青島采購流程管理制度?總則目的為規范公司采購流程，確保采購活動的高效、有序進行，保證采購物資和服務的質量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于青島公司及下屬各部門的所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責采購部門1.負責制定采購計劃和預算：根據公司生產經營需求，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃，并報相關部門審批。同時，負責采購預算的編制和執行監控。2.供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。3.采購執行：按照采購計劃和審批結果，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。4.采購進度跟蹤：及時跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.采購成本控制：通過優化采購流程、談判等方式，降低采購成本，提高采購性價比。需求部門1.提出采購需求：根據本部門的生產經營需要，準確填寫采購申請單，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息。2.參與供應商選擇：協助采購部門對供應商進行評估和選擇，提供相關技術和使用要求方面的意見。3.驗收采購物資：負責對采購物資進行驗收，確保物資符合質量要求，并在驗收單上簽字確認。財務部門1.審核采購預算：對采購部門編制的采購預算進行審核，確保預算的合理性和準確性。2.資金安排：根據采購合同和資金情況，合理安排采購資金，確保采購活動的順利進行。3.付款審核：對采購付款申請進行審核，確保付款依據充分、手續齊全，防止不合理付款。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請單：需求部門根據實際需求，填寫采購申請單，注明采購項目的詳細信息，包括名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等，并由部門負責人簽字確認。2.提交采購申請單：將填寫完整的采購申請單提交至采購部門。對于緊急采購需求，應在申請單上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請單后，對申請內容進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，采購需求是否合理。如發現問題，及時與需求部門溝通核實。2.相關部門審批：根據采購金額大小和性質，按照公司授權審批制度，分別提交相關領導審批。采購金額較小（具體金額界定由公司根據實際情況確定）的采購申請，由采購部門負責人審批。采購金額較大的采購申請，需經財務部門、分管領導等相關部門審核后，報總經理審批。采購計劃制定1.采購部門匯總分析：采購部門將經過審批的采購申請單進行匯總，結合庫存情況，分析物資需求的緊迫性和重要性，制定采購計劃。2.采購計劃編制：采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、采購方式等內容，并根據采購物資的特點和市場情況，合理安排采購進度。供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行初步篩選，篩選出符合公司基本要求的供應商進行進一步開發。2.供應商評估：采購部門組織相關人員（如質量部門、技術部門、需求部門等）對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。可采用實地考察、樣品檢驗、問卷調查、供應商業績評價等方式進行評估。3.供應商選擇：根據評估結果，采購部門選擇若干家合格的供應商作為候選供應商，并與候選供應商進行談判，確定最終的供應商。選擇供應商時應綜合考慮各方面因素，確保供應商能夠提供優質的產品和服務，且價格合理。4.供應商管理：與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等情況。定期對供應商進行考核評價，根據考核結果對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰或整改。采購實施1.詢價：采購人員向選定的供應商發送詢價單，要求供應商提供產品報價、交貨期、付款方式等信息。詢價時應確保詢價內容清晰、準確，避免出現歧義。2.比價：采購人員收集多家供應商的報價，并進行比較分析。比較內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面，選擇性價比最優的供應商。3.議價：采購人員與選定的供應商進行議價，爭取更優惠的采購價格和條款。議價過程中應充分了解市場行情，掌握談判技巧，確保公司利益最大化。4.簽訂采購合同：采購人員根據比價和議價結果，起草采購合同，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經公司法律顧問審核后，報相關領導審批，審批通過后與供應商簽訂正式合同。5.