公司租賃合同管理制度一、總則1.目的為加強公司租賃合同管理，規范租賃行為，防范租賃風險，保障公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司、分公司涉及的各類租賃合同，包括但不限于房屋租賃、設備租賃、車輛租賃等。3.基本原則（1）依法合規原則：租賃合同的簽訂、履行、變更、終止等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。（2）審慎決策原則：在簽訂租賃合同前，應進行充分的市場調研和風險評估，確保租賃行為符合公司利益和戰略發展需要。（3）統一管理原則：公司對租賃合同實行統一歸口管理，明確各部門職責，確保租賃合同管理工作的規范、有序。（4）全程監控原則：對租賃合同的全過程進行監控，及時發現和解決問題，確保合同的順利履行。二、職責分工1.合同管理部門（1）負責制定和完善公司租賃合同管理制度，并組織實施。（2）審核租賃合同文本，提出修改意見和建議。（3）參與租賃合同的談判、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理，協調解決合同履行過程中出現的問題。（4）建立租賃合同臺賬，對合同執行情況進行跟蹤、統計和分析。（5）負責租賃合同檔案的整理、歸檔和保管工作。2.業務部門（1）根據公司業務需要，提出租賃合同需求，并提供相關資料。（2）負責租賃合同的前期調研、談判等工作，與出租方進行溝通協調。（3）按照合同約定，組織開展租賃業務，確保租賃資產的安全使用和有效管理。（4）及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的情況，協助解決合同履行過程中出現的問題。3.財務部門（1）參與租賃合同的審核，對合同涉及的財務條款進行把關。（2）負責租賃合同的資金支付審核，確保資金支付的合規性和準確性。（3）對租賃合同的執行情況進行財務核算和分析，提供財務數據支持。4.法務部門（1）對租賃合同文本進行法律審查，確保合同的合法性和有效性。（2）為租賃合同的簽訂、履行等提供法律咨詢和法律支持，防范法律風險。（3）參與處理租賃合同糾紛，維護公司合法權益。三、租賃合同的簽訂1.合同簽訂流程（1）業務部門根據公司業務需要，填寫《租賃合同申請表》，詳細說明租賃事項、租賃期限、租金支付方式等內容，并提交相關資料。（2）合同管理部門對《租賃合同申請表》及相關資料進行初審，審核通過后提交法務部門進行法律審查。（3）法務部門對租賃合同文本進行法律審查，提出法律意見和建議。合同管理部門根據法務部門的意見，對合同文本進行修改完善。（4）業務部門與出租方進行談判，達成一致意見后，將租賃合同文本提交合同管理部門審核。合同管理部門審核通過后，報公司領導審批。（5）公司領導審批通過后，業務部門與出租方簽訂租賃合同。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交合同管理部門、財務部門、法務部門等相關部門備案。2.合同文本要求（1）租賃合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。（2）合同內容應包括租賃物的名稱、數量、規格、用途、租賃期限、租金及支付方式、租賃物的交付與返還、維修與保養、違約責任等條款。（3）合同文本應表述清晰、準確、完整，避免歧義。對于重要條款，應進行詳細約定，確保公司利益得到有效保障。3.授權委托（1）簽訂租賃合同前，業務部門應根據公司授權管理制度，辦理授權委托手續。授權委托書應明確委托事項、委托權限、委托期限等內容。（2）業務部門應嚴格按照授權委托書的要求簽訂租賃合同，不得超越授權范圍簽訂合同。四、租賃合同的履行1.租賃物的交付與驗收（1）出租方應按照合同約定的時間、地點和方式將租賃物交付給公司。業務部門在接收租賃物時，應進行認真驗收，確保租賃物的數量、質量、規格等符合合同約定。（2）驗收合格后，業務部門應填寫《租賃物驗收單》，由雙方簽字確認。如發現租賃物存在質量問題或與合同約定不符的情況，業務部門應及時與出租方協商解決，并要求出租方承擔相應的違約責任。2.租金支付（1）財務部門應根據租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時審核租金支付申請，并辦理支付手續。（2）租金支付申請應附租賃合同副本、租賃物驗收單等相關資料。財務部門在審核時，應重點關注租金支付金額、支付時間、支付方式等是否符合合同約定。（3）如因特殊情況需要變更租金支付方式或時間，業務部門應提前與出租方協商一致，并簽訂書面補充協議。