行政物品采購管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政物品采購管理，規范采購流程，提高采購效率，確保所采購物品符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有行政物品的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、禮品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：優先采購質量可靠、性能穩定的物品，確保滿足工作需要。3.性價比原則：在保證質量的前提下，充分比較市場價格，選擇性價比高的產品和供應商。4.歸口管理原則：行政物品采購工作歸口行政部門統一管理，明確職責分工，確保采購工作有序進行。二、采購計劃與預算（一）采購計劃1.各部門應根據工作需要，提前制定行政物品采購計劃，并提交至行政部門。采購計劃應詳細列出所需物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.行政部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、審核，結合公司庫存情況，制定公司整體行政物品采購計劃。（二）采購預算1.根據采購計劃，行政部門編制行政物品采購預算，報公司財務部門審核。采購預算應明確各項采購費用的預算金額，并確保預算的合理性和準確性。2.財務部門根據公司財務狀況和業務需求，對采購預算進行審核，并報公司領導審批。采購預算一經批準，應嚴格執行，不得隨意突破。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據已批準的采購計劃，填寫《行政物品采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規格、數量、用途、預算金額等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。2.緊急采購申請應在申請表中注明緊急原因，并經部門負責人和分管領導簽字同意后提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實采購物品是否在采購計劃范圍內，預算金額是否合理等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），行政部門負責人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，應提交公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.行政部門根據采購物品的特點和需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面。可以通過查閱供應商的營業執照、稅務登記證、業績證明等資料，實地考察供應商的生產經營場所，與供應商進行溝通交流等方式進行評估。3.根據評估結果，建立合格供應商名錄。對于列入合格供應商名錄的供應商，行政部門應定期進行復查和評估，確保其持續滿足公司要求。4.在采購過程中，應優先選擇合格供應商名錄中的供應商進行采購。如因特殊原因需要從名錄外采購，應經行政部門負責人批準，并對供應商進行嚴格的審核和評估。（四）采購實施1.行政部門采購人員根據審批后的采購申請，向選定的供應商發送采購訂單或采購合同，明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。2.采購人員應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等情況，采購人員應及時采取措施解決，并向行政部門負責人匯報。3.對于需要驗收的行政物品，采購人員應提前通知相關部門和人員做好驗收準備。驗收人員應按照合同要求和相關標準對采購物品進行驗收，確保物品符合要求。驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認。（五）付款結算1.采購物品驗收合格后，采購人員應及時整理相關票據和資料，填寫付款申請單，經行政部門負責人審核、公司財務部門審核、公司領導審批后，辦理付款手續。2.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。對于有質保金的采購項目，應在質保期屆滿且無質量問題后支付質保金。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的行政物品采購項目，應簽訂書面采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務、付款方式等條款。2.采購合同由行政部門負責起草，經公司法律顧問審核后，報公司領導審批。審批通過后，由行政部門與供應商簽訂合同。（二）合同執行與監督1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定執行。行政部門采購人員應跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。2.如遇合同變更、解除等情況，應按照合同約定的程序進行處理，并簽訂相關補充協議或解除合同協議。行政部門應將合同變更、解除等情況及時通知公司財務部門和相關部門。（三）合同歸檔采購合同履行完畢后，行政部門應將合同原件及相關資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應包括合同文本、采購申請、審批文件、驗收報告、付款憑證等資料，以便日后查閱和審計。五、庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門應定期對行政物品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，平時可進行不定期抽查。2.盤點結束后，盤點人員應編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應查明原因，及時調整庫存賬目，并提出處理意見。（二）庫存補貨1.根據庫存盤點情況和采購計劃，行政部門及時提出庫存補貨申請。補貨申請應明確補貨物品的名稱、規格、數量等信息，并經行政部門負責人審批后組織采購。2.在庫存補貨過程中，應注意控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。（三）庫存報廢1.對于已損壞、過期、閑置等無法使用的行政物品，行政部門應及時清理，并填寫《行政物品報廢申請表》，詳細說明報廢物品的名稱、規格、數量、報廢原因等信息。2.《行政物品報廢申請表》經部門負責人簽字、行政部門審核、公司領導審批后，辦理報廢手續。報廢物品應妥善處理，可采用變賣、捐贈等方式進行處置，處置收入應及時上繳公司財務部門。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對行政物品采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況。2.行政部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，確保采購工作的公正、透明。（二）供應商反饋1.行政部門應定期收集供應商的反饋意見，了解供應商對公司采購工作的評價和建議。對于供應商提出的問題和意見，應及時進行處理和改進。2.建立供應商評價機制，根據供應商的交貨情況、產品質量、售后服務等方面的表現，對供應商進行評價，并將評價結果作為供應商選擇和管理的重要依據。七、責任追究（一）違規責任1.對于在行政物品采購過程中違反本制度規定的行為，如違規采購、收受回扣、弄虛作假等，公司將視情節輕重，給予相關責任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規行為給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）賠償責任1.因采購人員疏忽、失誤等原因導致采購物品不符合要求或給公司造成經濟損失的，采購人員應承擔相應的賠償責任。2.如因供應商原因導致采購物品出現質量問題、交貨延遲等情況，給公司造成經濟損失的，公司有權向供應商追償，并要求供應商承擔相應的違約責任。