"制度。保管人員應具備高度的責任心，確保印章安全。印章存放應配備專門的保險柜，鑰匙由保管人員隨身攜帶，密碼應嚴格保密。保管人員不得擅自將印章交予他人代管，如因特殊原因需要委托他人代管的，須經公司分管領導批準，并辦理交接手續。2.部門章由各部門指定專人保管，并報行政部門備案。保管人員應嚴格遵守印章使用規定，確保印章僅用于本部門內部工作。部門章保管人員如有變動，應及時辦理印章交接手續，并報行政部門備案。印章使用1.使用申請公司內部人員使用印章，應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、蓋章文件名稱及份數、使用部門等信息，并按照審批權限進行審批。涉及重要事項或金額較大的合同、協議等文件蓋章，須經公司法定代表人或其授權代表簽字批準。外單位人員因業務往來需要使用公司印章的，須提交正式的函件或文件，并經公司相關部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可使用。2.審批流程一般文件蓋章，由部門負責人審批；重要文件蓋章，須經公司分管領導審批；涉及重大事項或公司決策的文件蓋章，須經公司法定代表人審批。審批人應認真審核蓋章申請，確保使用事由真實、合理，蓋章文件符合公司規定和要求。3.用印登記印章保管人員在蓋章前，應仔細核對蓋章文件的內容和審批手續，確認無誤后，方可蓋章。同時，應在《印章使用登記簿》上詳細記錄印章使用日期、文件名稱、蓋章份數、使用部門、申請人、審批人等信息。4.印章使用要求印章應加蓋在文件規定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或顛倒。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章的，須經公司分管領導批準，并在蓋章后及時填寫文件內容。監督與檢查內部監督1.行政部門負責定期對檔案印章管理情況進行檢查，包括檔案的整理、歸檔、查閱、借閱及印章的保管、使用等環節。2.檢查中發現的問題應及時記錄，并要求相關責任部門或人員限期整改。整改情況應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。審計監督1.公司審計部門定期對檔案印章管理工作進行審計，重點檢查檔案印章管理制度的執行情況、印章使用的合規性、檔案資料的完整性和準確性等。2.對于審計中發現的違規行為，審計部門應提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。情節嚴重的，應追究相關人員的責任。責任追究違規行為界定1.未經批準擅自使用檔案印章。2.超越審批權限使用檔案印章。3.在空白文件上加蓋檔案印章。4.擅自將檔案印章轉借他人或帶出公司使用。5.因保管不善導致檔案印章丟失、被盜用或損壞。6.違反檔案查閱、借閱規定，造成檔案信息泄露或損壞。7.未按規定進行檔案收集、整理、歸檔、保管或銷毀。責任追究方式1.對于違規行為較輕的，給予批評教育、責令改正等處理。2.對于造成一定損失或影響的違規行為，給予警告、罰款等處罰，并追究相關責任人