下達采購訂單：采購人員根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、采購物資明細、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應及時發送給供應商，并要求供應商簽字確認。6.采購進度跟蹤：采購人員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，及時了解物資生產進度、運輸情況等信息。如發現問題，及時與供應商協商解決，確保物資按時、按質、按量供應。到貨驗收1.通知驗收：采購物資到貨前，采購人員應及時通知需求部門和質量部門做好驗收準備。2.初步驗收：需求部門和質量部門根據采購合同和相關標準，對到貨物資進行初步驗收，檢查物資的數量、規格、型號、外觀等是否符合要求。如發現問題，應及時記錄并與供應商溝通。3.詳細驗收：對于重要物資或有特殊質量要求的物資，質量部門應進行詳細驗收，包括對物資的性能、質量指標等進行檢測和檢驗。驗收合格后，需求部門在驗收單上簽字確認。4.不合格處理：如驗收發現物資不合格，需求部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。對于因供應商原因導致的不合格物資，公司有權要求供應商承擔相應的責任，如賠償損失等。采購付款1.付款申請：采購部門在收到驗收合格的發票后，填寫付款申請單，注明采購合同編號、發票號碼、采購物資明細、付款金額等信息，并附上相關的驗收單、發票等憑證。付款申請單經部門負責人簽字后提交至財務部門。2.財務審核：財務部門對付款申請進行審核，檢查付款申請的真實性、合法性、完整性，以及付款金額是否與采購合同和發票一致。審核無誤后，報相關領導審批。3.付款審批：根據公司授權審批制度，付款申請分別提交相關領導審批。審批通過后，財務部門安排付款。采購風險管理市場風險1.價格波動風險：密切關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握原材料等物資價格變化趨勢。與供應商簽訂價格調整條款，合理分擔價格波動風險。2.供應短缺風險：加強市場調研，提前了解行業供應情況，與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。制定應急預案，應對供應短缺情況，如尋找替代物資、調整生產計劃等。供應商風險1.供應商違約風險：在選擇供應商時，嚴格考察供應商的信譽和實力，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。加強對供應商的日常管理和監督，定期對供應商進行考核評價，及時發現和解決供應商存在的問題。2.供應商破產風險：關注供應商的經營狀況，對于出現經營困難或有破產跡象的供應商，及時調整采購策略，尋找新的供應商，以降低風險。合同風險1.合同條款風險：采購合同應明確、詳細地約定雙方的權利和義務，避免出現模糊不清或歧義的條款。合同簽訂前，應組織相關部門進行審核，確保合同條款合法合規、公平合理。2.合同執行風險：加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。如發現供應商違約，應按照合同約定追究其責任，維護公司的合法權益。采購監督與審計內部監督1.采購部門自查：采購部門定期對采購活動進行自查，檢查采購流程是否規范、采購行為是否合規、采購檔案是否完整等。發現問題及時整改，并將自查情況上報公司領導。2.內部審計部門審計：公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購內部控制制度的執行情況、采購成本的合理性、采購物資的質量等。對審計發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。外部監督1.接受政府監管：積極配合政府相關部門的監管，遵守國家法律法規和政策要求，確保采購活動合法合規。2.社會監督：接受社會公眾的監督，如供應商、客戶等對公司采購活動的意見和建議，不斷改進采購工作。信息管理采購信息收集1.市場信息收集：采購部門安排專人負責收集市場信息，包括原材料價格、供應商動態、行業發展趨勢等。通過網絡、行業期刊、展會等多種渠道獲取信息，并進行整理和分析。2.供應商信息收集：建立供應商信息收集渠道，定期收集供應商的資質、業績、產品質量、價格等信息，更新供應商檔案。采購信息共享1.內部信息共享：采購部門與需求部門、財務部門、質量部門等相關部門建立信息共享機制，及時溝通采購需求、采購進度、驗收情況、付款信息等，確保各部門之間信息暢通。2.外部信息共享：與供應商建立信息共享平臺，及時傳遞采購訂單、交貨通知、質量反饋等信息，提高采購效率和協同效應。培訓與考核培訓1.采購業務培訓：定期組織采購人員參加采購業務培訓，包括采購流程、談判技巧、供應商管理、合同管理等方面的培訓，提高采購人員的業務水平和專業能力。2.法律法規培訓：組織采購人員學習國家法律法規和公司相關制度，增強采購人員的法律意識和合規意識，確保采購活動合法合規。考核1.采購人員考核：建立采購人員考核制度，從采購任務完成情況、采購成本控制、采購質量保證、供應商管理等方面對采購人員進行考核評價。考核結果與采購人員的績效獎金、晉升等掛鉤。2.采購部門考核：對采購部門