行政財務票據管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政財務票據的管理，規范票據的領購、開具、使用、保管及核銷等行為，確保公司財務收支的真實性、合法性和準確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及行政財務票據的相關活動，包括但不限于發票、收據、支票、匯票等各類票據的管理。（三）基本原則1.合法性原則行政財務票據的管理必須嚴格遵守國家法律法規和財務制度的規定，確保票據的取得、使用和管理合法合規。2.真實性原則票據所反映的經濟業務必須真實、可靠，不得虛構或隱瞞交易事實。3.完整性原則票據的內容填寫必須完整、準確，包括日期、金額、摘要、客戶名稱等關鍵信息，不得遺漏或涂改。4.及時性原則及時處理票據的領購、開具、使用、保管及核銷等環節，確保財務信息的及時傳遞和準確記錄。二、票據的種類及適用范圍（一）發票1.增值稅專用發票適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務等交易，作為購買方抵扣進項稅額的憑證。2.增值稅普通發票用于公司與小規模納稅人、個人消費者之間的交易，以及不能抵扣進項稅額的業務活動。3.其他普通發票根據業務需要開具的其他符合國家稅務規定的普通發票，如通用機打發票、定額發票等。（二）收據1.內部收據用于公司內部各部門之間的往來款項結算，如員工借款、押金、代收代付款項等。2.外部收據在特定情況下，經公司財務部門批準，可開具給外部單位或個人的收據，如收到的非應稅款項、退還的押金等。（三）支票1.現金支票用于支取現金，可向公司賬戶開戶行提取現金，主要用于支付公司日常的小額現金支出。2.轉賬支票用于同城范圍內的商品交易、勞務供應、資金調撥等款項的結算，通過銀行轉賬方式將款項支付給收款人。（四）匯票1.銀行匯票由出票銀行簽發，由其在見票時按照實際結算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據。適用于同城或異地結算，具有使用靈活、票隨人到、兌現性強等特點。2.商業匯票由出票人簽發，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據。按承兌人不同可分為商業承兌匯票和銀行承兌匯票，適用于企業之間的延期付款結算。三、票據的領購（一）領購申請1.各部門根據業務需要，填寫《行政財務票據領購申請表》，詳細注明所需票據的種類、數量及預計使用期限等信息。2.《申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司財務部門。（二）審批流程財務部門收到《申請表》后，對申請內容進行審核，核實其合理性和必要性。審核通過后，報公司財務負責人審批。審批通過后，財務部門方可辦理票據領購手續。（三）領購方式1.發票領購公司財務人員憑稅務登記證副本、發票領購簿、IC卡及經辦人身份證明等資料，到主管稅務機關辦稅服務廳辦理發票領購手續。領購數量原則上以一個月的使用量為限，特殊情況需適當增加領購量的，需經財務負責人批準。2.收據領購公司內部收據由財務部門統一印制或購買，各部門根據實際需要定期到財務部門領取。3.支票、匯票領購財務人員持公司預留銀行印鑒及相關證件，到開戶銀行辦理支票、匯票的領購手續。領購數量根據公司資金使用計劃和業務需求合理確定，每次領購數量一般不超過一個月的使用量。四、票據的開具（一）開具要求1.開具票據時，必須按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋公司財務專用章或發票專用章。2.填寫票據內容應真實、準確、完整，不得虛開、填開與實際交易不符的票據。如涉及貨物或勞務名稱、數量、單價、金額等信息，應與合同或相關業務文件一致。3.對于增值稅專用發票，還應準確填寫購貨方的納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發票內容符合抵扣要求。（二）開具流程1.銷售業務發票開具業務部門簽訂銷售合同后，將合同副本交至財務部門備案。財務部門根據銷售合同及實際發貨情況，開具銷售發票。開票人員在開票系統中錄入發票信息，經審核無誤后打印發票，并加蓋印章。發票開具后，財務人員及時將發票聯和抵扣聯交給購貨方，記賬聯留存作為記賬憑證。2.收款業務收據開具對于收到的款項，財務人員根據收款情況開具內部收據或外部收據。收款收據開具時，應注明收款日期、交款單位（個人）名稱、收款事由、金額等內容，并加蓋財務專用章。收款收據一式三聯，分別為存根聯、收據聯和記賬聯。存根聯由財務部門留存備查，收據聯交付款方，記賬聯作為記賬憑證。3.費用報銷發票開具員工辦理費用報銷時，應取得合法有效的發票。如因特殊原因無法取得發票的，需提供其他合規的報銷憑證，并經財務部門審核同意。財務人員對報銷發票進行審核，檢查發票的真實性、合法性、完整性及與報銷內容的一致性。審核無誤后，在發票上加蓋"已報銷"印章，并辦理報銷手續。