酒店咨詢采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范酒店咨詢采購管理工作，確保采購活動的合法性、合規性、合理性和高效性，保障酒店運營的物資供應質量，降低采購成本，提高酒店經濟效益。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及的所有咨詢采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。合規性原則：嚴格按照酒店內部規定的流程和標準進行采購操作。效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現經濟效益最大化。公開透明原則：采購過程應保持公開、公正、透明，接受酒店內部監督。誠實守信原則：與供應商建立誠信合作關系，確保交易的真實性和可靠性。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立酒店采購委員會，由酒店總經理擔任主任，財務總監、運營總監、行政總廚等相關部門負責人為成員。采購委員會負責審議和決策重大采購事項，包括采購預算、采購策略、供應商選擇等。2.采購執行部門設立采購部，負責具體的采購業務操作。采購部應配備專業的采購人員，明確其崗位職責，確保采購工作的順利開展。采購人員的主要職責包括：收集市場信息，尋找合適的供應商，建立供應商檔案。根據各部門需求，編制采購計劃，下達采購訂單。跟進采購訂單執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。與供應商進行商務談判，爭取有利的采購價格和條款。負責采購合同的起草、審核、簽訂和執行。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。3.需求部門職責各部門應根據本部門業務需求，提前向采購部提交采購申請，明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等詳細信息。參與采購過程中的技術交流、樣品確認、驗收等環節，確保采購的物資或服務符合本部門實際需求。對采購物資或服務的使用情況進行跟蹤和反饋，協助采購部處理采購過程中的問題。三、采購流程1.采購申請各部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，經部門負責人審核簽字后提交至采購部。緊急采購需求應在申請表上注明"緊急"字樣，并說明原因。《采購申請表》應詳細列出采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息。對于價值較高或技術復雜的采購項目，還應提供技術規格書、性能要求等相關資料。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，采購需求是否合理。對于不符合要求的申請表，采購部應退回需求部門重新填寫。根據采購金額大小，按照酒店內部審批權限進行審批。一般采購項目由采購部經理審批；金額較大的采購項目需經采購委員會審議通過，由酒店總經理批準。審批通過后，采購部方可開展采購工作。3.供應商選擇與評估采購人員根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出符合要求的供應商名單。對入圍供應商進行實地考察或資質審核，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容。定期對供應商進行績效評估，根據評估結果調整供應商合作策略，淘汰不合格供應商，引入優質供應商。4.采購談判與合同簽訂采購人員與選定的供應商進行商務談判，就采購物資或服務的價格、數量、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協商，爭取有利的采購條件。根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、合理、明確。采購合同需經酒店法務部門審核后，由采購部與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購人員根據合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點、驗收標準等內容。將采購訂單副本分發給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應準備工作。6.采購跟蹤與催貨采購人員定期跟蹤采購訂單執行情況，與供應商保持溝通，了解物資生產進度、發貨情況等。如發現問題或可能影響交貨期的情況，及時與供應商協商解決，并向相關部門反饋。根據合同約定的交貨期，提前提醒供應商按時交貨。對于逾期未交貨的供應商，按照合同約定追究其違約責任。7.到貨驗收物資到貨前，倉庫管理部門應根據采購訂單和相關資料，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。物資到貨時，驗收人員按照合同約定的質量標準和驗收程序進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請相關技術人員或專業機構參與驗收。驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續，并填寫《入庫單》。驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協商，要求其換貨、補貨或退貨等處理措施。8.付款結算采購物資或服務驗收合格后，采購部根據合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請單》，附上相關發票、驗收報告、采購合同等資料，提交至財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核實發票真實性、金額準確性、合同執行情況等。審核通過后，按照酒店財務制度辦理付款手續。四、采購預算管理1.預算編制采購部會同各部門，根據酒店年度經營計劃和業務需求預測，編制年度采購預算。采購預算應涵蓋酒店運營所需的各類物資采購、服務采購、工程采購等項目。在編制采購預算時，應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。采購預算需經采購委員會審議通過后，報酒店總經理批準。2.預算執行與監控采購部應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，控制采購成本，確保各項采購支出在預算范圍內。對于超出預算的采購項目，應按照酒店內部審批程序進行追加預算申請。財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中的問題，并向采購部反饋。采購部應根據財務部門反饋的信息，采取有效措施進行調整和改進，確保采購預算的順利執行。3.預算調整在采購預算執行過程中，如因市場價格大幅波動、業務需求變化等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等內容，并經采購委員會審議通過，報酒店總經理批準后實施。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估和排序，確定重點關注的風險領域。2.風險應對措施針對不同類型的采購風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于市場風險，可通過市場調研、價格分析、簽訂套期保值合同等方式進行應對；對于質量風險，加強供應商管理、嚴格驗收程序、建立質量追溯機制等；對于供應商風險，多元化選擇供應商、建立供應商信用評估體系、加強供應商合作與溝通等；對于合同風險，完善合同條款、加強合同審核與管理、定期對合同執行情況進行檢查等；對于付款風險，合理安排付款期限、加強財務審核與監督、建立供應商信用檔案等。3.風險監控與預警建立采購風險監控機制，定期對采購風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時發現風險變化情況。設置風險預警指標，當風險指標達到或超過預警值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施進行應對，防范風險擴大。六、采購信息管理1.采購信息收集采購人員應廣泛收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應商信息、新產品信息、行業動態信息等。收集渠道可包括網絡平臺、行業展會、供應商推薦、專業媒體等。對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫，以便查詢和使用。2.采購信息分析與利用定期對采購信息進行分析，總結市場價格變化趨勢、供應商特點和優勢、新產品發展方向等，為采購決策提供參考依據。根據采購信息分析結果，調整采購策略和方法，優化采購成本，提高采購效益。3.采購信息保密采購人員應對涉及酒店商業機密的采購信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。加強對采購信息數據庫的安全管理，設置訪問權限，防止信息被非法獲取或篡改。七、供應商管理1.供應商準入制定供應商準入標準，明確供應商應具備的資質條件、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的要求。供應商申請準入時，應提交相關證明材料，如營業執照、生產許可證、產品質量認證證書、業績證明等。采購部對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察。經審核合格的供應商，納入酒店供應商名錄，并簽訂供應商合作協議，明確雙方的權利和義務。2.供應商培訓與溝通定期組織供應商培訓，向其傳達酒店的采購政策、質量標準、服務要求等信息，提高供應商對酒店需求的理解和響應能力。加強與供應商的日常溝通，及時反饋酒店的意見和建議，協調解決合作過程中出現的問題。建立供應商溝通機制，定期召開供應商會議，共同探討合作事宜，促進雙方合作關系的良好發展。3.供應商績效評估建立供應商績效評估體系，從交貨期、產品質量、價格水平、售后服務、合作配合等方面對供應商進行定期評估。制定詳細的績效評估指標和評分標準，通過量化考核的方式對供應商績效進行評價。績效評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。根據供應商績效評估結果，采取相應的激勵和懲罰措施。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，減少或停止合作，并要求其限期整改。4.供應商淘汰與更新對于績效評估連續不合格或出現嚴重違反合同約定等情況的供應商，及時予以淘汰，并從供應商名錄中刪除。定期對供應商名錄進行更新，引入優質供應商，優化供應商結構，提高采購質量和效益。八、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請文件、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證、供應商資料、市場調研資料等與采購活動相關的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購人員應及時對采購過程中產生的各類文件和資料進行整理，按照文件類型和時間順序進行分類歸檔。確保采購檔案的完整性和準確性，對于重要文件和資料應進行備份保存。3.檔案保管與查閱設立專門