同時，業務部門應及時將補充協議提交財務部門備案，確保租金支付的準確性和合規性。3.租賃物的使用與管理（1）業務部門應按照合同約定的用途使用租賃物，不得擅自改變租賃物的用途。如需改變租賃物用途，應提前與出租方協商一致，并簽訂書面補充協議。（2）業務部門應建立租賃物使用管理制度，明確租賃物的使用責任人，確保租賃物的安全使用。同時，業務部門應定期對租賃物進行檢查和維護，發現問題及時處理，確保租賃物處于良好的使用狀態。（3）如因公司原因需要提前終止租賃合同，業務部門應提前通知出租方，并按照合同約定承擔相應的違約責任。同時，業務部門應及時辦理租賃物的返還手續，確保租賃物的完好無損。五、租賃合同的變更與終止1.變更（1）在租賃合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要變更合同內容的，業務部門應及時與出租方協商一致，并簽訂書面補充協議。（2）合同變更申請應附租賃合同副本、變更原因說明等相關資料。合同管理部門對合同變更申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。（3）公司領導審批通過后，業務部門與出租方簽訂書面補充協議。補充協議作為原租賃合同的組成部分，與原租賃合同具有同等法律效力。2.終止（1）租賃合同期滿或雙方協商一致提前終止租賃合同的，業務部門應及時通知出租方，并按照合同約定辦理終止手續。（2）租賃合同終止后，業務部門應及時辦理租賃物的返還手續。如租賃物存在損壞或丟失的情況，業務部門應按照合同約定承擔相應的賠償責任。（3）合同管理部門應在租賃合同終止后，及時對合同執行情況進行總結和分析，評估合同履行效果，為今后的租賃合同管理工作提供經驗教訓。六、租賃合同的風險管理1.風險識別與評估（1）合同管理部門應定期對租賃合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險等。（2）根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和風險控制目標，確保風險得到有效控制。2.風險監控與預警（1）建立租賃合同風險監控機制，對合同履行過程中的風險狀況進行實時監控。合同管理部門應定期收集合同履行情況報告，及時發現和解決潛在的風險問題。（2）設置風險預警指標，如租金逾期支付率、租賃物損壞率等。當風險預警指標達到設定的閾值時，合同管理部門應及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。3.風險應對措施（1）對于市場風險，如租金波動風險，業務部門應加強市場調研和分析，合理預測租金走勢，在合同中約定租金調整條款或采取其他風險防范措施。（2）對于信用風險，如出租方信用風險，業務部門應在簽訂合同前對出租方的信用狀況進行調查和評估，選擇信用良好的出租方合作。同時，在合同履行過程中，應加強對出租方的信用監控，如發現出租方存在信用問題，應及時采取措施防范風險。（3）對于法律風險，如合同條款不明確、合同效力存在爭議等，法務部門應加強對租賃合同的法律審查，確保合同條款合法合規、明確清晰。同時，在合同履行過程中，應及時提供法律咨詢和法律支持，防范法律風險。七、租賃合同的檔案管理1.檔案收集（1）合同管理部門負責租賃合同檔案的收集工作。在租賃合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，相關部門應及時將涉及的合同文本、審批文件、會議紀要、往來函件、租賃物驗收單、租金支付憑證等資料提交合同管理部門。（2）合同管理部門應定期對檔案資料進行整理和分類，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理與歸檔（1）合同管理部門按照檔案管理的相關規定，對收集到的租賃合同檔案資料進行整理和歸檔。檔案應按照合同類別、時間順序等進行分類存放，便于查閱和管理。（2）歸檔的檔案資料應編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。同時，應建立電子檔案，實現檔案資料的電子化管理，提高檔案查閱效率。3.檔案保管與查閱（1）合同管理部門應指定專人負責租賃合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。（2）因工作需要查閱租賃合同檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到合同管理部門辦理查閱