（三）作廢與紅沖1.作廢票據開具的票據如有錯誤，應在全部聯次上注明"作廢"字樣，并妥善保管，不得擅自銷毀。作廢票據的原因及處理情況應在票據管理臺賬中詳細記錄。2.紅沖票據因銷售退回、折讓等原因需要開具紅字發票的，應按照稅務機關的相關規定辦理。由購貨方提供《開具紅字增值稅專用發票信息表》，銷售方根據信息表開具紅字發票。紅字發票應與原藍字發票一一對應，并在記賬憑證中注明紅沖原因及對應的藍字發票號碼。五、票據的使用（一）專人專管各類行政財務票據應指定專人負責管理，明確管理人員的職責和權限。票據管理人員應具備良好的職業道德和專業知識，熟悉票據管理規定和業務流程。（二）建立臺賬財務部門應建立行政財務票據管理臺賬，詳細記錄票據的領購、開具、使用、結存等情況。臺賬內容包括票據種類、號碼、領購日期、開具日期、金額、用途、收款單位（個人）名稱、作廢情況等信息。通過臺賬對票據進行全程跟蹤管理，確保票據的安全和有效使用。（三）使用規范1.嚴格按照規定的用途使用票據，不得轉借、轉讓、代開票據，不得自行擴大票據的使用范圍。2.票據必須在規定的有效期限內使用，過期票據應及時清理并按規定核銷。3.對于已開具的票據存根聯及相關附件，應按照會計檔案管理的要求妥善保管，保管期限不得少于規定年限。六、票據的保管（一）保管要求1.設立專門的票據保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、防火設備、防潮設備等，確保票據的安全存放。2.票據管理人員應定期對票據進行盤點和核對，確保賬實相符。如發現票據短缺、丟失等情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。3.對空白票據和已開具未使用的票據要分開保管，防止混淆。空白票據應存放于保險柜中，妥善保管，防止被盜用或丟失。（二）電子票據管理對于電子票據，應按照國家有關規定進行存儲和管理。建立電子票據備份制度，定期對電子票據數據進行備份，防止數據丟失。同時，要加強對電子票據系統的安全防護，設置必要的權限控制，防止電子票據信息泄露或被篡改。（三）票據遺失處理1.如發生票據遺失，票據管理人員應立即向財務負責人報告，并采取相應的補救措施。2.對于發票遺失，應及時向主管稅務機關掛失，并按照稅務機關的要求辦理相關手續。同時，取得對方單位出具的證明，并注明發票號碼、金額等內容，經財務部門審核同意后，作為記賬憑證的附件。3.對于收據、支票、匯票等其他票據遺失，應及時向相關部門或單位掛失，并登報聲明作廢。同時，查明原因，追究相關責任人的責任。如因遺失票據給公司造成經濟損失的，應根據公司規定要求責任人進行賠償。七、票據的核銷（一）核銷期限1.發票核銷公司應按照稅務機關的要求，定期進行發票核銷。一般情況下，增值稅專用發票和普通發票的核銷期限為一個月或一個季度，具體以當地稅務機關規定為準。2.收據核銷內部收據和外部收據的核銷期限由公司根據實際情況自行確定，但原則上不應超過一個會計年度。（二）核銷流程1.發票核銷財務人員在規定的核銷期限內，將已開具發票的存根聯及相關附件整理齊全，填寫《發票核銷申請表》，注明發票種類、號碼、開具日期、金額、領購數量、使用數量、結存數量等信息。將《申請表》及相關資料提交至主管稅務機關辦稅服務廳，辦理發票核銷手續。稅務機關審核通過后，在發票領購簿上進行核銷記錄。財務人員將稅務機關核銷后的資料留存歸檔，作為會計檔案保管。2.收據核銷各部門定期將已使用的收據存根聯交回財務部門，財務人員核對收據的使用情況，檢查收據號碼是否連續、填寫內容是否完整、印章是否齊全等。財務人員根據收據的使用情況，編制《收據核銷清單》，注明收據種類、號碼、開具日期、金額、收款單位（個人）名稱等信息，并與票據管理臺賬進行核對。核對無誤后，在《收據核銷清單》上簽字確認，并將收據存根聯裝訂成冊，作為會計檔案妥善保管。（三）核銷差異處理在票據核銷過程中，如發現實際使用情況與臺賬記錄存在差異，應及時查明原因。屬于正常差異的，如開票金額與實際收款金額不符等，應在票據管理臺賬中注明差異原因及處理情況；屬于異常差異的，如票據丟失、被盜用等，應按照本制度中票據遺失處理的規定進行處理，并追究相關責任人的責任。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司財務部門定期對行政財務票據的管理情況進行自查，檢查內容包括票據的領購、開具、使用、保管及核銷等環節是否符合規定，票據管理臺賬是否準確、完整等。2.審計部門不定期對票據管理情況進行審計監督，審查票據管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）外部監督1.接受稅務機關、財政部門等相關外部監管部門的檢查和監督，如實提供有關票據管理的資料和信息。2.對于外部監管部門提出的問題和整改要求，公司應積極配合，及時進行整改，并將整改情況報告給相關部門。九、罰則（一）對違反本制度規定的部門和個人，視情節輕重給予相應的處罰。1.對于未按規定領購、開具、使用、保管及核銷票據的行為，責令限期改正，并予以警告。