評價報告歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司評價報告的歸檔管理，確保評價報告的完整性、準確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類評價報告的歸檔管理，包括但不限于績效評價報告、項目評價報告、員工能力評價報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司評價報告由專門的檔案管理部門或指定的專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則根據(jù)評價報告的類型、性質(zhì)和用途，進行分類整理和歸檔，便于查找和利用。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的保密制度，確保評價報告的安全和保密。4.便于利用原則建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門和人員查閱和利用評價報告。二、評價報告的收集（一）收集責任1.評價活動組織部門負責評價報告的收集工作，確保評價報告按時、完整地提交。2.被評價對象有義務配合評價活動組織部門提供相關資料和信息，協(xié)助完成評價報告的撰寫。（二）收集范圍1.評價方案及相關文件包括評價指標體系、評價方法、評價標準等。2.評價過程記錄如評價問卷、訪談記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結果等。3.評價報告正文包括評價目的、評價范圍、評價方法、評價結果、結論和建議等。4.被評價對象的反饋意見5.其他與評價相關的資料（三）收集時間評價報告應在評價活動結束后的規(guī)定時間內(nèi)收集完成，具體時間由評價活動組織部門確定。（四）收集要求1.評價報告應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰，簽字蓋章齊全。2.評價報告的格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，如有特殊要求，應在報告中注明。3.評價報告應采用紙質(zhì)和電子兩種形式提交，電子文檔應與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上。三、評價報告的整理（一）整理責任檔案管理部門或指定的專人負責評價報告的整理工作。（二）整理方法1.分類按照評價報告的類型、性質(zhì)和用途進行分類，如績效評價報告、項目評價報告、員工能力評價報告等。2.編號為每份評價報告編制唯一的檔案編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則應簡潔明了，具有一定的邏輯性。3.裝訂將評價報告的相關資料按照順序進行裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時應注意保持資料的原貌，不得隨意裁剪或粘貼。4.編目編制評價報告的目錄，包括報告名稱、編號、日期、評價對象、評價內(nèi)容、評價結果等信息，以便于查閱和檢索。（三）整理要求1.整理工作應在收集完成后及時進行，確保評價報告的資料完整、分類準確、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.整理過程中應認真核對評價報告的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時與評價活動組織部門溝通解決。3.整理后的評價報告應按照分類順序存放，便于查找和利用。四、評價報告的歸檔（一）歸檔責任檔案管理部門或指定的專人負責評價報告的歸檔工作。（二）歸檔時間評價報告整理完成后，應及時歸檔，歸檔時間不得超過規(guī)定的期限。（三）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的評價報告進行審核，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。2.將評價報告存入專門的檔案庫房或存儲設備中，并按照分類順序進行排列。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入評價報告的相關信息，建立電子檔案目錄，以便于查詢和檢索。（四）歸檔要求1.歸檔的評價報告應齊全完整，不得缺頁、漏項。2.歸檔的評價報告應按照規(guī)定的格式和要求進行整理和裝訂，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案管理人員應定期對歸檔的評價報告進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、評價報告的保管（一）保管責任檔案管理部門或指定的專人負責評價報告的保管工作。（二）保管期限評價報告的保管期限根據(jù)公司的相關規(guī)定和實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。具體保管期限如下：1.短期保管期限為[x]年，適用于一般性的評價報告，如部門內(nèi)部的績效評價報告等。2.中期保管期限為[x]年，適用于重要的評價報告，如公司級的績效評價報告、項目評價報告等。3.長期保管期限為[x]年以上，適用于具有長期參考價值的評價報告，如員工職業(yè)生涯發(fā)展評價報告等。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全和完整。2.檔案存儲設備應定期進行維護和檢查，確保存儲數(shù)據(jù)的安全和可靠。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）保管要求1.評價報告應按照保管期限分類存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自查閱、復制、銷毀評價報告。3.因工作需要查閱評價報告的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。六、評價報告的查閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱評價報告的，應填寫《評價報告查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和審批意見，確定是否允許查閱，并指定專人負責提供查閱服務。3.涉及公司機密的評價報告，查閱權限應嚴格控制，需經(jīng)公司領導批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《評價報告查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽字同意后報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對申請表進行審批，批準后指定專人負責提供查閱服務。查閱人員應在指定的地點查閱評價報告，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將評價報告歸還檔案管理人員，并在《評價報告查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱要求1.查閱人員應愛護評價報告，不得在報告上涂改、圈劃、批注或損壞。2.查閱人員不得擅自復制、拍攝、傳播評價報告的內(nèi)容，如需復制，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.檔案管理人員應做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。七、評價報告的借閱（一）借閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱評價報告的，應填寫《評價報告借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和審批意見，確定是否允許借閱，并指定專人負責辦理借閱手續(xù)。3.涉及公司機密的評價報告，借閱權限應嚴格控制，需經(jīng)公司領導批準后方可借閱。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《評價報告借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱內(nèi)容和借閱時間等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽字同意后報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對申請表進行審批，批準后指定專人負責辦理借閱手續(xù)。借閱人員應在借閱期限內(nèi)歸還評價報告，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員借閱完畢后，應及時將評價報告歸還檔案管理人員，并在《評價報告借閱登記表》上簽字確認。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管評價報告，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還評價報告，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。3.借閱人員歸還評價報告時，檔案管理人員應認真檢查報告的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。八、評價報告的銷毀（一）銷毀條件評價報告保管期滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門填寫《評價報告銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀內(nèi)容和銷毀時間等信息。2.經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息。3.評價報告銷毀后，檔案管理人員應在《評價報告銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀記錄歸檔保存。（三）銷毀要求1.評價報告的銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程應嚴格保密，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應定期對已銷毀的評價報告進行清理，確保銷毀記錄的完整性和準確性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督責任公司設立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負責對評價報告歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.評價報告的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案管理人員的工作是否認真負責，是否存在違規(guī)操作行為。3.檔案管理設備和設施是否正常運行，檔案存儲環(huán)境是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督小組定期對評價報告歸檔管理工作進行全面檢查，檢查周期為[x]年。2.不定期抽查檔案管理監(jiān)督小組不定期對評價報告歸檔管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門