公司聯(lián)絡(luò)單管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，規(guī)范聯(lián)絡(luò)單的使用與管理，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)之間以及與外部相關(guān)單位的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。（三）聯(lián)絡(luò)單定義聯(lián)絡(luò)單是公司內(nèi)部或與外部溝通交流時(shí)，用于傳遞工作安排、任務(wù)要求、問(wèn)題反饋、信息通報(bào)等各類(lèi)事項(xiàng)的書(shū)面文件。二、聯(lián)絡(luò)單的分類(lèi)與格式（一）分類(lèi)1.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單：用于公司內(nèi)部不同部門(mén)之間的工作溝通與協(xié)調(diào)。2.外部聯(lián)絡(luò)單：用于公司與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶(hù)等單位的業(yè)務(wù)往來(lái)。（二）格式1.明確聯(lián)絡(luò)單的主題，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了地概括主要內(nèi)容。2.編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，便于管理和查詢(xún)。編號(hào)格式為[年份][部門(mén)代碼][流水號(hào)]，例如：2023HR001。3.發(fā)文部門(mén)：填寫(xiě)發(fā)出聯(lián)絡(luò)單的部門(mén)名稱(chēng)及部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。4.收文部門(mén)：填寫(xiě)接收聯(lián)絡(luò)單的部門(mén)名稱(chēng)。5.日期：注明聯(lián)絡(luò)單的發(fā)出日期。6.正文：詳細(xì)闡述聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的背景、目的、具體內(nèi)容、要求等。應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。7.附件：如有相關(guān)的文件、資料、圖表等作為補(bǔ)充說(shuō)明，可在聯(lián)絡(luò)單中注明附件名稱(chēng)及份數(shù)，并隨聯(lián)絡(luò)單一并發(fā)送。8.審批欄：根據(jù)聯(lián)絡(luò)單的性質(zhì)和涉及范圍，可能需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)進(jìn)行審批，審批欄應(yīng)預(yù)留相應(yīng)位置。三、聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起與審批（一）發(fā)起1.各部門(mén)在工作中需要與其他部門(mén)或外部單位進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)聯(lián)絡(luò)單。2.聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起應(yīng)基于明確的工作需求和目的，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.發(fā)起部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)單的起草和審核，確保格式規(guī)范、表述清晰。（二）審批1.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單一般性的工作聯(lián)絡(luò)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要事項(xiàng)、跨部門(mén)協(xié)作項(xiàng)目、資源調(diào)配等聯(lián)絡(luò)單，需經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策等聯(lián)絡(luò)單，可能需要總經(jīng)理或更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部聯(lián)絡(luò)單與外部合作伙伴的常規(guī)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后即可發(fā)出。涉及商務(wù)合作協(xié)議、重大項(xiàng)目合作、重要客戶(hù)溝通等聯(lián)絡(luò)單，需經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。四、聯(lián)絡(luò)單的傳遞與接收（一）傳遞1.聯(lián)絡(luò)單起草完成并經(jīng)審批后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺(tái)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式傳遞給收文部門(mén)。2.如采用專(zhuān)人送達(dá)方式，送單人應(yīng)確保聯(lián)絡(luò)單準(zhǔn)確無(wú)誤地交至收文部門(mén)指定接收人手中，并由接收人簽字確認(rèn)。3.通過(guò)郵件系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)傳遞聯(lián)絡(luò)單時(shí)，應(yīng)在郵件主題或平臺(tái)標(biāo)題中明確注明聯(lián)絡(luò)單編號(hào)及主題，以便收文部門(mén)快速識(shí)別和查閱。（二）接收1.收文部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收聯(lián)絡(luò)單，并及時(shí)查看郵件或協(xié)同辦公平臺(tái)通知。2.接收人收到聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在聯(lián)絡(luò)單上簽字注明接收日期。3.如發(fā)現(xiàn)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容不完整、格式不符合要求或存在疑問(wèn)，接收人應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)溝通，要求發(fā)文部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、聯(lián)絡(luò)單的處理與反饋（一）處理1.收文部門(mén)收到聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)根據(jù)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)行處理。2.對(duì)于需要執(zhí)行的任務(wù)，責(zé)任部門(mén)應(yīng)明確任務(wù)負(fù)責(zé)人和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并按照要求組織實(shí)施。3.在處理聯(lián)絡(luò)單過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)其他部門(mén)支持，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通解決。（二）反饋1.責(zé)任部門(mén)完成聯(lián)絡(luò)單要求的工作后，應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果以書(shū)面形式反饋給發(fā)文部門(mén)。2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作完成情況、取得的成果、存在的問(wèn)題及建議等，確保信息完整、準(zhǔn)確。3.反饋方式可采用回復(fù)聯(lián)絡(luò)單、撰寫(xiě)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告等形式，通過(guò)郵件系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺(tái)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式提交給發(fā)文部門(mén)。六、聯(lián)絡(luò)單的存檔與保管（一）存檔1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)聯(lián)絡(luò)單的存檔工作，確保聯(lián)絡(luò)單資料的完整性和可追溯性。2.聯(lián)絡(luò)單應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行分類(lèi)整理，并存放在專(zhuān)用的文件柜或電子文件夾中。3.電子存檔的聯(lián)絡(luò)單應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般性的聯(lián)絡(luò)單保管期限為[x]年，自聯(lián)絡(luò)單發(fā)出之日起計(jì)算。2.涉及重要項(xiàng)目、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)等聯(lián)絡(luò)單的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[x]年。七、聯(lián)絡(luò)單的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)絡(luò)單的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起、審批、傳遞、接收、處理及反饋等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范。3.各部門(mén)對(duì)聯(lián)絡(luò)單的存檔與保管情況是否良好。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)聯(lián)絡(luò)單的管理情況進(jìn)行抽查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，行政部門(mén)可隨時(shí)對(duì)各部門(mén)聯(lián)絡(luò)單的使用情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.相關(guān)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待整改通知，分析問(wèn)題原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給行政部門(mén)。3.對(duì)違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、附則（一）解釋權(quán)本制度