食品公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強本食品公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.真實性原則：歸檔的文件材料應真實反映公司各項工作活動的實際情況。3.完整性原則：凡屬于公司工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔保存，不得遺漏。4.及時性原則：各部門應及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，防止文件材料的散失和積壓。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立綜合管理部門為檔案管理部門，負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂和上架等工作，確保檔案的整齊、規范。3.負責檔案的保管和安全保密工作，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規定的程序進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等，并向上級主管部門報送有關統計報表。6.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發利用檔案信息資源，為公司的生產經營和管理決策提供支持。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.協助公司檔案管理部門開展檔案的整理、鑒定、統計等工作。3.負責本部門員工查閱、借閱檔案的登記和催還工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等方面的文件材料，包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內部管理制度、規定、辦法等文件材料。3.公司年度工作計劃、總結、報告等文件材料。4.公司生產經營活動中形成的各類文件材料，如采購合同、銷售合同、生產計劃、質量檢驗報告、產品研發資料等。5.公司財務活動中形成的文件材料，如財務報表、審計報告、稅務申報資料等。6.公司人事管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。7.公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀要、文件收發記錄、辦公用品采購記錄等。8.公司對外宣傳、廣告、公關等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、廣告文案、活動策劃方案等。9.公司與上級主管部門、政府部門、行業協會等往來的文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.對電子文件，應確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行備份保存。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的文件材料進行分類整理。2.檔案分類應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于查找和利用。3.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內文件目錄、備考表等，然后裝訂成冊或裝入檔案盒。4.檔案整理完成后，應編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.對紙質檔案，應裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，并上架存放。3.對電子檔案，應進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，并進行備份保存。備份介質應與電子檔案存儲介質分開存放，并定期進行檢查和更新。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，及時發現檔案保管中存在的問題，并采取相應的措施進行處理。2.檢查內容包括檔案的數量、質量、保管環境、安全狀況等。3.對檢查中發現的問題，應詳細記錄，并及時向公司領導報告，提出整改意見和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對經過鑒定確無保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號、題名、數量等信息，并經公司領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對檔案查閱申請表進行審核，對符合查閱條件的，提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案內容，應經檔案管理部門負責人同意，并在檔案管理人員的監督下進行。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。（二）檔案借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門負責人對檔案借閱申請表進行審批，對符合借閱條件的，辦理借閱手續，并將檔案借給借閱人員。3.借閱檔案時，應向檔案管理部門出具借條，注明借閱檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號、題名、數量等信息，并約定歸還時間。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、拍照、傳播檔案內容。如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門辦理續借手續。5.借閱人員應在約定的時間內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續借手續。逾期不還的，檔案管理部門應及時催還，并視情節輕重給予相應的處罰。（三）檔案信息開發利用1.檔案管理部門應積極開發利用檔案信息資源，為公司的生產經營和管理決策提供支持。2.檔案管理部門可根據公司工作需要，編制檔案資料匯編、專題文件匯集、大事記等，為公司員工提供參考。3.檔案管理部門應加強與公司各部門的溝通與協作，及時了解公司的工作動態和信息需求，有針對性地開發利用檔案信息資源。七、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現檔案信息的快速檢索和共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱服務。3.對檔案信息進行安全備份，防止檔案信息的丟失和損壞。（二）檔案信息化管理要求1.檔案管理部門應按照檔案信息化建設目標，制定檔案信息化管理制度和操作規程，確保檔案信息化管理工作的規范、有序進行。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，負責檔案信息的錄入、整理、存儲、檢索等工作。3.對歸檔的電子文件，應按照檔案管理的要求進行整理、分類、編號、